O que é reunião de performance?

A reunião de performance, conhecida também como reunião de desempenho, é o encontro entre gestor e equipe para avaliar os resultados do ciclo que passou. Os resultados podem incluir diversos dados, como metas batidas, projetos realizados, taxa de conversão, faturamento total da companhia, receita por produto ou serviço etc.

Ela é feita de dois modos, individual ou coletivamente. Porém, o ideal é que ela seja feita dos dois modos a fim de alinhar pessoalmente com cada profissional suas conquistas e suas falhas.

Quando bem-feita, a reunião de performance motiva e engaja a equipe e aumenta a produtividade nas tarefas diárias. Ela serve para solucionar problemas e gerar insights do que pode ser feito para melhorar os resultados.

Como fazer uma reunião de performance com os funcionários?

É claro que a reunião de análise de desempenho vai variar sua estrutura de acordo com a cultura organizacional da empresa e o perfil do gestor. Mas, de todo o modo, ela deve seguir alguns padrões para ser produtiva e trazer bons resultados ao longo do ano.

A figura do líder na reunião é importante para orientar e guiar os assuntos tratados. Ele atua também como um mediador. Isso é importante para que o conteúdo seja falado integralmente durante o encontro e conflitos sejam gerenciados, caso tenham.

Para ajudar você a elevar o nível das suas reuniões de feedback, confira dicas infalíveis de como fazer uma reunião de performance com os funcionários!

1. Organize todas as informações e os materiais

O primeiro passo é, claro, a organização de tudo o que será apresentado na reunião de performance. Separe os dados, as métricas e os indicadores de desempenho com antecedência. Não deixe para fazer isso faltando 30 minutos para o encontro!

Depois de selecionar o que será apresentado, defina como será feito: oralmente, com relatórios impressos ou apresentações visuais.

Se quiser deixar a reunião ainda mais rica e completa, use os últimos indicadores de performance e faça comparação com os números atuais.

Não se esqueça de definir também se o encontro será apenas coletivo ou individual ou usará os dois métodos.

2. Planeje a reunião de performance

Agora que você já tem tudo em mãos, pense em um roteiro da reunião e escreva-o. Pense nas associações entre os temas e como ela será conduzida. Veja alguns pontos essenciais para refletir e inserir no planejamento:

assunto: o tema principal será a avaliação de performance da equipe, mas ele puxa outros subtemas. Pense em tudo o que será resolvido a partir dos dados coletados. Por exemplo: se há uma queda elevada de produtividade, adicione assuntos como os motivos internos e externos para tal resultado e sugestões de melhorias;

tempo: estime quanto tempo a reunião vai durar. A partir disso, divida-a por blocos para nenhum assunto se prolongar demais e acabar tornando o encontro extenso e cansativo;

pausas: entenda se a reunião vai precisar de pausas e se realmente precisa falar todos os assuntos. Elenque prioridades e veja se os outros temas não podem ser conversados informalmente ou em outras reuniões;

dia e hora: determine qual será o dia e a hora da reunião e, quando for divulgá-la ao time, inclua também o assunto a ser tratado e a estimativa de duração. Isso ajuda a todos se programarem e organizarem suas tarefas com mais facilidade e precisão.

3. Utilize técnicas para quebrar o gelo

É comum que o time fique tenso e preocupado diante de uma avaliação do desempenho individual e coletivo. Por isso, saiba como iniciar a reunião de uma maneira leve e descontraída.

Para isso, use técnicas e dinâmicas para quebrar o gelo e a tensão com atividades rápidas e simples. A ideia é proporcionar relaxamento e integração entre as pessoas presentes.

Pode, por exemplo, pedir para que uma pessoa fale uma palavra e o resto dos participantes cantem uma música que a tenha. Ou então sugerir que cada um fale uma verdade e uma mentira e os outros colaboradores precisam adivinhar qual é a opção verdadeira.

4. Abra espaço para debates e opiniões

Não adianta achar que só o gestor falará durante a reunião. Na verdade, isso é até improdutivo. Pois muitas soluções e ideias podem aparecer durante um debate sadio e construtivo.

Se a reunião for silenciosa o tempo todo, desconfie! O ideal é que todos prestem a máxima atenção no que está sendo reportado e questionem e debatem o assunto se desejarem.

As melhorias precisam se tornar um compromisso do time e as ideias e opiniões só aparecem quando o líder dá espaço para cada um falar o que pensa.

Se você perceber que o encontro está mais para uma palestra sobre resultados, faça perguntas e estimule o debate entre os participantes.

5. Foque apenas nos assuntos da reunião

Lembra que falamos sobre elencar as prioridades? Elas devem ser respeitadas, mesmo que surjam outros temas importantes e não urgentes. O gestor precisa ficar atento se o foco da reunião está sendo mudado.

Caso seja um assunto que precise de mais informações, validações de cargos superiores ou determinação de ações, anote tudo e deixe para verificar depois. Se for necessário, faça outra reunião para abordar apenas determinados assuntos.

Isto é: o papel do líder em uma reunião de performance é também interromper debates e voltar a atenção aos assuntos em questão.

No final do encontro, leia todos os temas que foram anotados para serem conversados depois e pergunte se alguém deseja incluir algo a mais.

6. Faça acordos com a equipe

Uma reunião de avaliação de desempenho produtiva precisa ter acordos entre os participantes. E os combinados podem ser feitos antes, durante e após o encontro.

Para que você compreenda melhor essa nossa dica, veja alguns exemplos:

antes da reunião: faça acordos sobre o respeito durante a reunião, não interromper a fala do outro, anotar dúvidas para esperar finalizar a apresentação, não falar sobre assuntos extras, evitar conversas paralelas, não mexer no celular etc;

durante a reunião: pode-se relembrar os acordos feitos anteriormente caso algo saia do controle ou então combinar ações e tarefas com os participantes durante a abordagem de assuntos;

após a reunião: no final, relembre todos os acordos feitos em relação ao trabalho. Se achar necessário, pode-se também enviar um e-mail aos participantes com tudo o que foi falado e combinado durante a reunião de performance.

7. Peça feedbacks sobre a reunião

Por fim, envie por e-mail um pedido de feedback sobre a reunião de performance e entenda se todos a acharam produtiva e eficiente e se alguém tem alguma sugestão de melhoria.

Para evitar constrangimentos, pode enviar uma pesquisa pelo Google Forms, por exemplo, e tornar as respostas anônimas. Assim, o gestor terá mais retorno sobre a qualidade da reunião e sua mediação e poderá ajustar o planejamento para as próximas.

Como acompanhar a performance da equipe?

A melhor forma de analisar a performance é se basear em números e estatísticas. Como é uma tarefa praticamente impossível de fazer manualmente, o ideal é utilizar sistemas de gestão, como o software de CRM.

Esse sistema de gestão de relacionamento com o cliente é um dos mais utilizados no mercado para acompanhar os resultados de vendas.

Ele permite acompanhar as atividades dos vendedores, quantidade de reuniões agendadas e realizadas com clientes, taxa de conversão, número de propostas enviadas, status das negociações em andamento, gravação automática de e-mails, sumário de vendas semanal e mensal, fluxo inteligente de atividades e muito mais!

E tudo isso em um só local! O melhor é que você ainda pode vincular várias ferramentas a esse sistema e gerar relatórios completos com total integração de dados. Por exemplo, é possível incorporar um sistema de prospecção e avaliar como está sendo a estratégia de atração de novos clientes da equipe.

Gostou de aprender como tornar uma reunião de performance mais produtiva e eficiente? Aproveite para continuar estudando e baixe nosso e-book gratuito Como escalar resultados com métricas de vendas. Nele, você vai encontrar:

principais indicadores de performance em vendas;

como analisar métricas com o uso da tecnologia;

dicas práticas para realizar melhorias a partir da avaliação de indicadores;

entre outros temas.

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