Descubra os vilões da produtividade no trabalho – e como limá-los da sua rotina

Por: Lygia Haydée

Não há nada pior do que um dia de trabalho fracassado. Além de dar a sensação de que você não deu conta do recado, ele ainda acumula mais trabalho para o dia seguinte e faz com que todas as tarefas fiquem defasadas.

No entanto, é comum um dia não ser tão produtivo quanto o esperado. Mas existem formas de evitar que isso aconteça. “Temos que aprender a criar metas de longo, médio e curto prazo, e então traçar um plano para chegar lá. Além disso, é muito importante desenvolver habilidades como disciplina, priorização, planejamento e foco”, diz a coach Jaqueline Weigel.

Mas de nada adianta chorar o leite derramado. Se você percebeu que as metas estabelecidas para aquele dia ficaram longe de serem realizadas, restabeleça novas prioridades.

“Não entre em desespero ou tente ficar até as 2h da manhã para recuperar o tempo perdido. Reconheça que o dia não foi bom e planeje-se para o dia seguinte ou para os dias seguintes. Quem sabe para a semana? Saiba identificar os motivos do fracasso e tenha a disciplina de não permitir que eles se repitam. Foque no bom resultado e concentre-se no seu trabalho”, recomenda Dill Casella, especialista em desenvolvimento gerencial e empreendedorismo.

Isso tudo se houver um plano, é claro, porque a maioria das pessoas trabalha resolvendo pendências e fazendo o que outra pessoa poderia fazer. “Alguns profissionais imaginam que estão produzindo muito, quando na verdade estão se ocupando muito, e na maioria das vezes com tarefas irrelevantes”, ressalta Jaqueline. Por isso, EXAME.com levantou os principais motivos que fazem com que um dia de trabalho fracasse, explicando o que você deve fazer para fugir desses casos.

1 – Falta de planejamento

Para que você tenha um dia bem sucedido deve se planejar com um dia de antecedência, no mínimo. “O ideal é ter a antecedência de 3 a 5 dias. Que tal planejar a semana na segunda feira?”, aconselha Casella. Uma dica: use aplicativos que poderão auxiliá-lo nesse planejamento. “E tenha consciência de que é preciso disciplina e compromisso com as metas”, diz Jaqueline.

2 – Falta de preparo

É importante que você se aprofunde nos assuntos do seu trabalho ou daquela reunião importante, por exemplo, pois isso faz com que não perca tempo. “Seja proativo, faça antes o que poderá ser solicitado. Simule eventuais questionamentos”, salienta Casella.

3 – Ter perfil “esponja”

A palavra de ordem com relação à centralização é delegação, tanto de tarefas, como de funções e prazos para entrega das demandas. “Quem tem dificuldade em colocar limites e dizer não para solicitações fora do programa está fadado ao fracasso”, conta Jaqueline.

4 – Passar o dia inteiro “apagando incêndio”

Essa é outra atividade que está ligada com o dizer não, já que muitas vezes o tal incêndio não ocorre por falha sua. “Muitos pessoas agem assim por receios descabidos, e acabam ficando improdutivas”, esclarece Jaqueline. Se há falta de comprometimento de colegas, não deixe que isso influencie no seu trabalho.

“E lembre-se, também, de que não é nada bom realizar retrabalho de tarefas já consideradas finalizadas ou resolvidas”, diz Casella. Uma boa forma de fazer com que isso não aconteça é incentivar o rodízio de funções dentro da empresa, criando metas comuns para que todos se respeitem e se comprometam com suas respectivas atribuições. “Isso faz com que todos saibam da importância do seu trabalho e de suas funções. Apagar incêndio pode ser causado tanto pela falta de comprometimento de um par como pelo desconhecimento de seu próprio trabalho”, explica, ainda, o profissional.

5 – Ser muito permissivo

Ok, é importante saber atender a outras demandas que surgem no meio do expediente. Mas você não pode permitir que qualquer intervenção externa interfira no seu dia. “A baixa habilidade de lidar com adversidades faz com que um dia seja fracassado”, expõe Jaqueline.

Isso inclui desde visitas inesperadas até relatórios que devem ser feitos de última hora. “Saiba filtrar essas intervenções. Algumas são realmente importantes, como o relatório que o seu superior solicitou com urgência, mas muitas delas podem ser postergadas e evitadas”, aponta Casella.

6 – Não ter disciplina com horários

Aqui você deve se preocupar tanto com a hora de chegada ao trabalho, quanto com a falta de foco nas suas atribuições. “Trabalhe nas horas em que deve produzir. Brinque em ocasiões e momentos propícios. É claro que você não precisa trabalhar como se estivesse em um quartel, mas também não pode achar que está em um parque de diversões”, recomenda Casella.

Lembre-se de que trabalhar com alegria e em um ambiente descontraído não significa que a sua rotina deva ser solta e sem regras. “Não se constrói nada trabalhando de forma caótica”, ressalta Jaqueline.

7 – Visitar as redes sociais com frequência

Isso está ligado a pouca capacidade de priorização. “Tenha alguns horários do dia estipulados para checar as redes sociais. E não esteja com elas minimizadas enquanto realiza seu trabalho principal, pois um irá interferir no outro e a produtividade do seu dia poderá ser um fracasso”, diz Casella. Isso é válido também para a caixa de e-mails. “Não fique escravo de seus contatos. Faça o dia ser mais produtivo de acordo com suas metas diárias”, finaliza.

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