Por: Gustavo Paulillo

Conheça os 11 passos para montar uma proposta comercial de serviços completa

Então você fechou a venda depois de longas negociações e reuniões. Acabou de voltar do cliente com tudo esquematizado e detalhado na apresentação Power Point que fez com maestria.

Agora, só falta enviar a proposta para ele assinar. Que legal!

Ai, você pega aquela última proposta comercial que fez para outro cliente e vai jogando os dados do PPT nela, para ganhar tempo. Imprime e manda o motoboy levar no dia seguinte.

Resultado: alguns dados são digitados errados; prazos, valores e orçamentos aparecem com alguns erros e até o nome da empresa está trocado.

Por sorte, você consegue reverter a situação a tempo, pedindo para o motoboy voltar e pegar o documento correto.

Esta história de final feliz deixa clara a necessidade de muita calma e concentração na hora de fazer propostas comerciais de serviços.

Você pode e deve seguir um roteiro, mas evite “requentar” propostas: cada caso é um caso e sua venda consultiva prova isso, sempre trazendo a melhor solução para aquele cliente.

Aqui uma advertência: proposta comercial de serviços é bem diferente de apresentação comercial.

A apresentação geralmente é feita em Power Point. Você explica detalhadamente os pontos importantes e vai ajustando, até fechar a venda.

E, ai sim, envia a proposta comercial de serviços: um documento que vai ser assinado.

Se você quer melhorar suas habilidades de apresentação, leia este artigo: 7 dicas de linguagem corporal para a sua próxima apresentação comercial

Na verdade, dependendo do caso, as vezes vale a pena entregar a proposta comercial de serviços pessoalmente, conforme a estrutura da empresa contratante te der mais proximidade com o comprador.

Um vendedor esperto pode até já levar “na manga” a proposta para ser assinada assim que terminar de apresentar o PPT para o cliente.

Mas é muito difícil que aquilo que foi apresentado seja acertado sem alguns ajustes de prazo, escopo ou preço. Mas não deixa de ser uma boa tática.

Esclarecido isso, vamos adiante: como montar uma proposta comercial de serviços completa?

Elaborando uma proposta comercial de serviços completa

1. Antes de começar a escrever

Uma proposta comercial adequada deve ter uma apresentação perfeita.

Sua empresa tem uma pasta ou capa personalizada para as propostas, com logotipo? Seria interessante providenciar, caso já não tenha.

Além disso, usam papel timbrado? Sempre dá mais elegância e demonstra solidez.

Caso prefiram simplesmente acrescentar o logotipo da empresa em um “template” de World, verifique com atenção se ele está em alta definição e sem deformações.

Por fim, caso vá incluir planilhas, cronogramas e organogramas, capriche no layout e, ao imprimir, verifique se as letras estão em um tamanho que seja fácil ler. Caso necessário, imprima em folhas maiores.

E mais, se achar adequado, junte a essas tabelas um gráfico correspondente, para facilitar a visualização.

Os programas de planilhas eletrônicas geralmente tem uma maneira automática e rápida de se fazer isso.

2. Organize as informações

Antes de começar a montar o arquivo digital, verifique se tem todos os cálculos mesmo, documentos, planilhas e cronogramas em ordem, para poder agilizar o processo de elaboração da proposta comercial de serviço.

Agora sim: vamos aos elementos da proposta:

3. Identifique o contratante, o contratado e o serviço

Na primeira página, geralmente você se dirige à pessoa que vai assinar em nome da empresa, esclarece o serviço que será prestado (com um brevíssimo resumo) e assina em nome da sua empresa. Algo assim:

“À Empresa Contratante

Aos Cuidados de Fulano da Silva

Prezados Senhores, Apresentamos nossa proposta de serviços de consultoria:

Dividida em 3 fases:

• Diagnóstico
• Desenvolvimento do projeto
• Implantação da solução

Atenciosamente, Nome do Vendedor

Empresa Contratada (a sua)”

4. Sumário ou índice

Quando acabar de redigir sua proposta comercial, você volta nesta página e acrescenta cada tópico com o número da página correspondente ao lado, só isso.

5. Apresentação da empresa

Esta parte não é obrigatória mas pode ser interessante incluir um resumo das características da empresa, quando foi fundada, quais suas especialidades, filiais e outras informações relevantes.

6. Objetivos

Descreve os benefícios que a empresa vai alcançar ao adotar sua solução. Isto é: porque vale a pena para ela fazer esse investimento. Depois que o projeto estiver em plena atividade, como essa empresa vai gerar mais valor? Que resultados são esperados?

7. Metodologia

Agora explique como vai se chegar nesse objetivo, que profissionais estarão envolvidos, que técnicas serão empregadas, softwares, equipamentos e outros recursos.

8. Escopo

Fique atento para não confundir metodologia com escopo. O escopo vai detalhar todas as entregas e todos os recursos de forma a ficar claro sua quantidade, horas de trabalho, nível dos profissionais e outras informações.

A metodologia não precisa definir todos esses números. Veja um exemplo:

Se na metodologia foi dito que a equipe fará um auditoria nos procedimentos de estoque, o escopo poderia ser assim:

70 horas de consultoria de procedimentos de estoque, envolvendo um líder de equipe, com pós graduação em finanças, 2 analistas com formação superior e um assistente de nível técnico.

A consultoria demandará 3 visitas à empresa com acesso às instalações de estoque e, ao final de 2 meses, será entregue um relatório detalhado.

9. Cronograma

Vai mostrar as datas das entregas de tudo que foi prometido no escopo. Pode haver um cronograma de pagamentos também, conforme forem ocorrendo entregas parciais.

Mas isso deve constar do tópico seguinte. O ideal é usar esquemas gráficos para isso, com auxílio de planilhas eletrônicas.

10. Valores de investimento

Aqui você vai colocar o preço, eventualmente com um cronograma de desembolsos parciais.

Dependendo do caso, é interessante já estipular alguma multa para o caso de atraso e também uma validade da proposta. Assim, se for assinada depois da data, os valores podem ser revisados.

11. Anexos

Só existirão se forem necessários. Podem ser plantas, gráficos, planilhas mais detalhadas, imagens, esquemas, mapas e outros documentos que deixarão as informações da proposta comercial de serviços mais fáceis de serem compreendidas.

Prontinho! Agora é só fazer uma bela proposta comercial.

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