Por: Douglas Silva

Em meados da década de 2000, Eliyahu Goldratt, consultor e autor do best-seller “The Goal”, criou a metodologia batizada como Theory of Constraints (TOC), em português, Teoria das Restrições.

Com o objetivo de ajudar empresas a obterem mudanças positivas em suas organizações, a Teoria das Restrições é uma opção para gestores que buscam ampliar suas vendas e melhorar seus processos.

Ao aplicar a Teoria das Restrições, uma organização pode ter em média:

- Aumento de 60% de cumprimento de deadline de entrega

- Redução de 50% de seu estoque parado

- Aumento de 60% de receita

- Redução de 66% do ciclo de produção ou venda

- 82% de aumento de lucro

Parece surreal?

Acredite, você não está sonhando!

Embora a maioria das pessoas pense que a Teoria das Restrições é usada, principalmente, na indústria, a verdade é que ela pode ser aplicada de forma eficaz a qualquer sistema, incluindo vendas.

Os conceitos fundamentais da Teoria das Restrições

Por definição, uma “restrição” é qualquer fator limitante que impeça ou dificulte a pessoa ou organização, de atingir uma meta.

No contexto de negócios e gerenciamento, uma restrição é qualquer elemento ou fator que limite a empresa de ampliar seus lucros.

Quando o conceito da Teoria das Restrições foi introduzido pela primeira vez no mercado, foi visto como uma ferramenta de otimização de processos organizacionais e gerenciais.

Seu objetivo seria ajudar o gerente a tomar melhores decisões sobre mudanças necessárias.

Essencialmente, a TOC afirma que todo sistema empresarial tem pelo menos uma restrição que impede que a organização atinja sua meta final de melhorar a lucratividade.

Essas restrições também são conhecidas como gargalos de produção

A definição mais direta da teoria envolve, então, a identificação e o gerenciamento das restrições de um sistema, a fim de implantar uma cultura de melhoria contínua e ampliar a eficácia e eficiência do sistema. Facilitando, assim, o caminho para uma maior lucratividade.

De acordo com a metodologia, ao fazer um mapeamento de processos e remover restrições, você pode transformar seu funil de vendas em um túnel de vendas.

A Teoria das Restrições funciona sob a premissa de que mesmo um único gargalo terá um efeito negativo no desempenho geral e, consequentemente, nos resultados das operações.

Portanto, a teoria fornece um conjunto de ferramentas e técnicas, que ajudam a gerenciar essas restrições para melhorar o desempenho.

Isso é feito até que as restrições deixem de se tornar fatores limitantes e a empresa possa seguir em direção à obtenção de maiores lucros.

Os benefícios da Teoria das Restrições

As empresas e as organizações são, em sua maioria, orientadas para gerar mais lucros. Esse objetivo envolve vários componentes.

Por meio da implementação bem-sucedida da Teoria das Restrições, uma organização pode colher os seguintes benefícios:

1) Inventários reduzidos

A identificação de restrições em processos e sua melhoria contínua, por meio do gerenciamento e eliminação de gargalos, reduzirá o tempo do ciclo de vendas ou produção.

Isso significa que haverá menor estoque de materiais parados em seu galpão. Também reduzirá os prazos de entrega na cadeia de suprimentos, bem como na cadeia de distribuição.

2) Custos e despesas operacionais reduzidos

Há muitas maneiras do gerenciamento de restrições reduzir os custos das operações. Por exemplo, tempos de ciclo reduzidos significam custos indiretos mais baixos.

Inventários reduzidos, por outro lado, significam menores custos de armazenamento. Isso se traduzirá em mais economia para a empresa.

3) Maior rendimento

Uma empresa desfrutará de maior produtividade de um processo de negócios por meio da aplicação da TOC. A eliminação de uma restrição provavelmente revelará recursos ociosos e liberará capacidade adicional de produção.

4) Melhoria da sinergia no local de trabalho

É possível minimizar ou eliminar os conflitos internos com a ajuda da TOC.

5) Melhor controle operacional

Na maioria das vezes, a razão pela qual os gerentes perdem o controle das operações é a falta de um guia fixo que os direcione de maneira certa.

A teoria aqui apresentada fornece essa orientação, para que os gerentes possam se concentrar no que precisa ser priorizado.

6) Melhor reputação comercial e branding

Processos aprimorados podem significar que os produtos e serviços serão entregues aos clientes no prazo, com alta qualidade. Isso irá melhorar o relacionamento da empresa com os clientes. Melhor reputação também levará a mais vendas e maiores lucros.

Teoria das Restrições: 5 passos para aplicá-la

Goldratt propõe uma Teoria das Restrições com 5 passos para a identificação e eliminação de gargalos. (Observe que pode haver mais de uma restrição. No entanto, para simplificar essa discussão, usaremos um cenário com apenas uma restrição.)

Etapa 1. Identifique a restrição de sistemas

Isso é óbvio, porque você realmente não pode consertar um problema se você não sabe que existe.

Você deve procurar pelo “elo mais fraco” do sistema.

- Qual parte do processo de produção ou venda gera a maior quantidade de gargalos?

- Onde você está enfrentando o maior número de atrasos desnecessários?

- Qual unidade ou ramo está utilizando mais recursos do que consegue captar?

Uma restrição pode ser uma restrição física ou uma questão política. Os tipos mais comuns de restrições físicas podem incluir:

Restrição de capacidade: Isso ocorre quando as operações da sua empresa expõem a falta de capacidade de satisfazer às solicitações por seus produtos e serviços;

Restrição de mercado: Existe uma restrição de mercado se a empresa tiver capacidade de entregar o produto ou serviço, mas não há demanda suficiente para se traduzir em vendas;

Restrição de material: As operações de sua empresa definitivamente encontrarão problemas se tiverem dificuldade para obter os materiais e suprimentos necessários à fabricação dos produtos, que atendam à demanda do mercado. Essa restrição também pode ser aplicada ao setor de serviços. Imagine que a sua empresa dependa de outros prestadores de serviços? Caso haja poucos profissionais ou seu custo seja alto, você terá uma restrição que poderá atrapalhar seu crescimento;

Restrição de caixa: As dificuldades no fluxo de caixa também são consideradas uma restrição, uma vez que podem significar uma incapacidade da empresa de atender às suas necessidades de capital de giro e continuar produzindo e vendendo seus produtos e serviços.

Vamos considerar um gargalo na capacidade de uma máquina. Imagine que ela necessite ficar inativa para manutenção e recuperação. Isso resultará em:

- Paralisação no processo de produção, diminuindo a sua velocidade;

- Provável aumento no estoque de suprimentos e matérias-primas;

- Funcionários ociosos.

- Em suma, as operações (e seus custos correspondentes) continuarão mesmo com a paralisação da produção. Isso é conhecido como operações de gargalo.

- Restrições físicas são relativamente fáceis de identificar. As restrições políticas, por outro lado, não são tão óbvias e, às vezes, representam mais desafios para os agentes de mudança.

Por exemplo, uma empresa pode seguir uma política de produção de lotes, optando por fabricar produtos em grandes lotes, para manter baixos os custos indiretos de produção.

No entanto, isso também significa altos custos no armazenamento de estoques de produtos acabados.

A satisfação do cliente também pode ser afetada se o processo de distribuição causar atrasos nas entregas.

A maneira mais óbvia de identificar restrições é através do uso de informações existentes sobre o estado atual das operações em seu negócio.

Dando uma olhada e revisando o fluxo atual de processos dentro de sua organização (por exemplo, aspectos do atendimento ao cliente que recebem feedbacks negativos) você pode identificar imediatamente a restrição que deve ser tratada.

Etapa 2. Decida como explorar essa restrição.

Aplique melhorias rápidas para minimizar os efeitos da restrição em questão.

Normalmente, as ações corretivas exigem baixo investimento, pois envolvem o uso de recursos que já estão disponíveis para a empresa.

O que você, como agente de mudança, pode fazer para resolver rapidamente o problema?

Quais capacidades você pode adquirir ou obter do componente de restrição?

No exemplo apresentado acima, da máquina que precisou ser parada para manutenção, uma maneira de explorar a restrição será reduzir o tempo de inatividade da operação que gera o gargalo.

Você pode, por exemplo, criar uma programação de manutenção e configuração da máquina, que reduzirá o tempo que ela ficará parada, realizando os ajustes durante intervalos menores.

Etapa 3. Subordine todo o resto para explorar essa restrição.

Você identificou a restrição que precisa ser eliminada e já tem um plano de como explorá-la para aumentar e maximizar o lucro.

É hora de garantir que todos os envolvidos do setor estejam concentrados em realmente colocar as atividades de eliminação do gargalo em prática. É preciso envolver todos para ajudar a melhorar o desempenho da área onde a restrição está.

Essa eliminação tem prioridade sobre todo o resto. Então, se você estiver enfrentando um gargalo na qualificação dos leads para vendas, é hora do setor se concentrar em otimizar essa etapa e acabar com o problema ali existente.

Se, nesta etapa, a restrição tiver sido eliminada, você poderá prosseguir diretamente para a Etapa 5.

Etapa 4. Eleve a restrição do sistema.

Se, neste ponto, a restrição ainda persiste é hora de mergulhar novamente na resolução do problema e pensar em outras ações possíveis para eliminar o problema.

Passo 5. Volte a avaliar restrições.

Uma restrição “quebrada” significa que o problema foi resolvido. Esse é o fim? Claro que não. Ainda há a próxima restrição para lidar e, para isso, você precisa voltar ao Passo 1 e fazer tudo de novo.

O que costumava ser o elo mais fraco será reforçado, mas isso também significa que outra restrição ganhou prioridade.

Cuidado para que a inércia não se torne a próxima restrição. Ou seja, assim que resolver uma restrição passe para a seguinte. O sistema deve continuar sendo acompanhado. A ideia é que sempre haverá uma restrição a ser tratada.

Charles Darwin, após sua expedição por Galápagos e com o desenvolvimento da Teoria da Evolução, já apontava a necessidade de adaptação e aperfeiçoamento; “Não é o mais forte ou o mais inteligente que sobreviverá, mas aqueles que conseguem administrar melhor a mudança” (DARWIN).

Diante do que estamos observando neste texto, é certo que podemos adaptá-la para a realidade nos negócios.

A aplicação dos 5 passos da Teoria da Restrição é um ciclo. Afinal, é voltado para a melhoria contínua.

Enquanto houver restrições, as etapas devem ser executadas de maneira cíclica, eliminando uma restrição de cada vez.

Como já mencionado acima, a Teoria das Restrições, TOC, também pode ser aplicada na identificação de processos falhos no setor comercial. Ao aplicar suas etapas você pode auxiliar sua equipe a vender mais.

A seguir, separamos algumas dicas e exemplos de como você pode utilizar a TOC para ampliar os resultados de sua equipe comercial.

Como a Teoria das Restrições aplica-se às equipes de vendas

Você pode, e deve, utilizar a Teoria das Restrições para identificar gargalos, mapear e otimizar processos, e fazer sua equipe vender mais.

As restrições podem ocorrer em qualquer nível de organização ou sistema, podendo limitar a atuação da:

- Estratégia

- Processo

- Produção

- Pessoas

- Tecnologia

- Vendas e mais

Alguns exemplos de restrições no nível estratégico da empresa, podem incluir:

- Uma comunicação ineficiente;

- Posicionamento que não condiz com a realidade da empresa;

- Estratégia mal planejada de inserção no mercado;

- Má compreensão das necessidades do cliente;

- Design de produto ineficiente;

- Novos concorrentes que são mal compreendidos;

- Construção da reputação da empresa;

- Restrições do processo de vendas.

No processo de vendas, os exemplos de restrições podem se mostrar de diferentes maneiras. Destacamos 4 gargalos que podem prejudicar seu setor.

1) Falta da formalização de um processo de venda

Construir um processo de vendas é o primeiro passo para garantir que sua equipe está alinhada ao discurso das demais áreas da organização, principalmente, com o discurso do marketing.

- Identifique as etapas da jornada do consumidor do seu serviço ou produto;

- Defina uma lista de argumentos para cada etapa;

- Use um software de CRM de vendas para saber quantos prospects estão em cada etapa;

- Identifique onde está seu gargalo.

Outro ponto importante a se considerar é a falta de alinhamento entre o processo de venda e a jornada de compra do cliente. Por isso, mais do que formalizar um método, é importante garantir que ele seja efetivo, caso contrário você estará diante de outra restrição.

2) Prospecção mal realizadas

As restrições em vendas começam na prospecção mal realizada.

- Você já definiu suas personas?

- Segmentou seus clientes?

- Qual o perfil de empresas deseja contactar?

- Antes de entrar em contato, você estuda seu cliente?

- Definiu o discurso que usará com cada perfil de comprador?

A prospecção vai muito além de pegar a lista telefônica e sair ligando para todo o tipo de empresa ou pessoa. Para se aprofundar na questão, recomendamos o artigo, “Prospecção: como encontrar novos clientes em 5 passos”.

3) Qualificação ou desclassificação precoce

Se você trabalha com vendas, provavelmente já ouviu falar em qualificação de contatos ou leads.

Definir os critérios de qualificação e analisá-los de maneira profissional, ajudará você a não perder o precioso tempo da sua equipe de vendas com leads ainda não preparados para converter, ao mesmo tempo que não desqualificará um contato pronto para comprar.

4) Falta de indicadores ou KPIs incorretos para medir o progresso e o desempenho

Medir os resultados das suas ações de vendas é uma das maneiras mais eficientes para a identificação de restrições em seus processos.

- Em qual etapa, sua equipe consegue converter mais clientes?

- Você está batendo suas metas?

- Suas personas estão se relacionando com seus materiais de fundo de funil?

Essas são apenas algumas questões. Acompanhar os indicadores de vendas e entender se os resultados estão acima ou abaixo do esperado, irá te mostrar possíveis gargalos.

Outros gargalos da equipe de vendas

Acima você foi apresentado a algumas restrições de vendas, entretanto, uma equipe de vendas também trabalha com outros gargalos produtivos, como:

- A quantidade de pessoas em sua equipe;

- O número médio de contatos que cada membro do time comercial pode suportar;

- O volume de clientes que sua equipe de implementação pode gerenciar;

- A quantidade de leads gerados pelo marketing, e assim por diante.

Ao identificar onde ocorrem as restrições do processo de vendas, você pode fazer uma pesquisa detalhada para identificar onde o processo pode ser melhorado, de maneira mais eficaz.

Por exemplo, se não houver prospects suficientes entrando no pipeline de vendas, você pode fazer uma pesquisa detalhada para descobrir se os vendedores:

- Tem ou não seus objetivos bem definidos;

- Possuem material comercial de qualidade e adequado para vender (como tablet, apresentação profissional, etc.);

- Estão ou não motivados;

- Possuem ou não a formação necessária (formação interna, argumentos de vendas).

- Esses fatores podem influenciar os níveis de produtividade.

- Como melhorar a eficácia de vendas eliminando as restrições?

- Uma mudança em cada uma das restrições apresentadas, poderia, teoricamente, contribuir para um aumento nas vendas.

- Entretanto, em alguns casos as restrições se somam e precisam ser analisadas em conjunto.

Por exemplo, aumentar a divulgação sem ampliar a capacidade de captação e gestão de leads, pode ser um desperdício de recursos preciosos.

Da mesma forma, o aumento de alcance da sua marca, e consequentemente a conversão de mais leads, deve acontecer ao mesmo tempo que você investe na ampliação de sua equipe e na sua capacidade de atendimento.

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