As reuniões são uma das ferramentas orais que as empresas utilizam para atingir objetivos de comunicação, porém há muita gente utilizando mal o recurso, ao ponto de causar arrepio na espinha ao receber o comunicado de que haverá reunião. Algumas dicas ajudam a conduzir melhor essa ferramenta, desde o momento de chamar até o de se despedir dos participantes

Por: Wanessa Magalhães

Os meios de comunicação oral além de serem universalmente utilizados por todos os seres humanos, independentemente de suas culturas, são também os mais utilizados. Basta você pensar em quantas vezes já se expressou oralmente desde que acordou hoje ou tentar o simples exercício de contar quantas vezes vai se comunicar via oral, ao longo do dia. Certamente você vai se perder na contagem.

Embora a comunicação escrita tenha avançado bastante, ainda não supre aqueles momentos em que o assunto é mais delicado e precisa de uma abordagem mais cuidadosa, com menos variação de interpretações errôneas ou ainda não atende à necessidade de esclarecer, por completo, aquelas dúvidas sobre algo que verbalmente seria esclarecido com maior veemência.

As reuniões são uma das ferramentas orais que as empresas utilizam para atingir esses objetivos de comunicação, porém há muita gente utilizando mal o recurso, ao ponto de causar arrepio na espinha ao receber o comunicado de que haverá reunião. São necessárias técnicas especiais para conduzir reuniões. Reuniões não preparadas correm o risco de se tornarem longas e sem resultados efetivos.

Aqueles pensamentos como “vou perder meu tempo”, “o assunto não tem nada a ver com meu setor” ou ainda “isso já não foi discutido?”, não são incomuns entre os participantes da reunião, portanto, para evitar que sua condução seja um desastre, procure seguir algumas dicas que vão melhorar sua fama de condutor de reuniões, preocupando-se com o começo o meio e o fim do processo:

1 – Convoque formalmente, por escrito, com antecedência prudente:

Uma reunião é um encontro formalizado, portanto, sua convocação necessita de uma convocação registrada, seja através de e-mail, memorando, mensagem de celular ou qualquer outro meio escrito que a empresa utilize. Fazer o chamamento informalmente via recadinho de corredor, e /ou às pressas, é pedir que não atribuam importância, “esqueçam” ou que gerem desculpas do tipo “não fui avisado”. Não será inesperado que a quantidade de participantes na reunião seja bem abaixo da necessária, quando há a convocação indevida. Organize-se para convocar reuniões com, pelo menos 72 horas de antecedência. Não transforme as reuniões emergenciais em rotina.

2- Elabore uma pauta e, se possível, encaminhe com antecedência:

A pauta é um norte para o que será discutido naquele momento. Basta listar os assuntos que serão tratados, objetivando a manutenção do foco. Quando não há pauta, discute-se muito e resolve-se pouco. Os participantes acabam saindo com a impressão de não saberem exatamente o que foram discutir naquela reunião.

Encaminhar a pauta com antecedência aos participantes lhes dá a chance de virem preparados com dúvidas ou contribuições a serem feitas sobre o assunto. Eles sabem exatamente o que será discutido ali, transmitindo, implicitamente o recado de que assuntos não contidos no rol planejado, devem ser tratados em particular, antes ou após a reunião.

3- Reflita sobre a necessidade da reunião: custos e tempo:

A reunião é uma das ferramentas de comunicação de uma empresa, não a única. Algumas empresas adquiriram o hábito de fazer reunião para tudo, esquecendo que há outras ferramentas que suprem a mesma necessidade a custos menores e num menor gasto de tempo, como envio de e-mail/memorando. Se há o receio dos participantes não lerem, deve-se criar um mecanismo de comprovação, como um termo de responsabilidade de leitura ou algo dessa natureza. O que não pode acontecer é a convocação desnecessária de reuniões, pelo simples hábito, diria mau hábito. O hábito de fazer as pessoas perderem tempo não é bem-vindo quando o tempo talvez seja a moeda mais valiosa do mundo empresarial. Antes de convocar para uma reunião, pense com muita responsabilidade: é realmente necessário parar tudo para isso? Se a resposta for “sim”, vá em frente.

4- Evite exceder uma hora de reunião:

Há vários tipos de reunião, desde a informativa, cujo objetivo é, como o próprio nome ressalta, informar sobre algo previamente já decidido, à de discussão, onde há espaço para objeções, novas ideias, etc. O teor de cada reunião pode influenciar na variação do tempo que ela pode englobar. Já pude participar de reuniões extremamente eficientes que duraram vinte minutos e reuniões fundamentalmente improdutivas que duraram três horas. A questão é compreender que, após uma hora, o nível de atenção dos indivíduos tende a diminuir. Se for preciso estender um pouco mais de uma hora ainda é possível, mas jamais exceda as duas horas ininterruptas de reunião, por mais interessantes que sejam os assuntos.

5- Evite horários inconvenientes e interrupções:

O horário das reuniões é outro calo para os condutores e participantes. Virou rotina reunir-se pré-expediente ou pós-expediente, que são considerados horários, no mínimo, inconvenientes. Pedir que os funcionários cheguem mais cedo ou saiam mais tarde implica em mais um fator de rejeição às reuniões. Por tendência os indivíduos comparecem menos “felizes” nesse encontro, o que já reduz o nível de produtividade do mesmo, além de poder envolver desgastes de outras naturezas, por estarem fora do horário de trabalho.

Portanto, cabe mais uma vez refletir sobre o item anterior: se o conteúdo da mensagem é realmente importante o suficiente para ser transmitido através dessa ferramenta reunião, vale procurar um horário, dentro do expediente, para reunir os participantes, ainda que as atividades do negócio parem e parem mesmo, por completo, evitando interrupções de telefonemas, saídas ou qualquer outra interrupção. Tudo em prol do gasto do menor tempo possível usado para a reunião.

6- Resuma, em voz alta, as decisões ou informações da reunião:

Para encerrar o encontro, deixe claro para os participantes, o que foram fazer ali. Do mesmo jeito que receberam a promessa de assuntos, por meio da pauta, gere uma espécie de prestação de contas, para que eles sintam que cada item foi abordado e resolvido, e seu tempo foi usado devidamente. Por exemplo: se na pauta um dos itens era “Treinamento para uso de novos equipamentos” e, durante a reunião, o mês e o responsável pelo treinamento foram definidos ou informados, deixe claro ao término.

7- Registre o ocorrido, gere a ata:

A ata registra absolutamente tudo o que ocorreu no encontro formal. Além de acumular a história dos encontros, que serve para vários fins, como o esclarecimento de alguma decisão passada, ou serve de base para um novo gestor que assuma o departamento e queira se manter a par dos últimos acontecimentos, ainda serve para ser enviada àqueles setores ou àquelas pessoas que não são atingidas diretamente pelo que foi discutido em reunião, mas é bom que se mantenham atualizadas, por serem ligadas ao setor que foi reunido. Para não chamar pessoas desnecessárias à reunião, apenas envia-se a ata, para que leiam e fiquem informadas do que ali foi decidido ou comunicado e pode afetar, mesmo que indiretamente, o seu trabalho.

Conduzir reuniões é uma arte porque envolve pessoas. Utilizar essas técnicas ou dicas facilita a missão de atingir objetivos através das pessoas. Um bom condutor compreende que uma reunião produtiva geralmente é rápida, tem um objetivo a ser alcançado e gera algum tipo de ação futura. Agora é só aplicar.

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