Por: Amy Duchene

Eu costumava achar que os slides de uma apresentação servissem para reflexão posterior. Eles devem ser um guia para o apresentador, eu pensava. Apenas figuras numa tela, para dar aos olhos um lugar onde descansar, enquanto o apresentador está falando.

Como eu estava errada. Estas coisas são difíceis de escrever.

Eles servem como ajuda visual, é claro – mas, eles também precisam parar em pé por si só. Cada slide precisa equilibrar a quantidade correta de conteúdo – nem esparso demais, que pareça inacabado, e nem atulhado demais, que não possa ser lido.

Os slides precisam contar uma história e engajar a audiência.

O andamento também precisa ser adequado para fazer a mesma coisa.

Eles precisam informar e potencialmente persuadir, dependendo do resultado desejado. Independentemente de você ter 3 ou 100 slides, você precisa pensar sobre qual conteúdo você irá colocar em cada um deles, EM CADA UM DELES.

Veja algumas lições que eu aprendi (de uma forma algo dolorosa) sobre organizar apresentações claras e eficazes.

Considere o seu enredo

Em primeiro lugar, o que você está tentando dizer, ou atingir? Comece aí e trabalhe de trás para a frente, para criar a sua apresentação.

Assegure-se que o conteúdo tenha uma sequência lógica. Você pode adotar uma estrutura de três atos, para evocar emoção e persuadir a sua audiência a ficar presa nela. Ou, escolha uma abordagem de cima para baixo, na qual você começa por uma forte declaração, ou por uma grande revelação. Isto é especialmente sábio se você tiver pouco tempo, ou se a sua audiência tiver a possibilidade de sair depois dos cinco minutos iniciais (mais informação sobre a capacidade de manter a atenção mais adiante).

Dan Roam é mais bem conhecido como “a pessoa da parte de trás do guardanapo”. Ele esculpiu o nicho da sua carreira ensinando as pessoas como contar histórias eficazes – através de imagens simples. Ele também tem um grande conjunto de modelos para determinar o seu enredo. Segundo ele, há quatro possibilidades: uma linear, direta do tipo relatório; uma história que pode ser construída e que fornece mais e mais explicações à medida que você progride; uma do tipo que apresenta um obstáculo e uma abordagem sobre como supera-lo; ou apresentar uma história arrebatadora, dramática, no estilo de Hollywood, com altos e baixos (você pode ler mais sobre isto no livro dele Show and Tell).

Independentemente do que você fizer, apenas não faça os seus slides ao acaso. Todos nós já vimos quando as pessoas fazem isto numa reunião e isto é óbvio. Tenha um mapa e siga-o.

• Facilite as coisas para a plateia
• Há outra dica de um velho ditado:
• Diga-lhes o que você vai dizer a eles – este é o seu resumo inicial
• Diga-lhes – esta é a melhor parte da sua apresentação
• Diga-lhes o que você lhes disse – estes são o resumo final e a conclusão
• Isto é simples, sucinto e algo que vale a pena ser seguido para estruturar a sua apresentação.
• Considere cuidadosamente as suas imagens

As imagens são um componente integrante da apresentação. As imagens devem complementar as suas palavras. Elas também devem ser capazes de contar a história visualmente, sem palavras. Suponha que você esteja fazendo um webinar online, e que a audiência desliga o áudio para receber uma ligação telefônica. Ou, que você está no pódio de uma TED Talk, e que o som falhe. As imagens contarão a história? Dito isto, você também não quer que as imagens roubem o seu show.

Mas não se esqueça das suas palavras

O texto, as imagens e a sua voz devem ser companhia um para o outro. As suas palavras são muito importantes – tanto o que você declarar nos seus slides, como o que você falar (a partir das suas notas). Fale bastante. Isto parece óbvio, mas, algumas vezes, nós nos esquecemos disto. O seu mantra deve ser menos um jargão e mais humano. O simples não é ruim, ele é claro e eficaz.

Pessoalmente, eu gosto de escrever um roteiro nas notas, ao invés de apenas bolinhas ou fragmentos de texto. Taticamente, eu faço isto inicialmente num arquivo de texto, antes de criar a apresentação. Então, eu divido o roteiro e o coloco nos slides. Finalmente, para construir o conteúdo dos slides, eu tomo notas chave (os títulos, os produtos, os dados estatísticos) e coloco apenas isto nos slides. Lembre-se que as suas palavras – as notas e os slides – também precisam se completar umas às outras. Não seja redundante; a audiência não deve ser capaz de apenas ler o que você está dizendo (o que está escrito nos slides), mas garanta que os pontos chave ecoem. Isto é um pouco como uma gangorra – nem muito para um lado, nem para o outro lado.

Considere também a sua audiência no estágio das palavras.  Seu trabalho não é destilar o que você quer dizer – mas, para quem você está dizendo? A resposta para essa pergunta impacta o conteúdo – o vocabulário, a granulometria – da sua apresentação. Quem vai a essa apresentação? Por exemplo, é ela para altos executivos (C-suite), que você está tentando convencer a comprar os seus serviços? A linguagem deles é diferente da sua? Considere se a sua audiência pode estar aberta e cafeinada, pronta para ouvir durante 40 minutos – ou se você tem 90 segundos para transmitir os seus pontos antes que eles saiam da sala. Eu poderia falar longamente sobre audiências e, de fato, eu farei isto num próximo blog, portanto, mais sobre isto está a caminho.

Avalie a harmonia geral

Agora está na hora de dar um passo atrás e avaliar o seu trabalho até aqui. Voe para uma altitude proverbial de 10.000 pés e obtenha uma vista aérea. Como parece a sua apresentação daqui do alto?

Uma coisa é verificar o equilíbrio, como as palavras e as imagens estão funcionando em conjunto. Dê uma olhada também na estrutura geral e no layout do seu conteúdo. Há algo desajeitado, ou um texto demasiado pesado? Talvez, um pouco vazio? Anote.

Há um pequeno teste a fazer neste estágio: eu olho apenas para o roteiro e para as notas – algo para uma visão em miniatura – e avalio se a história está completa. Eu dou uma passeada pelos slides e os leio, sem um apresentador os acompanhando. Eu ainda posso entender?

Mantenha o ritmo

Agora que o conteúdo está plotado, e que a visão dos 10.000 pés foi feita, você pode passar para o estágio do acabamento fino.

Passe por toda a sua apresentação como se você a estivesse fazendo. Peça para alguém lhe dar um feedback. Quando a audiência começará a bocejar ou a verificar o smartphone?

Você definitivamente não que perder a atenção da sua audiência antes da sua conclusão; você quer mantê-la através de todo o discurso.

Como uma tática, tente espaçar a sua apresentação introduzindo quebras, como pausas para perguntas. Ou, talvez, passe um vídeo de demonstração, ou algum tipo de fato anedótico a cada poucos slides. Alguns apresentadores fazem pesquisas entre os membros da audiência sobre um fato que eles acabaram de revelar. Você não quer ser demasiado entrecortado nem um zangão. Jogue com isto e veja o que funciona.

Descarregar os extras

Você tem demasiado conteúdo? Descarregue quanto puder para que os slides fiquem bem arrumados e legíveis (talvez você tenha o começo de um e-Book com o conteúdo extra).

Você pode colocar parte do texto em campos de notas. O seu texto pode dizer bastante, para que os seus slides não precisem fazer isto.

E aproveite o apêndice. Na publicação de livros, isto é frequentemente conhecido como “matéria da parte de trás”. As páginas finais de um livro dão maior contexto, como citar as fontes originais de material ou de inspiração, e apresentar referências não fictícias. Nos negócios, este é o trabalho do apêndice da apresentação. Você também pode colocar aqui slides extras, exemplos adicionais, materiais de recurso, sugerir leituras adicionais, etc.

Apenas não atulhe tudo nos principais slides. Lembre-se: ninguém quer ler dados escritos com fonte de tamanho 5.

Use especialistas

Uma nota sobre as ilustrações, desenho e imagens: deixe para os profissionais.

Se você for bom com as palavras, as chances são mínimas que você também seja bom com as figuras (se você for, você terá mais poder – esta é uma habilidade única e muito valiosa). Mas, você tem certeza? Peça feedback honesto dos seus colegas. O que você acha das inclusões de clip-art? E das suas animações legais – elas ajudam mais que prejudicam? No mínimo, peça para alguém verificar para ter certeza que todos os estilos de fontes, tamanhos e cores estejam realmente consistentes.

Melhor ainda, pague um especialista. Um designer realmente bom não é alguém que só “faz a coisa parecer bonita”. Ele também deve ser um especialista nas ferramentas disponíveis (PowerPoint, Prezi, Keynote, etc.). Mas, ele também deve saber o que você está tentando realizar. Encontre-o logo no início – antes de escrever o texto. Peça a ele que, se possível, assista a uma reunião com um cliente, para que ele possa aprender mais sobre a estética e a direção pretendida da apresentação. E ouça as dicas do designer sobre como organizar visualmente o seu conteúdo para obter o efeito desejado.

Juntos, vocês podem criar uma apresentação mais forte.

Prepare-se para uma catástrofe

Vamos falar sobre o dia da apresentação.

É claro que antes disso, você deve ensaiar a sua apresentação. Você deve trazer água, para não ficar com a boca muito seca durante a apresentação. Ponha os pontos nos iis, cruze os tts. E coloque todos os seus patinhos em fila (Para obter mais dicas, verifique este post).

Mas, e se algo acontecer que seja pior que tropeçar nas suas próprias palavras? Imagine que você tenha preparado uma fantástica apresentação, que está belíssima e cheia de imagens e de demonstrações e de gráficos. Você trabalhou muitas horas fazendo isto. Você chega no local da apresentação e não há projetor. E agora?

Eu vi recentemente isto acontecer numa conferência. Uma sala com quase 100 pessoas esperando enquanto a apresentadora tentava adivinhar o que fazer. Ela conseguiu fazer um bom trabalho, falando de acordo com o roteiro dos slides, embora ninguém pudesse ver as bonitas imagens. Neste caso, as palavras dela foram suficientes. Talvez, a coisa não tenha ficado tão boa quanto ela esperava, mas a mensagem foi transmitida. Ela executou o plano de contingência e você também deve.

As apresentações online, em comparação com um evento ao vivo

Onde você vai fazer a sua apresentação? Será ela online, para um webinar, ou ao vivo num evento, ou numa conversa com um cliente? Os pontos básicos são os mesmos: você ainda precisa de uma boa apresentação bem organizada, que tenha um claro objetivo e você precisa ensaiar.

Mas, algumas coisas são diferentes.

Nas apresentações online, você tem um tempo limitado para capturar a sua audiência. Um recente artigo do New York Times citou uma estatística assustadora: oito segundos! Isto, quando a coisa é feita em pessoa. Imagine com que rapidez você pode perder uma audiência online – especialmente se ela for multitarefas (e é muito provável que elas sejam). Você precisará ser engajador e conciso.

Considere o que acontecerá com a sua apresentação se a audiência nem for capaz de ouvi-lo. Por exemplo, nesta capitulação online apenas, literalmente, um download – que precisará fazer o trabalho sozinho? Você tem que captura-los, ou eles estarão fora.

Considere também como ou se a sua audiência engajará com você durante a apresentação.

Eu assisti webinars online que destacavam chat (bate-papo) em tempo real – atualmente, isto é muito comum. Você precisa de alguém (outra pessoa) para monitorar as perguntas e respostas, à medida que você falar, ou reservar um tempo para perguntas no final. Uma audiência pode fazer perguntas, ou interromper quando você fizer apresentações ao vivo, mas, tipicamente, aqui o ritmo é diferente (veja as sugestões já feitas sobre deixar, nos seus slides, um espaço para perguntas e respostas).

Como escalonar

A sua apresentação está feita. Bom trabalho! Agora pense sobre todo o tempo no qual você passou preparando-a. Você não vai querer que ela seja apresentada uma vez e pronto. Eu acho que não.

Agora é a hora de fazer funcionar o seu marketing e descobrir como tirar o máximo proveito do seu investimento.

Por exemplo, se você estiver fazendo uma apresentação online, grave-a (não deixe de notificar a sua audiência que você está fazendo isto), e, então, deixe-a disponível sob demanda. Isto pode ficar na biblioteca de vídeos da sua empresa, no YouTube, ou no Vimeo.

Você também pode tomar o áudio e edita-lo para fazer um podcast.

Talvez, você possa obter uma transcrição – ou usar as suas anotações – para escrever um blog post (ou três).

Você também pode embelezar os slides e coloca-los no SlideShare. Este site atrai grande quantidade de olhos, através de busca e de compartilhamentos. Há impressionantes dados estatísticos como o fato que as empresas podem ver 500 por cento mais tráfico no SlideShare que nos grandes sites (Facebook, Twitter, YouTube, LinkedIn).

E, de qualquer modo, você deve usar imagens mordazes para gerar tráfico através dos seus canais da mídia social.

Para saber mais sobre como reciclar conteúdo, leia este post.

Agradeça (faça uma mesura)

Quando tudo terminar – a pilha de slides estiver pronta, as imagens lindas, a apresentação feita e tudo arquivado para uso futuro, está na hora de fazer uma mesura e dar os parabéns a você mesmo, pelo bom trabalho executado. Bravo!

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