Por: Gustavo Paulillo

O desafio dos gerentes comerciais muitas vezes tem proporções geográficas. O que fazer quando a sua equipe, não está distribuída em departamento ou bairros de uma cidade, mas sim em várias cidades e/ou estados?

Como acompanhar, gerenciar, aconselhar e medir a performance de seus vendedores, de suas equipes estando muitas vezes há centenas de quilômetros de distância?

Hoje, com os negócios estando cada vez mais online é muito comum profissionais se reportarem a seus chefes que estão em cidades e, muitas vezes até mesmo, estados diferentes.

As empresas sentem cada vez mais a necessidade de expandir o seu alcance em novos mercados, tanto nacional quanto internacionalmente.

Como resultado dessa expansão, cada vez mais líderes e gestores estão se esforçando para gerenciar vários locais e supervisionar funcionários em escritórios distantes.

Não importa o quanto esteja difundida uma empresa, o gestor ou gerente sempre vai precisar trabalhar duro para manter o espírito de equipe, independentemente do local de trabalho.

Para enfrentar esses desafios, os gestores precisam se concentrar em 3 áreas chave: sistemas, tecnologia e comunicação.

Criando sistemas para gerenciar vários locais de trabalho

Existe um velho ditado que diz que sistemas de gestão conduzem as empresas e as pessoas conduzem os sistemas.

Para isso, a sua empresa precisa ter sistemas para ser capaz de padronizar a qualidade de suas comunicações, produtos e resultados. Os sistemas lhe permitem duplicar escritórios e crescer mais rápido reduzindo o tempo de treinamento e supervisão.

A chave para isso é estabelecer responsabilidades, limites e autoridades.

Responsabilidades vagas criam rachaduras em toda as empresas, limites confusos criam desastres que vão desde problemas de pessoal até os problemas legais, enquanto a autoridade insuficiente pode se tornar uma fonte de atraso e desmotivação.

A questão então é fazer com que as responsabilidades de cada funcionário estejam claras através de uma estrutura organizacional combinada com um sistema que mede cada funcionário e monitora suas responsabilidades independente do local onde estejam.

Adotando tecnologias para gerenciar vários locais de trabalho

Com a internet, e o aumento no número de ferramentas colaborativas que tivemos a partir dela, a tecnologia tornou-se parte integrante para empresas se organizarem.

Embora muitas organizações dependam de plataformas e intranets, algumas ferramentas mais simples, e até mesmo gratuitas, podem ser utilizadas por pequenas empresas.

Algumas opções são:

• Google Apps: fornecem e-mail, agendas e compartilhamento de arquivos para comunicação e treinamento interno.
• Runrun.it: Uma ferramenta útil e simplificada de gerenciamento de projetos e tarefas.
• Facebook: a mídia social mais usada do mundo pode ser útil para aplicações pessoais e até mesmo interação entre grupos e equipes.
• Skype: permite que equipes de trabalho se comuniquem de maneira gratuita entre si e de maneira eficaz.
• Agendor: O Agendor é um sistema de CRM para controle comerciais. Com o Agendor você pode controlar a equipe de vendas remotamente e colaborar em tempo real para a manutenção do pipeline de vendas da sua empresa.

A tecnologia ajuda não apenas o monitoramento entre equipes de trabalho e gestores, mas também a interação entre ambas, permitindo que trabalhem melhor e em conjunto para facilitar o trabalho e atingir as metas.

O foco na comunicação para gerenciar vários locais de trabalho

O sistema de gestão é uma obrigação de toda empresa, a tecnologia uma ferramenta importante para facilitar o trabalho, mas nenhuma delas irá funcionar se a comunicação falhar.

A comunicação é a chave para a colaboração com escritórios, filiais, colegas de trabalho e clientes.

Se você negligenciar este aspecto da gestão do negócio, o risco de algo dar errado é muito grande.

Dedique-se a ter um pouco de tempo com seus funcionários – nem que seja 1 vez ao ano apenas, mesmo que para isso você precisa passar um tempo se revezando entre escritórios.

Outras dicas para promover a comunicação entre funcionários baseados em diversos locais incluem:

• Criar uma agenda de reunião semanal com toda a equipe via telefone ou webinar para reunir todo o grupo.
• Se possível, tenha webcams para que os membros de sua equipe possam ver uns aos outros.
• Transforme cada local em responsável por um tipo de trabalho específico, em vez de atribuir tarefas aleatórias.
• Estabeleça reuniões semanais individualmente com cada grupo remoto.
• Se possível, reúna todos os grupos presencialmente 1 ou 2 vezes ao ano para reuniões de equipes e brainstorming.

A força de trabalho global

Gerenciar vários locais de trabalho em um país como o Brasil, de dimensões continentais pode ser um desafio e tanto.

Mas, quando somamos a tudo isso um novo escritório em um novo país, você imediatamente adiciona uma série de novos desafios de comunicação que podem incluir:

• Fuso horário: Muita coisa muda quando temos diferenças de fuso que, aumenta drasticamente nossa jornada (quando somamos a jornada de trabalho de cada país).
• Idioma: Mesmo que todos tenham a linguagem em comum (inglês ou espanhol, por exemplo), as diferenças, sotaques, fluência no idioma e uso de gírias pode tornar a comunicação muito difícil.
• Normas culturais: as diferenças culturais dos países podem causar tensão, constrangimento e falta de comunicação.
• Férias: reuniões agendadas, prazos, fluxo de caixa e processos de negócios podem ser prejudicados ou atrasados com base na programação de férias em todos os locais da empresa.
• Leis trabalhistas: leis sobre contratação, demissão de funcionários, horas extras, demissão e tudo que rege a legislação trabalhista difere de acordo com a legislação de cada país.

Etiqueta de negócios e ética: os negócios são guiados de maneiras muito diferentes em cada país.

Uma tarefa nada fácil

Se parecia fácil administrar equipes remotamente, certamente você mudou a sua opinião. Diversos fatores mostram que a gestão de equipes em várias cidades envolvem vários detalhes e, uma organização completa por parte do gestor.

Por outro lado, depois que o processo estiver implementado e os resultados estiverem ocorrendo conforme planejado, fica mais fácil acompanha-lo e implementar os ajustes para que ele produza os resultados esperados.

Ao colocar essas diretrizes em prática, não esqueça de estabelecer uma metodologia para acompanha-las e mensurar se estão funcionando.

É muito importante saber se o plano de ação adotado está funcionando e, se algo não estiver dando certo, deverá ser substituído o quanto antes.

Agora que você já sabe por onde começar, e já sabe que existe um método para tornar a gestão de equipes à distância de maneira funcional, crie um plano de ação para a sua implementação e avaliação constante.

Com isso você não apenas aumenta a sua eficácia como líder, mas melhora o comportamento de toda equipe.

Fonte: http://www.agendor.com.br

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