O que é um workflow em vendas?

Um workflow, em português, significa fluxo de trabalho. Esta é uma iniciativa que busca separar tarefas em sequências lógicas para tornar um processo mais eficiente.

Nesse sentido, workflow em vendas é uma ferramenta muito similar aos conceitos de funil de vendas e de processo comercial. Trata-se de um conjunto de atividades que se repetem ao longo de um processo e que devem ser executadas pela equipe de vendas para conduzir o cliente da primeira etapa de vendas até o fechamento.

O conjunto destas atividades separadas por etapa forma o pipeline de vendas, que proporciona uma visão ampla e geral do processo comercial e permite que os times tenham mais facilidade para fechar negócios e mais previsibilidade nas vendas.

Como funcionam os workflows em vendas?

O workflow é criado a partir da jornada do cliente, que se inicia no primeiro contato que tem com uma empresa (seja por anúncios, conteúdos ou cold call) e vai até o momento em que se fideliza com uma marca.

Nesta jornada, é possível perceber que existe uma interação entre os esforços dos times de marketing (para atração) e vendas (para conversão), certo?

O workflow em vendas começa na passagem de bastão de marketing para vendas. Ou seja, a primeira etapa do workflow representa o momento em que o cliente interage com o time de vendas pela primeira vez ou solicita o contato de um representante.

A partir desta etapa, os vendedores se dedicam a levar o maior número de negociações à etapa final: o fechamento.

Exemplo prático

Agora que você entende melhor o conceito de workflow em vendas, vamos pensar em um processo de vendas genérico.

Neste exemplo, poderíamos ter um workflow separado pelas seguintes etapas e tarefas:

Primeiro contato: o lead acabou de ser convertido de marketing para vendas e, por enquanto, não entrou em contato com nenhum vendedor. Logo, é preciso realizar um primeiro contato para saber mais sobre a necessidade do cliente. Para tanto, realizaremos 3 tentativas de ligação. Os responsáveis por esta etapa do workflow são os pré-vendedores.

Qualificação: se o lead atendeu à ligação dos pré-vendedores, ele será movido para esta etapa. Aqui, devemos iniciar o processo de qualificação, isto é, saber se o cliente tem sinergia com os produtos e serviços que oferecemos. Para conduzir a qualificação, utilizaremos a técnica BANT, e os critérios de qualificação que esta metodologia prevê são cruciais para o avanço do lead no processo de vendas. Os responsáveis por esta etapa do workflow são os pré-vendedores.

Apresentação de produto: depois de qualificados, os leads são transferidos para o time de vendas/closers, que por sua vez deverão contatar o lead e agendar uma reunião para apresentação de produto. Os vendedores devem preferir contatar os clientes pelo seu canal de comunicação de preferência. Sempre realizar um follow-up um dia antes da data da apresentação agendada para confirmar a presença do cliente e evitar no-show. Os responsáveis por esta etapa do workflow são os vendedores.

Envio de proposta: caso a apresentação de produto tenha sido bem-sucedida e os clientes demonstraram interesse em seguir, os vendedores devem elaborar uma proposta comercial compatível com o contexto do cliente e enviá-la para avaliação. É preciso realizar um follow-up para colher um feedback sobre a proposta após dois dias do seu envio, ou seguir a data indicada pelo cliente. Os responsáveis por esta etapa do workflow são os vendedores.

Fechamento: após aprovada a proposta comercial, os vendedores deverão seguir com o fechamento e coletar os dados do cliente para pagamento, transferindo-o para o departamento financeiro. Os responsáveis por esta etapa do workflow são os vendedores.

Por que criar um workflow em vendas?

O workflow em vendas bem estruturado ajuda os vendedores a fecharem negócios constantemente. Com esta ferramenta, o time sempre terá à vista qual a próxima etapa que devem seguir em uma negociação, e quais são as atividades necessárias para convertê-la.

Ou seja, para os vendedores, o workflow funciona como um guia. Como efeito, o processo de vendas se torna repetível e escalável e a produtividade dos vendedores aumenta, já que a cadência de atividades prevista no workflow os ajuda a saber exatamente o que fazer, como fazer e quando fazer.

Em síntese, o workflow em vendas é a parte central da força de vendas, e suas atividades e ações devem ser pautadas em cada estágio do workflow.

Além das atividades, também é possível obter indicadores e métricas muito importantes para a gestão de vendas, como:

número de leads em cada estágio do funil;

taxas de conversão de cada etapa do funil;

ciclo médio de vendas;

quantidade de leads qualificados;

custo de aquisição de clientes (CAC).

Assim, os gerentes e supervisores de vendas entendem se o processo comercial está atingindo os objetivos esperados, onde estão os gargalos do funil de vendas e quais etapas podem ser aprimoradas para favorecer as conversões.

E tão importante quanto criar um workflow em vendas é contar com a tecnologia para estruturá-lo. Com isso, é possível facilitar a gestão, otimizar os processos definidos, ajudar a equipe a economizar tempo e ter maior produtividade e eficiência.

Falaremos mais detalhadamente sobre isso no próximo tópico, acompanhe!

Como criar um workflow em vendas?

Existe um ponto crítico na criação do workflow em vendas que precisamos compartilhar antes de qualquer dica: o seu ICP.

Seu fluxo de trabalho em vendas deve ser completamente personalizado para refletir a jornada do seu ICP, isto é, o seu perfil de cliente ideal: aquele que apresenta maior probabilidade de fazer negócios com a sua empresa.

Você pode conhecer muitos modelos de pipeline dentro do seu ramo de atuação, mas personalizá-lo é determinante para a competitividade da sua empresa.

A personalização é fruto do seu conhecimento sobre o seu ICP. Considere esta a etapa “zero” da criação do seu workflow em vendas.

Com esse conceito em mente, você está pronto para seguir o passo a passo sobre como criar um workflow em vendas. Confira:

1. Identifique as etapas da jornada de compra do cliente

Reflita sobre os gatilhos que levam os seus ICPs a avançarem na compra. Por exemplo: depois de ter uma primeira conversa com seus vendedores, quais são as próximas ações dos seus clientes? Eles buscam ver uma apresentação ou testam os produtos?

Verifique o histórico de vendas dos seus melhores clientes para avaliar isso.

2. Separe a jornada por etapas e tarefas

Depois disso, você poderá definir a sequência das etapas do workflow, bem como as atividades necessárias para converter o cliente de uma etapa para outra.

Tal como: “Quando um lead estiver na primeira etapa do workflow em vendas, realizar uma primeira ligação. O objetivo é agendar uma reunião presencial com o cliente”.

Ou então: “Após uma tentativa de contato malsucedida, realizar mais duas tentativas no dia seguinte, em horários diferentes”.

Lembre-se do exemplo que demos na seção “O que é um workflow em vendas?“.

A quantidade de etapas e a cadência de atividades dependerá da complexidade do seu produto ou serviço e do processo de decisão de compra dos seus clientes.

Se você já tiver vendedores atuando para vender seus produtos e serviços mas não sabe ao certo por quais etapas eles conduzem os clientes até o fechamento, uma reunião é essencial para entender a percepção de cada membro da equipe.

No entanto, caso você esteja começando do zero, não se preocupe. Depois de criar seu workflow, você deverá mensurar os resultados e, desse modo, aprimorar constantemente seu workflow.

Não busque a perfeição no primeiro momento. Crie um workflow em vendas e foque na melhoria contínua. Esta é a fórmula ideal para atingir o sucesso com essa ferramenta.

3. Crie nomenclaturas específicas e claras

O nome das etapas não pode estar aberto à interpretação.

Nomenclaturas como “segundo contato” são muito vagas, geram confusão e podem bagunçar todo o seu processo de vendas.

Ao invés disso, determine nomes bem “direto ao ponto”, como “qualificação”, “apresentação de produto” ou “envio de proposta comercial”.

4. Defina os responsáveis por cada etapa

Se você trabalha com outros profissionais e especialistas para além dos vendedores no seu processo comercial, essa etapa é ainda mais importante.

Isso á válido para times com divisões de pré-vendas, vendas e pós-vendas, ou então com analistas e assistentes comerciais que completam a equipe.

Seguindo a lógica, as primeiras etapas do workflow são de responsabilidade dos pré-vendedores/SDRs, enquanto as subsequentes, até o fechamento, devem ser guiadas pelos vendedores/closers.

Não se esqueça de sinalizar isso durante o workflow para não gerar conflitos na passagem de bastão entre equipes e acabar prejudicando a experiência do cliente.

5. Estruture seu workflow em um CRM

Como mencionamos no início do artigo, fará toda a diferença contar com a tecnologia para estruturar o workflow, visto que determinadas soluções são essenciais para facilitar a gestão, otimizar os processos definidos, ajudar a equipe a economizar tempo e ter maior produtividade e eficiência.

No caso do workflow em vendas, a ferramenta mais adequada para esse fim é o CRM.

Por meio dessa tecnologia, você pode configurar todo o seu workflow e ter uma visão completa do seu processo. Além disso, um CRM é capaz de gerar relatórios com os indicadores e métricas que você precisa acompanhar para entender a eficiência do seu workflow em vendas.

Dessa forma, você conseguirá analisar dados precisos e realistas sobre seu processo de vendas, o desempenho do seu time e o comportamento dos seus clientes, agregando mais inteligência comercial à sua gestão.

Existem também recursos específicos que ajudam beneficiam o workflow em um CRM. A seguir, damos alguns exemplos utilizando o CRM do Agendor.

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