Os serviços de telecom são indispensáveis para o sucesso de qualquer empresa. Nesse sentido, contar com uma boa gestão de telecomunicações é algo de extrema importância para quem deseja garantir mais segurança de dados, redução de custos com telefonia e automatização de processos que possam elevar a produtividade dentro da organização.

Contudo, ainda existem muitas dúvidas sobre o assunto que fazem os gestores questionar sobre o impacto que a gestão de Telecom pode oferecer para seus negócios.

O que é a gestão de telecomunicações??

A gestão de telecomunicações, conhecida também como gestão de Telecom, refere-se ao gerenciamento dos serviços de telecomunicação dentro de uma empresa. Mais do que isso, a gestão de telecom é uma forma de eliminar desperdícios, otimizar o desempenho dos aparelhos e até mesmo de trazer insights sobre o serviço por meio de soluções tecnológicas.

Por que fazer gestão de telecomunicações?

Quando implantada dentro de empresas, a gestão de telecomunicações permite que os gestores tenham total controle sobre os serviços de telecom. O que isso quer dizer?

Basicamente, isto significa que implantada a gestão de telecom dentro da sua empresa, você saberá qual o custo de cada ligação, qual setor utiliza mais o serviço, erros nas cobranças das faturas, possíveis desperdícios, entre outros aspectos fundamentais no gerenciamento.

Além disso, com o uso da gestão de telecomunicações, também é possível ter uma boa base para solicitar auditorias e desenvolver melhorias ou mesmo uma política de uso interna. Ademais, o gestor poderá analisar as tendências de mercado e assim sair a frente dos seus concorrentes. Dessa forma, com a gestão de telecom é possível reduzir custos e alavancar o crescimento da empresa.

Benefícios da gestão de telecomunicações?

Alem de viabilizar a comunicação da empresa com colaboradores, clientes e fornecedores, a gestão de telecomunicações permite a redução de custos e a expansão do negócio. Quando executada com as ferramentas adequadas e o apoio de uma empresa especializada, a gestão dos serviços de telecom proporcionam uma série de benefícios. Veja!

Redução de custos

O principal benefício do gerenciamento dos serviços de telecom é a redução de custos. Isso ocorre por meio da identificação e eliminação de gargalhos por parte de colaboradores e também cobranças indevidas por parte das operadoras. Além disso, a redução de custos ocorre na troca por serviços mais econômicos e na troca de equipamentos obsoletos.

Agilidade nas auditorias

Devido a rotina corrida, muitas empresas pagam as faturas sem averiguar possíveis erros de cobrança. Já na gestão de telecom, as faturas são analisadas e auditadas de forma automatizada, eficiente e ágil. Com isso, erros de cálculo são contestados e consequentemente eliminados. Além disso, ressarcimentos podem ser exigidos com base nos dados da gestão de telecom.

Centralização dos dados

Na gestão de telecomunicações os dados relacionados ao uso do serviço de telecom em cada setor são organizados de forma integrada. Isso permite que seja produzido informações realistas sobre o consumo dos recursos do serviço de telecom na empresa. Além disso, todos os dados são rastreados e analisados em sua integridade, seja móveis, fixos ou voz.

Inventário atualizado

Outro benefício que a gestão de telecom oferece é a atualização do inventario de aparelhos.  Mantendo-o sempre atualizado, será possível identificar o desempenho dos equipamentos utilizados pela empresa e também os substituir com facilidade no caso de possíveis inovações. Dessa forma, a empresa terá total controle sobre todos os seus aparelhos em uso.

Gestão de telecomunicações integrada

Com a centralização dos serviços de telecom da empresa, é possível otimizar o tempo de busca por informações relevantes para o negócio e ainda conciliar dados entre tarifação e as reais necessidades da empresa. Além disso, a gestão terá dados reais, atualizados e integrados para realizar tomadas de decisões mais rápidas e assertivas relacionadas aos serviços de telecom.

Maior produtividade

A gestão beneficia a empresa também no aumento da produtividade, pois permite o monitoramento do desempenho das equipes. Isso significa que colaboradores que utilizarem o serviço de telecom para fins pessoais, poderão ser identificados e alertados. Dessa forma, a empresa pode monitorar a produtividade e o comportamento de cada funcionário.

Como adotar uma gestão de telecomunicações eficiente na sua empresa

Apesar de entenderem a importância e almejarem os benefícios, muitos gestores ficam completamente perdidos na hora de implantar a gestão de telecom. Ou então chegam a implantar a gestão de telecom, mas de forma ineficaz, sem uma consultoria adequada ou as ferramentas certas, o que inviabiliza o alcance dos resultados desejados.

Para não cometer o mesmo e alcançar os benefícios da gestão de telecomunicações dentro da sua empresa siga 7 as dicas abaixo:

1.      Mapeie os processos e custos

Para reduzir custos dentro da sua empresa, você precisa primeiramente saber o quê reduzir e onde reduzir. Portanto, o primeiro passo para adotar uma gestão de telecomunicações eficiente dentro da sua empresa é realizar o mapeamento dos processos e custos do seu negócio. Nesse mapeamento deve ser incluído todos os setores que utilizam o serviço.

Além disso, deve ser realizado um levantamento para analisar quais setores da empresa demandam mais o uso dos serviços de telecom. O número de equipamentos e quantidade de dados contratados também deve ser mapeado. Dessa forma, gargalhos serão identificados e as necessidades reais da empresa sobre o serviço de telecom será exposta.

2.      Defina um plano de gestão de telecomunicações

Identificado as necessidades da empresa em relação aos serviços de telecom, o próximo passo é definir um plano de gestão. Ou seja, estabelecer metas de como reduzir gastos com os serviços de telecom de forma que as necessidades da empresa não sejam prejudicadas. Além disso, no plano de gestão deve ser estipulado os prazos para que as metas sejam atingidas.

No plano de gestão, você deve ainda definir quais colaboradores serão responsáveis por tais ações, ou seja, quem fara parte da gestão de telecomunicações. Isto é importante, pois para atingir o objetivo da gestão de telecom, a redução de custos, será preciso que a equipe de colaboradores monitore sempre o andamento das metas e dos custos do serviço.

3.      Faça um inventário

Apesar do plano de gestão ter uma base da quantidade de dispositivos, esses dados devem necessariamente serem especificados em um inventario. Isso porque com o inventario de dispositivos e equipamentos de telecom, a gestão responsável conseguirá ter o total controle de quais equipamentos fazem parte dos ativos da empresa.

Além disso, será possível identificar com facilidade os planos de telefonia incompatíveis com cada setor e equipamentos danificados ou obsoletos. Com o inventario, o desempenho e a frequência de manutenção dos aparelhos também poderão ser analisados. Com isso, possíveis reparos ou trocas de equipamentos poderão ser analisada de forma mais eficiente.

4.      Elabore uma política de uso

Dentro de uma empresa, os principais responsáveis sobre o uso dos serviços de telecomunicações são os próprios colaboradores. Portanto, para reduzir custos é preciso que os mesmos saibam como utilizar o serviço e tenham consciência da importância dos mesmos para a redução de custos. Para que isso ocorra, deve ser elaborado a política de uso.

Tal política de uso deve orientar de forma objetiva e clara todos os colaboradores sobre o uso do serviço de telecome também deve dizer as possíveis punições para descumprimentos das regras. Dessa forma, os colaboradores se sentirão intimidados a seguir as ordens da política de uso e a colaborarem para o bom uso dos serviços de telecom.

5.      Revise sempre os contratos

A revisão dos contratos de telefonia também é indispensável para a adoção de uma gestão de telecomunicações eficiente. Isso se deve ao fato de as operadoras frequentemente cometerem erros no cálculo das faturas telefônicas dos clientes. Com isso, muitas empresas acabam pagando por serviços de telecom que não utilizaram ou com tarifas absurdas.

Além disso, as operadoras estão sempre atualizando ou criando novos planos de serviços de telecom. Portanto, se você não quer pagar por serviços não utilizados e quer ficar sempre por dentro de planos mais atrativos, faça sempre a revisão dos contratos. Ademais, caso tenha problemas maiores com a atual operadora vale a pena procurar por outras do setor.

6.      Adote um software de gestão

Quando se fala em gestão de telecomunicações é inviável desassociá-la dos softwares de gestão de telecom. Isso porque adotar um software é indispensável para que todo o gerenciamento dos serviços de telecom seja feito de forma eficiente e automatizada. Alem disso, diferentemente de outras ferramentas, os softwares são a mais completa do mercado.

Isso porque, os softwares de gestão possuem recursos que auxiliam em todas as etapas da gestão de telecom da sua empresa. No entanto, como existe uma variedade deles no mercado, é preciso pesquisar muito para encontrar o software ideal para o seu negócio. Ou seja, aquele que atenda com eficiência todas as necessidades especificas da sua empresa.

7.      Conte com o suporte de uma empresa

Assim como os softwares são indispensáveis na gestão de telecomunicações, contar com o suporte de uma empresa de consultoria em gestão de telecom também é. Contratando uma consultoria em gestão de telecom, você terá uma visão ampla do uso dos serviços de telecomunicação dentro da sua empresa e das inovações disponíveis no mercado.

Alem disso, a consultoria em gestão de telecom te ajudará a entender as reais necessidades do seu negócio e a elaborar de forma mais dinâmica e estratégica todos os processos da gestão de telecomunicações. Dessa forma, ao contar com o suporte da consultoria a sua empresa irá conseguir extrair o melhor dos serviços de telecom e claro, reduzir custos.

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