A crise que aflige o país apresenta diferentes resultados para diferentes mercados, e que nos força a nos adaptarmos para garantir a saúde dos negócios.

Por exemplo, mesmo com a crise, houve um crescimento em aquisição de dispositivos móveis (celulares, tablets), acesso à internet de alta velocidade e linhas fixas e móveis. O número de celulares teve um aumento de 7%, chegando a 283,4 milhões em março deste ano.

A alta carga do ICMS sobre os serviços de comunicações onera os empresários que dependem da área de TI e telecom para realizarem suas operações. Portanto saber como economizar e cortar gastos desnecessários é fundamental.

Com base no conhecimento de nossos especialistas, reunimos alguns segredos fundamentais para reduzir as despesas de telecom, conheça-os:

RENEGOCIE SEUS CONTRATOS

Os contratos de telefonia são umas das maiores fontes de desperdício dentro das empresas, e muitas nem sequer se dão conta da gravidade do problema.

O contrato é onde se estabelecem a quantidade de linhas, pacotes de serviços, tarifas e planos corporativos, preços pelo minuto das chamadas e cobertura.

Um contrato otimizado é alinhado com as necessidades da empresa, e deve englobar todo o seu escopo, nem mais, nem menos.

Acontece que os contratos atuais são complexos, por vezes com mais de 30 itens, e cobrindo muitas linhas telefônicas. É preciso um controle rigoroso e expertise para tratar diretamente com as operadoras, para assim firmar um acordo que seja benéfico para o orçamento.

AUDITE SUAS CONTAS

As faturas em si podem trazer muitas surpresas, como por exemplo diferenças de cobrança entre o que foi contratado e o que está sendo pago. Faturas cobradas com preço cheio, taxas de roaming altíssimas, e cobranças por pacotes de serviços excedentes são alguns dos erros que podem ser identificados, mediante uma auditoria completa e minuciosa.

OTIMIZAÇÃO

A otimização é análise em cima das faturas, para identificar oportunidades de ganhos financeiros. Por exemplo, pode-se constatar que as tarifas de roaming estão sendo pagas como avulsas, e podem cair pela metade se estiverem dentro de um pacote. Ou o caso do SMS, que podem custar 50 centavos se forem avulsos, e cair para 0,4 centavos se estiverem dentro de um plano corporativo. A otimização arredonda os processos em andamento da empresa, gerando muitas oportunidades de economia.

POLÍTICA DE USO

Estabelecer regras e condutas para todos os níveis de funcionários dentro da empresa é essencial para evitar desperdício. Limites de ligações externas e pessoais para gerentes por exemplo, que deverão reembolsar o valor excedido via desconto em folha de pagamento. Com essa medida, temos controle da utilização dos aparelhos e usuários, e podemos adequar os serviços para a demanda exigida.

CONTROLE DE INVENTÁRIO

O inventário de ativos de TI deve compreender todas as linhas em uso, e os dispositivos em operação atrelados aos seus usuários. Dessa forma pode-se controlar o status de aparelhos, desligamento e contratação de funcionários, e localizar linhas e aparelhos que estão subutilizados e gerando gastos.

FAÇA UM ORÇAMENTO DAS DESPESAS DE TELECOM

O orçamento é uma projeção das despesas para o ano, com base nos ativos e linhas em atividade, contratos e planos, políticas de uso e número de funcionários. Essa estimativa bastante precisa fornece dados reais de quanto uma empresa irá gastar em telecom dentro de determinada configuração, e assim é possível planejar os investimentos.

AGORA, QUAL É A MELHOR FORMA DE REALIZAR TODAS ESSAS OPERAÇÕES, VISTO QUE SÃO COMPLEXAS?

A melhor forma, a mais adotada por empresas em todo o mundo, é a terceirização desse tipo de serviço à empresas com expertise no assunto.

Uma das vantagens é a economia rápida, comprovada logo nos primeiros meses de atuação.

A garantia do serviço é tanta que algumas intervenções, como auditorias, só são pagas após a confirmação das ações de redução de valores nas faturas ou reembolso por parte das operadoras.

Faça uso destas práticas, empregue-as em sua rotina corporativa, e drible a crise sem precisar diminuir sua força de trabalho. Conheça as soluções e “segredos” da Gestão de Despesas de Telecom.

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