Champion letter: o que é? O que contém neste e-mail?

Uma champion letter, ou carta do campeão, é um e-mail de follow-up que contém um resumo da conversa com o cliente, os dados apresentados, as expectativas de ambas as partes e os próximos passos da tratativa. Aqui, o objetivo é garantir que a comunicação com o consumidor seja sempre transparente.

Ao contrário dos e-mails de follow-up genéricos, a champion letter costuma ser escrita a partir de uma metodologia bastante personalizada, visto que todo o e-mail é embasado nas informações singulares de cada cliente.

Sendo assim, não é possível replicar o mesmo e-mail para diferentes clientes.

É necessário dedicar tempo para escrever uma champion letter.

Sabemos que a rotina de vendas é conturbada, mas o esforço dispensado nessa ferramenta, sem dúvidas, vale a pena.

Isso porque um fluxo de cadência com champion letter demonstra:

comprometimento com as necessidades e expectativas dos clientes;

valorização do consumidor;

profissionalismo;

diferenciação competitiva;

colaboração com o cliente.

Quando enviar uma champion letter?

Como falamos anteriormente, é possível enviar uma champion letter em diferentes fases da jornada do cliente. Idealmente, este envio ocorre sempre depois de uma interação importante, como:

ligação de descoberta;

ligação de qualificação;

demonstração de produto;

negociação;

envio de proposta;

resolução de atendimento ao cliente;

suporte pós-vendas.

Como usar uma champion letter no outbound?

Champion letter e outbound são uma combinação perfeita. Dentro de uma estratégia de vendas considerada mais “invasiva”, os e-mails de follow-up personalizados demonstram comprometimento e transparência, podendo mudar a percepção dos clientes, reduzir as significativas barreiras de vendas e, ainda, melhorar a reputação da empresa.

Nesse contexto, é possível integrar o fluxo de cadência e a champion letter, de modo que a abordagem outbound seja mais eficaz e envolvente.

Como efeito, cada interação com o cliente é contextualizada, já que a champion letter no outbound oferece um resumo completo da conversa anterior.

Além disso, integrar o fluxo de cadência com a champion letter permite um direcionamento preciso da estratégia, que pode ser utilizado em momentos decisivos do ciclo de vendas.

Para mais, a champion letter gera comprometimento também por parte do cliente. Lembra-se que, no início do artigo, citamos o gatilho mental de compromisso e coerência como uma força desta técnica?

Pois bem. Isso acontece porque a champion letter, ao resumir e documentar o que foi discutido e acordado durante a conversa anterior, faz com que o cliente se sinta mais comprometido e motivado a manter a coerência em suas ações.

Como escrever uma champion letter?

Para redigir uma champion letter, é necessário seguir os seguintes passos:

escreva a abertura;

apresente o resumo da conversa;

exponha um diagnóstico;

apresente a solução e seus benefícios;

cite os próximos passos;

inclua uma CTA.

Entenda os detalhes de cada passo, a seguir!

Escreva a abertura

Para iniciar sua champion letter, começa com uma abertura agradecendo a interação com o cliente e seu tempo dispensado para essa troca.

Tente algo como:

“Olá, João.

É sempre muito proveitoso conversar contigo. Obrigado, mais uma vez, pelo seu tempo e pela nossa troca.”

Ou:

“Olá, Maria.

Fiquei muito impressionado em conhecer mais sobre seu negócio. Muito obrigado pelo tempo e pela conversa.”

Depois, dê início ao resumo da conversa. Para isso, você pode dizer:

“Gostaria de recapitular e destacar alguns pontos interessantes da nossa conversa.”

Apresente o resumo da conversa

Agora, apresente o resumo da conversa, focando sempre no problema apresentado pelo cliente, relacionado com sua solução. Levante as principais dores e necessidades do cliente, além de dados que o ajudem a contextualizar seu momento atual.

Imagine que seu negócio é uma consultoria em marketing digital. O resumo da conversa poderia ser o seguinte:

“Durante nossa última interação, você mencionou que está enfrentando desafios significativos na expansão da presença online. Você também compartilhou alguns dados sobre o desempenho atual do site, incluindo taxas de conversão e tráfego orgânico, que atualmente estão bastante baixos e atrapalham a captação de leads.”

Aqui, você pode consultar seu sistema de CRM para reunir informações de conversas e interações anteriores, a fim de personalizar ainda mais sua champion letter.

No Agendor, por exemplo, suas ligações podem ser facilmente transformadas em cartas campeãs.

Por meio do VoIP GPT do Agendor, gera-se uma transcrição das chamadas telefônicas e um resumo inteligente das suas conversas.

Exponha um diagnóstico

Neste momento, você apresenta um diagnóstico para o cliente, apontando exatamente onde está o problema que deve ser resolvido.

Se problema está na dificuldade da presença online, você pode continuar o texto da seguinte forma:

“Com base nas informações que você forneceu, ficou claro que existem áreas que precisam de atenção imediata, como…”

Apresente a solução e seus benefícios

Aqui, chegou o momento de apresentar sua solução e seus benefícios, ou seja, é hora de caprichar na copy e destacar como o que você oferece resolve os problemas identificados.

“Isso pode ser facilmente solucionado com nossa consultoria, afinal, somos especialistas em elevar a presença digital dos clientes e gerar mais vendas. Trabalhamos para otimizar seu site, melhorar as táticas de SEO e aumentar a visibilidade nos mecanismos de busca.

Você pode esperar um aumento significativo nas taxas de conversão do site, o que, por sua vez, impulsiona o crescimento da geração de leads qualificados. Aliás, uma presença online mais forte atrai um público maior, aumentando sua base de leads e expandindo seu alcance de mercado.”

Cite os próximos passos

Depois de apresentar sua solução, sugira um próximo passo, seja agendar uma reunião presencial, apresentar um plano estratégico ou enviar uma proposta.

“O que acha de agendarmos uma reunião presencial ou virtual para uma análise mais aprofundada e personalizada da sua situação? Durante essa reunião, poderemos explorar detalhadamente as metas e os desafios visando elaborar um plano estratégico sob medida para sua empresa.”

Inclua uma CTA

Por fim, encerre a carta com uma call to action clara e direta, que motive o cliente a tomar ação.

“Se você concordar, peço para que responda este e-mail com sua disponibilidade ou entre em contato diretamente comigo pelo telefone [seu número de telefone]. Estou à disposição para responder suas perguntas ou fornecer informações adicionais que você possa precisar.”

Ficou confuso com este roteiro? Então, que tal verificar um modelo pronto para utilizar?

Modelo de champion letter

Olá, [nome do cliente].

Gostaria de agradecer pelo tempo que você dedicou para nossa recente conversa. Foi um prazer conhecer mais sobre sua empresa e discutir as oportunidades e os desafios que você compartilhou.

Durante nossa última interação, você me disse que está enfrentando alguns desafios importantes. Entre eles, mencionou [cite as dores ou desafios específicos mencionados pelo cliente]. Compreendo completamente como esses desafios podem afetar seus objetivos e o negócio como um todo.

Com base nas informações que compartilhou, ficou evidente que há áreas que requerem atenção. Estou confiante de que podemos trabalhar juntos para abordar essas questões de forma eficaz e transformar o atual cenário.

Minha equipe e eu temos experiência em [destaque sua área de especialização] e estamos comprometidos em ajudar empresas como a sua a superar desafios semelhantes. Nossa abordagem inclui [destacar as soluções e abordagens que você oferecerá ao cliente].

Assim, seu negócio poderá [destaque os principais benefícios da sua solução]. Estamos empenhados em impulsionar o crescimento da sua empresa e ajudá-la a alcançar seus objetivos com sucesso.

O que acha de agendarmos uma reunião presencial ou virtual para aprofundar a conversa? Durante essa reunião, poderemos discutir em detalhes suas metas e necessidades específicas, a fim de desenvolver um plano sob medida.

Que tal [dia e horário]? Funcionaria para você?

Aguardo seu retorno. Um abraço!

Atenciosamente,

[Seu Nome]

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