Muitas empresas, sejam elas grandes, pequenas ou micro-empresas individuais, sofrem por não conseguirem organizar as atividades propulsoras do seu negócio: as vendas. Porém, falar sobre vendas renderia um livro e nosso propósito é ajudar você de forma prática. Pensando nisso, resolvemos apresentar uma parte das vendas, a prospecção. Mais do que isso, uma maneira de torná-la eficaz!

1. A prospecção

Toda atividade econômica é regida pela lei básica da oferta e demanda. Oferta é a quantidade de um produto ou serviço disponível para compra. Demanda, por sua vez, é a quantidade de produtos ou serviços que os consumidores estão dispostos a comprar.

De olho na oferta

Neste post, traremos um olhar sobre uma destas partes da equação: a oferta. Focaremos na venda e de forma ainda mais específica, na construção da venda, que chamamos de prospecção. A prospecção também é compreendida como a etapa da busca por potenciais clientes ou consumidores do seu produto ou serviço.

2. Prepare-se

Quando pensam na prospecção, muitas empresas simplesmente “travam”. Mesmo antes de iniciar a busca por potenciais clientes, essas empresas não conseguem estruturar um caminho lógico, singular e em constante evolução. Os motivos dessa falha são diversos, mas um dos principais é a ausência de um processo bem definido e claro a ser seguido pela equipe.

Normalmente, a atitude do empreendedor ou do vendedor no momento em que estão paralisados, é buscar argumentos em seus diferenciais competitivos, do produto ou serviço e também na visão moderna de vendas. No entanto, o correto seria analisar os problemas ou necessidades que seus produtos ou serviços resolvem, melhoram ou ajudam os clientes.

Você se preocupa com o valor que entrega?

A busca pelo valor adicionado na sociedade é o que irá diferenciá-lo da concorrência e ampliará o campo dos seus potenciais clientes. A prospecção inicia quando temos uma visão clara do está sendo colocado no mercado, seja na forma ou no conteúdo. Assim, seu poder de diferenciação aumentará consideravelmente.

Mas, para que o processo de vendas inicie de forma sólida, a preparação do empreendedor ou do vendedor é extremanente necessária, considerando que a prospecção passa antes pelo entendimento claro do que será oferecido e seu real valor adicionado no mercado.

Planejar é preciso

No período após a segunda guerra, os japoneses precisaram reconstruir o país, que havia sido destruído por duas bombas atômicas. Além disso, eles também precisaram renovar a percepção de que os produtos e serviços produzidos no país eram de baixa qualidade.

A solução veio através de vários conceitos utilizados e consolidados atualmente, mais de setenta anos após a guerra. Um desses conceitos é o de melhoria contínua, em que a etapa de planejamento representa aproximadamente 60% do tempo de um projeto, e os outros 40% representam o tempo para a execução, reavaliação e ação. Esse ciclo pode ser aplicado em qualquer atividade profissional e é conhecido como Kaizen ou PDCA (PLAN, DO, CHECK, ACT).

No entanto, prospectar infelizmente ainda é uma etapa negligenciada quando se trata do processo de preparação e planejamento. Este planejamento abrange dois aspectos básicos: o pessoal ou interno, e o ambiente ou externo.

2.1 Planejamento pessoal/interno

Esse aspecto trata da capacidade de se concentrar e compreender as necessidades internas da organização. O objetivo é conseguir a máxima eficiência nessa atividade.

As reflexões dessa fase são as seguintes:

- Como vou fazer a prospecção?

- Em quanto tempo executarei a prospecção?

- Onde ou com quem conseguirei mais recomendações?

- De que forma posso aumentar minha lista ou minha fonte de prospects?

- Independente da meta coletiva, qual é a minha meta pessoal e como consigo atingi-la?

- Existe alguém para me orientar e me aconselhar nessa atividade?

2.2 Planejamento de ambiente/externo

O segundo aspecto do planejamento de prospecção, trata sobre o zelo com o local em que você está, como a disponibilidade de todos os recursos e ferramentas de trabalho necessárias para que não falte nada durante o processo intelectual (coletivo ou não) do planejamento.

As reflexões dessa fase são as seguintes:

Tenho um local adequado e uma boa estrutura para desempenhar o trabalho?

Se estiver em local corporativo, há interrupções?

Estes são cuidados básicos, porém, muitas vezes negligenciados. O ponto negativo disso é que o profissional fica desconcentrado, o que resulta na perca do tempo necessário para que o planejamento seja bem sucedido.

Fique atento

Dados revelam que a grande maioria dos vendedores ocupam cerca de 60% do tempo em suas atividades de rotinas e apenas 15% em planejamento. De acordo com o conceito Kaizen,  esse não é um bom índice.

Agora, analise: quanto do seu tempo de trabalho é voltado para planejar, organizar e preparar as suas prospecções?

3. Prospecção por telefone

Considerando que você faça um trabalho de prospecção pelo telefone, cujo principal objetivo seja agendar reuniões presenciais ou online: o que é importante para aumentar sua eficiência? Leia abaixo e descubra:

- determine quanto tempo por dia você vai se dedicar à essa atividade;

- considere o tempo de deslocamento ou preparação para o início e conclusão dessa atividade;

- não procrastine, tenha um horário para começar e para acabar;

- cronometre o tempo de uma ligação ideal (faça isso com todas as ligações, até que possa eleger uma que julgue como ideal);

- verifique se o tempo da ligação ideal é condizente com o tempo estimado diário e com a sua meta diária;

- tente de alguma forma anotar a quantidade de tentativas de ligação e segmente-as em ligações não atendidas, ligações completadas que foram recusadas e atendidas com pedidos de retorno em outro horário. Isso será essencial para avaliação posterior da sua eficiência;

- faça uma lista para cada “bloco” de ligações. Se fizer um bloco por dia, serão cinco listas para cada semana;

- consolide todas as informações em uma planilha ou sistema de gestão de vendas. Isso evitará que você perca o controle sobre qual prospecto já entrou em contato ou não, e o que ocorreu naquela oportunidade.

3.1 Prospecção por e-mail

Considerando que você fará um trabalho de prospecção por e-mail, o que é importante para aumentar sua eficiência? Descubra:

- utilize uma ferramenta do mercado digital para o envio dos e-mails marketing;

- categorize e segmente suas listas;

- crie um fluxo para cada possível retorno dos seus e-mails;

- esteja pronto para cadastrar e agendar reuniões com seus prospects. Não perca o timing!

4. Hora de colocar o conhecimento em prática

Todas as etapas descritas acima são destinadas à preparação e planejamento da prospecção. Agora vamos partir para a realização da atividade.

Muitos de vocês se esforçam, (agora) se planejam e têm o ativo mais valioso que são os contatos para realizar a primeira interação. Mas na hora de entrar em cena, por medo, vergonha ou mesmo pelo simples pré-conceito de “incomodar” o prospecto, acaba procrastinando e não coloca em prática todo o planejamento realizado.

Alerta! Vai procrastinar?

Um dos motivos da procrastinação é a insegurança por causa de um planejamento incompleto/falho, já que não sabe o que poderá acontecer em resposta à sua iniciativa de prospecção.

No filme de Martin Scorsese, “O Lobo de Wall Street”, fica evidente a necessidade e importância desta iniciativa e atitude de sair da inércia e agir. Esta atitude lhe conduz aos seus objetivos!

Com muito vigor e energia, Leonardo di Caprio, interpretando Jordan Belfort, diz:

“Pegue seu telefone e comece a ligar!”

“Pegue seu telefone e comece a ligar!”

“Pegue seu telefone e comece a ligar!”

Aqui temos o exemplo do telefone, mas compreenda a mensagem da tomada de atitude e ação/iniciativa de iniciar os contatos através de sua lista. Nesse caso fica evidente também utilizar o senso de urgência para agir rápido em busca dos seus objetivos!

Assim a mensagem que passo é igual ao do Lobo de Wall Street:

“Pegue seu telefone e comece a ligar!”

“Pegue seu telefone e comece a ligar!”

“Pegue seu telefone e comece a ligar!”

5. Obtenha feedback mesmo que seja um NÃO!

Muitas vezes deixamos de agir com medo de ouvirmos um não! Já sentiu essa sensação? Essa é uma rejeição pré-julgada por nós mesmos e que não passa de insegurança.

Aqui vou ser direto e reto: aja! O “não” é libertador!! Vá em frente e siga para o próximo de sua lista.

Enfrente seu medo!

Entenda que o “não” de hoje pode ser um “sim” de amanhã, e este ponto é muito importante entender.

Muitos vendedores têm medo de perguntar ao prospecto se estão prontos a dar o próximo passo. Por esse motivo, correm o risco de “serem enrolados” pelo prospecto com falsas promessas de avanços, e com isso distorcer a expectativa de fechamento do negócio.

O feedback sincero e profissional virá na medida que você, vendedor, dar esse espaço ao comprador/decisor de maneira também sincera. Desta forma, você deixa o prospecto confiante de que será respeitado caso ainda não seja o momento da compra.

Todo processo de prospecção gira em torno da propensão de compra, e por mais que o seu produto ou serviço possa ser diferenciado, se não houver aderência para a compra naquele momento, a prospecção não avançará.

Seu desafio será buscar um gancho para manter esse prospecto em seu “radar”, porém em um fluxo diferenciado do seu processo ativo de busca por novos clientes.

As situações mudam conforme o tempo passa, e se compreender que o “não” pode no futuro ser um “sim”, você vai lidar muito melhor com seu prospecto. Nutri-lo com informações para que ele não esqueça de você é extremamente importante. Desta forma, você estará por perto no momento da propensão de compra, para que ele possa definitivamente tornar-se seu cliente.

Sendo assim, o feedback do cliente é fundamental para que você siga em frente tratando esse prospecto como único e respeitando o momento dele, mesmo que esse feedback seja um NÃO!

6. Avance

Um bom vendedor é aquele que consegue alterar o status de sua oportunidade a cada interação com seu prospecto.

O avanço é fundamental para manter o processo de vendas em movimento de forma que seja possível avaliar a cada etapa o que está funcionando e o que não apresenta bons resultados.

Dedo no pulso: sua oportunidade está viva?

A primeira ação de um médico ao avaliar um paciente é verificar a pulsação, ou seja, se o principal sinal vital existe.

Na prospecção, o sinal vital é o avanço de qualidade, que mostra ao vendedor e ao comprador que o status alterou. Aqui vale dizer, a exemplo do capítulo anterior, que o “não” também é um avanço. Sendo assim, seu objetivo é movimentar. É trazer ao tempo presente a pulsação de seu prospecto, e entender seus sinais vitais para que possa preparar o próximo passo, seja em direção à venda, seja em direção à nutrição para que atinja a maturidade de compra.

7. Mensure

Seus melhores e mais sinceros amigos são os números. Eles revelarão com isenção de sentimento seu real resultado. Se forem bons, será demonstrado. Se não estiver com suas expectativas atingidas, eles também dirão.

Sendo assim, é fundamental que tenhas toda e quaisquer ações mensuradas no detalhe. Quanto mais rica for sua mensuração, maiores serão as possibilidades de identificar os pontos de melhoria no processo de prospecção.

GPS na mão: sua bússola são seus números!

Vale a pena trazer à tona o conceito do funil de vendas, porém aplicado apenas à etapa da prospecção. Ou seja, estratifique as etapas da prospecção (como sugerido nos 6 passos anteriores) e faça a conta da conversão de uma etapa para outra.

Veja aqui um simples exemplo matemático:

Se você tentou entrar em contato com 100 prospectos e conseguiu falar com 50, sua taxa de sucesso no primeiro contato é 50%. Desses 50, 20 aceitaram receber uma apresentação de seu produto ou serviço, o que traz sua taxa de sucesso em agendamento de 20% em relação ao seu universo inicial de potencial prospectos. Porém, considerando que 50 foram os que atenderam, sua taxa de agendamento passa para 40%, pois os 50 contatos realizados equivalem ao número total de ligações atendidas!

Viu como é simples?  Pois é meu amigo(a), parece besteira mas a maioria não faz conta, não conhece nem seus próprios indicadores pessoais ou de sua empresa.

Como disse no início, os números são verdadeiros amigos. Eles “falam” para você se estás no caminho ou não. Agora eu te pergunto: Você quer saber a verdade? Se sim, então comece agora a estruturar e organizar suas etapas da prospecção e inicie já os cálculos de seus indicadores.

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