Para muitas empresas não é fácil fazer a gestão de horários dos colaboradores externos, principalmente para aquelas que não investem em tecnologia. Por outro lado, com o uso de um app de ponto eletrônico para vendedores externos, essa condição é superada. Neste artigo, selecionamos 5 motivos que mostram isso.

Como funciona o ponto eletrônico para vendedores externos?

O ponto eletrônico para vendedores externos serve para evitar anotações em papel, que ainda são comuns em muitos negócios. Desse modo, todas as informações ficam registradas em um aplicativo de ponto, permitindo ainda que os gestores possam conferir as informações em tempo real.

Com o Pontoweb, por exemplo, o colaborador faz o download do app Multi em seu celular e pode bater o ponto de maneira ágil e de qualquer lugar. Assim, sem prejudicar a jornada e facilitando a gestão de equipes em home office. Esse é um aplicativo que conta com tecnologia IoT e geolocalização, trazendo mais confiabilidade para os registros realizados.

O que diz a legislação sobre ponto eletrônico para vendedores externos?

Em primeiro lugar, é preciso esclarecer o que é trabalho externo: tratam-se de atividades realizadas fora das dependências da empresa. É algo aplicado para motoristas, eletricistas e vendedores, entre outras atividades. Mas, não pode ser confundido com home office.

A legislação trabalhista indica que empresas com mais de 20 profissionais devem fazer algum tipo de controle da jornada, obrigatoriamente. Entretanto, o Artigo 62 da CLT deixa claro que as organizações não precisam fazer a gestão no caso de colaboradores sem horários fixos.

Entretanto, isso não impede que as empresas façam uma boa gestão dos times.  A Portaria 373, por exemplo, proporcionou novas ferramentas para as batidas, fazendo com que o controle pudesse ser feito por meio de métodos alternativos. Dessa forma, investir em app de ponto eletrônico para vendedores externos é uma boa ideia.

A única exigência é que o uso do aplicativo de ponto seja aprovado por acordo coletivo ou convenção. Assim, as empresas podem fazer o uso de tecnologias capazes de beneficiar a gestão. Veja a seguir 5 motivos para apostar nos apps de ponto:

1.     Mobilidade

É impensável imaginar que vendedores externos tenham que ir até a sede das empresas para fazer as marcações de ponto. Isso é algo que prejudica demais a mobilidade destes profissionais, que precisam de tempo para que possam concretizar negociações e fechamentos de contratos.

Por outro lado, as tradicionais anotações em papel não são benéficas para os profissionais que atuam no RH. Afinal, conferir as batidas, uma a uma, é algo que demora muito tempo. E, ainda, é um método passível de erro humano e que pode causar retrabalho. Ou seja, são duas opções inviáveis.

Pensando nisso, a melhor alternativa é apostar em um app de ponto eletrônico para vendedores externos. O mais interessante é que o profissional não precisa nem mesmo ter conexão com a internet: existem aplicativos que funcionam offline, permitindo que os registros sejam feitos de qualquer lugar. A batida de ponto é armazenada na nuvem e os dados ficam disponíveis assim que o smartphone estiver conectado.

2.     Informação em tempo real

Um dos grandes desafios em relação à gestão de profissionais externos está relacionado com as anotações realizadas. Afinal, é necessário que alguém faça a checagem de todos os dados, para avaliar se as informações estão corretas.

Com o uso de um aplicativo de ponto essa condição é superada. Por meio do armazenamento de dados em nuvem é possível acessar dados em tempo real. No momento em que o colaborador externo faz a sua marcação, os gestores e profissionais de Recursos Humanos já conseguem conferir essa informação. Assim, a tratativa de ponto acontece ao longo do mês e não apenas durante o fechamento da folha.

É algo excelente para a gestão de pessoas, permitindo que ações sejam tomadas de maneira instantânea. Em suma, serve para dar muito mais agilidade e torna o processo da análise de jornadas menos burocrático.

Além disso, o app de ponto eletrônico permite identificar com clareza os colaboradores que estão trabalhando e aqueles que ainda não iniciaram as atividades diárias ou mesmo paralisaram antes do horário adequado. Com esses dados em tempo real, é possível até mesmo que o RH entre em contato com os profissionais para entender o que aconteceu, no caso das faltas dos colaboradores externos.

3.     Segurança da informação

Registros feitos em papel podem ser rasurados ou mesmo serem difíceis de entender. Além disso, pode acontecer o chamado ponto britânico, que é quando os horários de chegadas e saídas sempre são anotados nas mesmas horas e minutos, apenas para “cumprir tabela”. Isso invalida os registros, para casos de processos trabalhistas.

Em relação ao uso do app de ponto eletrônico para vendedores externos, essa situação não existe. Quando uma marcação é realizada, não pode mais ser editada. Aliás, a informação vai para a nuvem e já poderá ser acessada pelos gestores e líderes.

Existem aplicativos de ponto que possuem sistemas de geolocalização, permitindo identificar qual é o local em que o vendedor externo está. No caso da Ahgora, são usados dois: o conhecido GPS e o Glonass, uma tecnologia russa, dando ainda mais credibilidade.

Por fim, todos os dados registrados no app podem ser acessados apenas por profissionais credenciados. Ou seja, não é qualquer um que poderá conferir as informações sobre a jornada. Então, isso traz segurança e torna mais assertiva a gestão.

4.     Atender à legislação

Conforme dito anteriormente, a legislação não estabelece marcações de horários dos trabalhadores externos, mas também não veta essa possibilidade. Aliás, diferente do que muitos imaginam, é possível sim definir horários para os vendedores que atuam fora das empresas.

Não basta que o trabalho seja realizado de maneira externa para que seja impedido o registro de horários. Vendedores externos e representantes comerciais executam atividades compatíveis com a fixação de horários. De fato, existem alterações em relação ao começo e ao fim das atividades diárias. Ainda assim, estas acontecem geralmente em horário comercial.

Com o registro por meio do aplicativo de ponto é possível evitar constrangimentos futuros e processos na Justiça do Trabalho. Afinal, quando anotações não são feitas, o colaborador pode alegar que atuava em determinados horários e caberá à empresa comprovar que a informação é verdadeira ou não.

5.     Agilidade para o RH

O retrabalho é uma das coisas que mais prejudica as empresas, dos mais variados segmentos. Acontece quando um colaborador realiza determinada atividade e em seguida, outro precisa fazer correções naquilo que já foi entregue. No caso das folhas ponto, essa condição é bem comum.

Entretanto, com o uso de um app específico para a gestão de jornadas, essa questão é superada facilmente. Mais do que isso, torna todo o procedimento da área de Recursos Humanos mais ágil. Em apenas alguns cliques é possível gerar relatórios precisos, que aumentam a dinâmica do RH.

Sabe o fechamento da folha de pagamentos? Com o ponto eletrônico para vendedores externos os cálculos manuais em relação a horas extras e faltas são coisa do passado! Com todas as informações já presentes no software, quando chegar o momento de preparar a folha, fica bem mais fácil.

Isso também faz com que haja mais tempo para os profissionais de Recursos Humanos, que podem pensar em questões estratégicas para a empresa. Ou seja, permitindo que tomem decisões assertivas, visando o bem do negócio.

Outro ponto a ser destacado é que o app de ponto eletrônico permite que o colaborador tenha acesso a seus dados de forma online. Assim, quando percebe que alguma marcação não foi feita, por exemplo, tem a liberdade de incluir a batida via app My Ahgora – a plataforma profissional do colaborador. São aplicativos diferentes, mas que se complementam. Com isso, o trabalho do RH é descentralizado e as rotinas se tornam mais ágeis.

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