O que é CRM, afinal?

CRM é uma sigla em inglês para Customer Relationship Management. Em português, o termo pode ser traduzido como Gestão do Relacionamento com o Cliente. Um CRM, portanto, é uma abordagem que coloca o cliente como figura central, para entender antecipadamente suas necessidades e seus desafios.

Para gerenciar tudo isso, existem as plataformas de CRM, que reúnem todas as informações relativas a esse relacionamento, organizadamente, para facilitar a administração das vendas e a tomada de decisão por parte da empresa.

Quais as vantagens em usar CRM em Excel?

O CRM em Excel é uma ferramenta popular entre os profissionais autônomos e as pequenas e médias empresas já há muitos anos.

Inclusive, é possível dizer que a ferramenta substitui a função anteriormente ocupada pelos cadernos, agendas de papel e fichários com cartões de visitas. Quem está na área há um certo tempo sabe bem do que estamos falando!

E, para ter alcançado tamanha popularidade, é claro que a planilha de CRM possui algumas vantagens bem claras, que detalhamos abaixo. Não deixe de conferir!

1. CRM em Excel é grátis

O CRM em Excel usa uma ferramenta que já faz parte dos recursos de trabalho da maioria das empresas. Logo, não gera custos extras, além da contratação do Pacote Office ou a assinatura do Google.

Este é um fator que conquista muitos pequenos empresários na hora de escolher sua ferramenta de CRM, o baixo custo, e não podemos negar.

Fora isso, não é necessário oferecer nenhum treinamento extra, já que os colaboradores costumam estar habituados à ferramenta, deixando a implementação do CRM ainda mais barata.

2. É fácil de usar

Outro fator que justifica a preferência dos gestores pelo CRM em planilha do Excel é a facilidade de uso.

Como muitos vendedores e líderes de vendas já possuem familiaridade com a ferramenta para consolidação de dados e geração de relatórios, é mais fácil incentivar seu uso entre todos.

3. Tem baixa dificuldade de implementação

Por fim, outra vantagem do CRM em Excel é a baixa dificuldade de implementação em uma empresa.

Como o programa já está instalado nos computadores da equipe, a princípio basta encontrar um modelo de CRM gratuito em Excel para iniciar um projeto de utilização. Fácil, concorda?

Além do CRM em Excel: o que você ganha com uma plataforma de CRM?

O CRM em Excel possui vantagens. Porém, sistemas de CRM desenvolvidos especificamente para gerenciamento de clientes, trazem benefícios extras que podem ser muito mais atrativos.

Veja abaixo as vantagens em optar por uma plataforma de CRM em vez de utilizar planilhas de Excel.

1. Custo acessível e opções freemium

Por mais que tenha um custo, normalmente com valores cobrados por número de usuários, existem opções de sistemas de CRM bastante acessíveis no mercado, como o Agendor. Muitos deles, inclusive, foram criados pensando no perfil de pequenas e médias empresas.

Além disso, existem opções que disponibilizam a versão freemium, uma versão gratuita, mais limitada em funcionalidades, mas que, ainda assim, garante mais eficiência do que o uso de planilhas.

Ou seja, não dá mais para dizer que investir em plataformas de CRM seja uma opção apenas para grandes organizações por exigir um alto investimento.

2. Equipe mais produtiva

Por mais que sua equipe já esteja treinada para utilizar o CRM em Excel, fica mais fácil garantir o uso produtivo de uma ferramenta para este fim quando ela está integrada aos hábitos do vendedor.

Ter uma plataforma de CRM com aplicativo de vendas para celular, por exemplo, facilita o preenchimento das informações logo após uma visita externa. Evitando que o executivo comercial precise, posteriormente, dedicar um tempo apenas para isso.

3. Acesso em qualquer hora e lugar

E, já que falamos em aplicativo para celular, é importante ressaltar a facilidade de uso das plataformas de CRM modernas em aparelhos móveis. Em um cenário no qual estamos cada vez mais conectados, é essencial obter informações em qualquer hora, de qualquer lugar.

E, neste ponto, o Excel ainda deixa bastante a desejar. No computador, a utilização é viável, mas no celular é praticamente impossível acessar informações e obter relatórios.

4. Histórico de relacionamento

Outro fator que favorece os sistemas de CRM em relação às planilhas é a possibilidade de analisar históricos de relacionamento com os clientes de forma simplificada.

No Excel, até é possível incluir dados sobre os contatos realizados. Entretanto, esse hábito transforma as planilhas em arquivos gigantescos e pesados, prejudicando sua utilização.

Já as plataformas de CRM, por sua vez, ganham pontos por permitir informações ilimitadas sobre cada conta e contato, sem prejuízo à sua utilização.

5. Possibilidade de anexar documentos e arquivos

E quando você precisa de uma proposta antiga enviada a um cliente, mas não encontra de jeito nenhum? Ou um contrato que se perdeu?

Fica mais fácil gerenciar todas essas informações e documentos quando você pode anexar os arquivos em cada conta de cliente, em uma plataforma de CRM. Assim, a gestão da informação fica facilitada e também mais segura!

6. Risco reduzido no compartilhamento de dados

Falando em segurança, sabemos bem que a proteção de dados é uma grande preocupação para as organizações atualmente.

E é muito mais fácil minimizar os riscos associados quando você consegue gerenciar usuários e níveis de acesso, além de limitar o uso a pessoas que possuem login e senha.

Na área comercial, esse processo evita compartilhamento de dados indevidamente e reduz os casos em que os executivos de vendas levem consigo todas as informações de sua carteira de clientes — inclusive aquelas que são confidenciais ao mudar de empresa.

7. Relatórios simplificados

Para os gestores de vendas, o processo comercial fica mais otimizado com uma plataforma de CRM pela simplicidade com que se pode gerar relatórios, utilizando diversas variáveis.

Aquelas longas horas perdidas fechando relatórios mensais de vendas para pagamento de comissões, apresentação à diretoria e forecast junto às áreas de produção podem se tornar poucos minutos dependendo da complexidade das informações que deseja obter.

Além disso, muitos relatórios pré-configurados são atualizados em tempo real e oferecem um panorama realista para todos da empresa, facilitando toda a gestão.

8. Desenvolvimento voltado para área comercial

A última vantagem que citamos neste artigo entre as que tornam as plataformas de CRM ferramentas melhores do que o CRM em Excel é o seu desenvolvimento.

Enquanto o Excel é um software desenvolvido para desempenhar funções matemáticas, sendo atualizado com foco neste objetivo, as plataformas de CRM foram pensadas exclusivamente para a realidade de vendas.

Isso significa que todas as suas funcionalidades auxiliam o líder comercial a cumprir seus objetivos de negócio e que sempre que surge uma nova demanda na área, provavelmente ela está no foco de desenvolvimento da empresa que criou a ferramenta.

É assim, por exemplo, que os sistemas de CRM incorporam integrações com telefone celular, WhatsApp e VoIP. Tudo para tornar a vida dos vendedores mais simples!

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