Uma preocupação básica para quem ocupa um cargo de liderança é como as empresas estão se comunicando com seus colaboradores. Mas, o que poucos percebem é que quando se fala com alguém que coordena, na verdade quem está falando no entendimento do funcionário é a empresa. Para o diretor executivo da Innovia Training & Consulting, Ricardo M. Barbosa, é preciso ter certo cuidado para que as conversas estejam alinhadas aos objetivos da empresa.

“Principalmente para que haja ações constantes de feedback, com um alinhamento dos discursos, melhorias dos trabalhos, ações motivacionais e evitando erros de comunicação e interpretação”, diz o especialista. Segundo ele, o feedback bem aplicado proporciona foco para equipes e colaboradores. Os coloca em movimento a caminho de mudanças, deixando para trás justificativas e reclamações sobre os motivos de determinada tarefa não ter tido o resultado esperado.

Veja abaixo 9 dicas de como dar uma boa resposta da avaliação aos funcionários:

1- Planeje

Coloque no papel os pontos fundamentais para o desenvolvimento do desempenho do colaborador e destaque evidências do que será dito. Além disso, reflita sobre o momento adequado de se criticar, a maneira mais adequada de fazer críticas construtivas e a maneira inteligente de receber e de fazer bom uso delas.

“Mesmo que inesperadas situações exijam pouquíssimo tempo, organize os pensamentos e ideias antes. Assim é possível moderar as emoções e manter o foco na comunicação inteligente e harmoniosa”, aconselha a especialista da SBCoaching (Sociedade Brasileira de Coaching), Richeli Sachetti.

2- Se preocupe com o local onde será realizado o feedback

O mais conveniente seria procurar uma sala, em que não houvesse o risco de ser ouvido, nem tampouco interrompido. Também é relevante que observe como o ouvinte reage às suas colocações. A expressão facial do colaborador irá orientá-lo se o feedback está sendo construtivo ou apenas complicando uma situação que poderia ser contornada sem grandes “atropelos” de comunicação.

3- Não comece pelos pontos negativos

Evite começar falando sobre os pontos negativos da pessoa, isso a colocará na defensiva e prejudicará o processo. Busque sempre iniciar de forma amena, para depois intensificar o assunto.

“Sempre aponto como sendo uma regra básica para que se tenha resultados positivos: fazer a crítica positiva quando visa a reforçar o comportamento ou desempenho que está atingindo o padrão desejado, e negativa quando visa a corrigir e melhorar o comportamento ou desempenho de baixa qualidade ou insatisfatório”, afirma Barbosa.

Além disso, o bom feedback não deve ser composto por palavras que levem o colaborador a se sentir julgado. “Existe uma diferença entre apresentar uma situação, relatando as consequências negativas de um comportamento que deve ser evitado no futuro, ao invés de apontar erros. Críticas não geram mudanças”, aponta Gislene Isquierdo, também da SBCoaching.

4- Questione mais e fale menos

Pergunte sobre avanços, comportamentos positivos e quais são as principais necessidades de melhorias. Indague sobre situações e atitudes corriqueiras e que comprometem o resultado final das tarefas. Caso a pessoa não mencione algum dado importante, peça licença para acrescentar.

5- Evite a palavra “mas”

Ao dar um feedback tome cuidado para não terminar um elogio com a palavra “mas”. “O ‘mas’ tem o poder de invalidar tudo o que foi dito anteriormente. Ao acrescentar um contraponto opte por dizer ‘e’. Ao invés de dizer ‘Você está cumprindo os prazos, mas precisa manter assim’, fale: ‘Você está cumprindo os prazos e deve continuar desta forma’. A diferença é grande e o efeito é muito mais eficaz”, comenta Gislene.

6- Seja objetivo

Seja objetivo nas suas explicações diante do profissional, evite a opção da dúvida e que expectativas não reais se formem na cabeça do colaborador, por isso é fundamental que se prepare para este procedimento com antecedência e para facilitar o processo de feedback, liste os itens que você abordará na conversa com o colaborador.

7- Feedback em grupo

Não há problema nenhum em se fazer uma crítica positiva geral ao grupo diante de outras pessoas, pelo contrário, há nessa atitude consideráveis benefícios. Porém cuidado, isso deve ser feito de maneira delicada e planejada, já que até mesmo elogios mal postos podem gerar problemas, principalmente em relação aos ciúmes da equipe.

Já em uma avaliação 360, o ideal é que se faça de forma individual e presencial onde você consiga englobar 100% dos colaboradores.

8- Plano de ação

O propósito do feedback é o aprendizado, resultando em novas e melhores atitudes ou mudanças de hábitos que deverão ser acompanhadas e medidas posteriormente, necessitando de novos feedbacks. “Feedback não é o gestor falar o que acredita e pronto. Trace um plano de ação com a equipe com passos definidos e clareza”, comenta Richelli.

9- O outro lado da moeda

Barbosa orienta que o líder deve se mostrar aberto para trocar ideias, caso a pessoa tenha dificuldades para realizar determinada atividade. E principalmente, quem fala também deve estar preparado a escutar a outra parte. Uma comunicação unilateral não surte os melhores efeitos. Por isso, esteja pronto para ver o “outro lado da moeda”.

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