Referente ao meu artigo postado aqui no Blog com o título Contingência – Improviso Eficaz!, recebi algumas dúvidas por email, colocações, exposições de experiências muito interessantes, e até discussões visando à ampliações do tema. Agradeço a todos que de algum modo leram e contribuíram. Com isso, resolvi elencar algumas das questões que acreditei ser importante responder nesta segunda parte (clique aqui para ler o artigo Contingência – Improviso Eficaz! Parte I).

Dentre as colocações que recebi, houve o questionamento a respeito de rotular a Contingência como improviso, sugerindo o esquecimento da complexidade e organização no planejamento da mesma. Quando assim o fiz, quero que os leitores saibam, estava cuidando de não expor a tal Contingência como algo efetivo e permanente, como menciono no próprio texto anterior. Talvez eu tenha dado esse “tom” a abordagem, por que em várias empresas que conheci, percebia um comportamento  curioso nos “sponsors” do Plano Contingencial. Os quais, ansiavam para que o Plano pudesse ser testado. Vale dizer que isso significava: algo dar errado em algum momento! E ainda, quando ocorria o uso do Plano, esses “sponsors” adotavam a Contingência como filha que devia ser nutrida e mantida à base de uma permanência justificada.

Reforço meu reconhecimento no valor, trabalho, esforço e organização que está por trás dos Planos de Contingências eficazes.  E espero poder mostrar a mesma visão ampliada aqui neste texto, enquanto respondo as perguntas que: recebi, elenquei e comentei.

Desejo a Todos uma Boa e Produtiva Leitura.

Plano B seria como que tornar previsível o imprevisível?
Sim, o Plano B tem como “patrono” Murphy e sua amplamente conhecida “lei”, que diz: ‘Se algo pode dar errado, certamente dará’. Parece negativista o comentário e até mesmo a lei na essência. Mas encaro a tônica dessa da Lei de Murphy, um convite para focarmos na Contingência, porem não sendo simplista ao crer que tudo nas ações e na vida terão como pano de fundo um céu azul de brigadeiro. Por que não é. Assim, quando alguma surpresa ocorrer, o desconforto vier, o não planejado se narrar, devemos ter uma alternativa que nos socorra – O Plano B. Um bom Plano B é feito quando tentamos prever todas as variáveis…

Como fazer uma previsão de riscos com vistas a um planejamento?

Bom, primeiro deve-se observar as seguintes questões: “quem” e depois “para que” deseja o planejamento?  Uma pessoa, para que não seja surpreendida em uma viagem ao exterior, ou uma empresa, para que não seja surpreendida com a falta de energia enquanto suas atividades comerciais estiverem em andamento. Para cada uma delas há um Planejamento específico, mas que podem seguir as mesmas premissas apesar de situações bem distintas. Definido “a quem” e “ao que” se aplicará o planejamento, o próximo passo é elencar todas as atividades, desde as mais simples até as mais complexas – ex. no caso de uma loja: abrir a porta da loja; acender as luzes; limpar a vitrine; checar o estoque. Após isso, aconselho fazer uma Matriz de Risco, onde haja em uma coluna a Prioridade mensurada em Grau de Importância a essas Atividades já listadas e outra coluna que tenha a suscetibilidade de Risco/Possível Problema (probabilidade de ocorrência do evento).  Aquelas atividades que “pontuarem” mais, somando-se os pesos Prioridade X Risco de ocorrência, devem obter atenção especial e estas serão as “elegíveis” a terem Contingência. Algumas perguntas chave podem ajudar na estruturação de uma Contingência utilizando a Matriz de Risco, são elas: Aonde se aloca 80% do meu “RISCO”? Quais são atividades que tem maior “peso vital” ou seja, quais são “PRIORITÁRIAS”? Tendo a Visão dessas respostas, ainda auxiliado pela Matriz que indiquei, você poderá montar seu Planejamento Contingencial com maior segurança e menor custo, pois alocará esforços e investimento onde o negócio “carrega maior peso prioritário e maior peso no risco”.

Como se prevê custos?

A resposta a essa pergunta é complementar ao que disse anteriormente. Se mantivermos a sugestão de um ponto de corte na Matriz de Risco, com 80% elegível ao Planejamento Contingencial conforme sugerido – haverá um custo pautado para os 80%. Caso decida-se por encurtar o ponto de corte para 65% elegível, os custos diminuirão, uma vez que haverá 15% a menos de Riscos a serem “cobertos” pela Contingência. Imaginemos que um Hospital tenha a necessidade de um Gerador para conter eventuais quedas de energia. Se optar instalar o Gerador em 100% dos serviços que ele oferece, o custo será maior. Se optar apenas pelos serviços essenciais e emergência, esse custo cairá significativamente. Entretanto uma alerta: quanto menor a “cobertura” do seu Plano Contingencial, maior o seu Risco. Até por que ambos estão diretamente co-relacionados. Ou seja, a Relação do Custo X Risco é muito sensível.

Como manter ativo esse plano de contingência, não deixando cair na inércia?

Se que o ”cair na inércia” nos conduzir ao sentido de “Enferrujar” o Plano Contingencial, penso que haja meios para não permitir que essa “ferrugem” venha corroer o plano. Observemos um exemplo extraído dos equipamentos para contenção de incêndios, especificamente um bem conhecido: extintor de incêndio. Não me recordo em todos anos nos quais atuei em empresas que tinham diversos equipamentos preventivos, haver visto o uso ou ter utilizado esse equipamento. Mas isso não rotula ou desqualifica o extintor como algo que “caiu na inércia”. Sabemos de casos onde ele foi e é determinante para situações preventivas no combate ao foco inicial de chamas. Portanto, além das questões legais, recorremos a um histórico de probabilidade para manter o extintor ali exatamente onde está.

Observamos também que, o extintor é um excelente exemplo quanto a questão da inércia, por que periodicamente são revisitadas as datas de uso, e suas cargas são renovadas, objetivando não depreciação e bom funcionamento, apesar do não uso. O Plano Contingencial deve seguir o exemplo do extintor de incêndio: se o Risco tem uma existência perene e ainda é pontuado com peso significativo na Matriz de Risco, a Contingência deve continuar a existir – sendo revitalizada e testada, mas continuar a existir mesmo que ainda, não utilizada.

Um plano dessa natureza deve manter uma constante atualização e um alerta para novos e futuros riscos?
Quanto a atualização, sim – como vimos na resposta acima. Devemos revisitar e revitalizar o Plano Contingencial, checando se está “dentro do prazo de validade” e mais do que isso, se ainda é aplicável à realidade e cenário atual da Matriz de Riscos. Esta última pode ter mudado, e assim o Plano deve ser adequado ao novo cenário. Manter a Matriz de Risco sempre atualizada, traz economia, previsibilidade e segurança para as empresas. Por que com a Matriz apontando para o presente e futuro de reais possibilidades, as empresas se preparam melhor, descontinuando as “velhas práticas contingenciais” para que essas não gerem custos desnecessários e se adequando a novas práticas e necessidades. Sem contar nos ganhos indiretos de expertise, por promover um maior conhecimento no ambiente interno e externo do negócio em que se atua. Pois a própria montagem do Plano, sugere que o Corpo de Governança da empresa, tenha que fazer um apanhado geral das atividades que a movimentam. Nessa etapa, exercitar um olhar de dentro para fora, e vice-versa avaliando o mercado, se torna imprescindível para um Plano aderente e eficaz.

Há vários exemplos de atualização nas Contingências que ocorrem em sua maioria,  impulsionados pela mudança de tecnologia. Um que posso citar é a prática de estocar fitas de máquina de escrever ou como também é conhecida, máquina de datilografia! Um equipamento importante para empresas na década de 80, em geral em bancos e cartórios seu uso era imprescindível. Imaginem se o “parque tecnológico” de um cartório, que era composto de máquinas de escrever, vídeos de microfilmagem, máquinas de xerocópias, etc, não tivessem como repor as fitas de máquinas de escrever? Como seriam registrados os nascimentos, casamentos, títulos, entre outros serviços? O Cartório entraria em colapso, e a maior parte das suas atividades não seriam executadas.

Entretanto atualmente, o cenário e o ambiente tecnológico mudaram. Imaginemos esse ambiente – o cartório – e pensemos na Matriz de Risco sendo refeita, mesmo que instintivamente. Em algum momento alguém deve ter citado a não necessidade de se adquirir mais fitas para máquinas de escrever, pois essas haviam sido substituídas por outro tipo de tecnologia – os Computadores. Estes computadores, alimentados de energia elétrica e um assessório significativo chamado de impressora, seriam comprovadamente suficientes.

Assim, nossa querida e saudosa máquina de escrever, ou de datilografia, que imprimia e escrevia ao mesmo tempo – on line, aliás on time – mesmo sendo uma só… Não teve poder de sedução para deter esses 2 equipamentos robustos, charmosos e novos : computador e a impressora. Eram demais para ela ! Acabou se aposentando e hoje “esta senhora” perfila em museus e na memória daqueles que, como eu se orgulhavam do diploma de datilografia onde o atestado de eficiência pessoal no equipamento pontuavam seus 115 toques por minuto, ou mais !!

Bem, o assunto “Contingência” é amplo, e falar a respeito de Previsão e Mensuração de Risco para Contingência é igualmente abrangente. Não tenho a pretensão de explorar todas as situações nesses textos, exaurindo o tema. A idéia foi compartilhar aqui, pontos importantes obtidos em algumas experiências significativas a respeito de Contingência, obtidas no passado.

Ao meu ver a “Boa Contingência” é assim: discreta como o extintor de incêndio, provedora de expertise como a preparação do Bug do Milênio, constante e efetiva como o step dos nossos carros. Elas devem ser revitalizadas, montadas e calibradas, não para que usemos sempre tornando-as parte do cotidiano em nossas vidas… mas para garantia de continuidade quando eventuais surpresas ocorrerem.

Erdel Santos

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