Por: Fernanda Balieiro

Que tal migrar seu cadastro de clientes do Excel para um CRM gratuito e cheio de funcionalidades?

Então você é aquele cara que domina planilhas eletrônicas a fundo e, por isso, tem o seu cadastro de clientes no Excel. É esse o seu caso? Bom, independentemente de você ser o mestre dos aplicativos de planilha ou apenas um usuário mediano, hoje em dia já não faz muito sentido manter um cadastro de clientes no Excel.

Antes de você começar a dizer que estamos exagerando, que o Excel é gratuito (e não deveria ser, né?) e que você se dá muito bem com ele, vamos te dar uma primeira boa notícia: todo trabalho que você fez no Excel é totalmente útil, relevante e importante. Além disso, ele pode ser migrado facilmente para um bom sistema de CRM.

E, depois dessa novidade interessante, com você sabendo que seus dados estão sãos e salvos, vamos te passar uma série de motivos porque você pode (e deve) mudar para um sistema CRM de alto nível, principalmente se ele tiver uma versão Freemium, isto é: gratuita…

É isso mesmo: existem excelentes aplicativos de gerenciamento de clientes e CRM totalmente grátis para sempre (não apenas para test drive!) e cheios de funcionalidades muito superiores a qualquer planilha eletrônica!

7 motivos para migrar seu cadastro de clientes Excel para um CRM

Confira todos os outros motivos e, no final do post, responda com sinceridade se já não está na hora de adotar o cadastro de clientes em um aplicativo na nuvem?

1. Sua planilha está fixa em uma máquina: difícil de acessar

Difícil de acessar, de compartilhar, de atualizar, de saber se está usando mesmo a última versão, se alguém mexeu sem autorização e desconfigurou tudo…

Mesmo que sua planilha esteja em um servidor ou seja um arquivo colaborativo, isso não vai resolver seus problemas.

Estatísticas, dados, gráficos e outras funcionalidades têm de ser configuradas “na unha”, demandando horas de programação por algum funcionário qualificado.

Isso se sua empresa contar com alguém que realmente entenda de Excel. Caso contrário, terá apenas uma lista de nomes, telefones e endereços difícil de de acessar e de atualizar.

2. Controle de follow-up

Ter uma lista centralizada de contatos é o mínimo que se espera de um sistema de CRM e o máximo que muitos conseguem com um cadastro de clientes no Excel.

Quantos negócios não são perdidos porque um vendedor esqueceu de retornar um telefone ou enviar um e-mail? Sistemas de CRM modernos enviam alertas de follow-up além de permitir que o gestor ou empreendedor fiquem atentos ao desempenho de sua equipe em tempo real.

3. Gerenciamento eficiente da carteira de clientes

Quem, de tantos nomes lá no seu cadastro de clientes Excel, está só pesquisando o assunto, quantos já se interessaram de verdade pelos produtos e serviços de sua empresa, qual o número deles que pediram orçamentos e qual o montante de clientes que estão analisando uma proposta firme?

Se você souber tudo isso, como um bom sistema de CRM costuma proporcionar, é possível calcular quantos telefonemas um vendedor precisa fazer em média para fechar um negócio ou até mesmo prever uma estimativa de quantos contratos serão fechados até o fim do mês.

Bastante útil, não acha?

4. Você sabe o que seus vendedores estão fazendo neste momento?

Seu cadastro de clientes no Excel diz o que seu vendedor tem agendado para aquele dia? Tem como você saber onde ele está ou mesmo enviar uma atualização em tempo real sobre um dado importante daquele cliente? Sistemas de CRM permitem isso, de forma interativa e colaborativa, sem necessidade de enviar e-mails.

5. Mobilidade e acesso remoto

Imagine que seu vendedor acabou de fechar uma venda. Com ajuda de um dispositivo móvel, seja um tablet, smartphone ou notebook, ele já pode atualizar os dados no sistema, permitindo não só que você conheça sua performance em tempo real, mas tome outras providências, como atualizar o fluxo de caixa ou solicitar mais unidades de determinado produto para a linha de produção.

6. Determinação e controle de metas e incentivo

Com um bom software de gestão do relacionamento com o cliente é possível verificar com facilidade quais vendedores atingiram suas metas e, mais que apenas ver quem vendeu mais, você poderá descobrir quem fez mais visitas, telefonemas, reuniões, enviou mais orçamentos, propostas e diversos outros parâmetros que podem ajudar não só a premiar quem trabalha mais, como a definir estratégias e planos de vendas, entendendo quais ações estão gerando mais fechamentos de negócios.

7. Trabalho em equipe e resultados

Com um sistema centralizado todos na equipe estão sempre em contato entre si e contam com as últimas informações atualizadas. Assim, fazer propostas, orçamentos ou atender chamados de clientes se tornam tarefas muito mais ágeis e colaborativas, trazendo mais satisfação aos clientes e melhores resultados para o seu negócio.

E aí, depois de todos esses 7 motivos, se convenceu que já é hora de adotar um sistema CRM para substituir sua planilha Excel de controle de clientes?

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