Coletar e registrar dados de clientes é uma tarefa desvalorizada, principalmente em empresas pequenas ou médias. Você não tem tempo para cuidar disso, precisa focar no que traz dinheiro para o caixa, para pagar as contas. Você pede do cliente os dados que precisa para emitir uma nota, dados do pedido e acabou. Nunca mais olha para esses dados, que para você só importavam no momento de fechar a venda.

Mas pensando assim você está perdendo a oportunidade de melhorar seu negócio e aumentar o dinheiro que entra no seu caixa. Sua empresa não precisa ser uma multinacional gigante para utilizar todo o potencial dos dados de seus clientes.

Além dos dados que você precisa coletar, existem muitas outras informações que, se você conseguir obter do cliente, podem ser utilizadas para criar campanhas futuras e gerar mais vendas. Você pode por exemplo registrar o sexo de seu cliente e no dia internacional da mulher enviar uma promoção especial para clientes do sexo feminino. Ou coletar a data de aniversário para enviar uma mensagem de parabéns. Mesmo que essas ações não gerem novos negócios diretamente, elas mantém sua empresa na memória de quem já teve contato com sua empresa, o que pode fazer com que no futuro, caso eles precisem, se lembrem de você.

Entender como seus clientes descobriram sua empresa, vai te ajudar a investir mais no que está funcionando e parar de desperdiçar dinheiro e tempo no que não dá resultado, e por isso, este é um dado que você deveria tentar coletar de seus clientes. Se um anúncio em uma revista gera novos negócios, você pode anunciar em outras revistas, ou fazer um anúncio maior. Nem sempre é fácil conseguir essa informação, porque muitas pessoas que foram expostas ao seu anúncio não vão te informar sobre isso, mesmo que você faça aquelas pesquisas que poucas pessoas respondem. Uma ideia para medir isso no caso de um anúncio impresso é oferecer um brinde para quem trouxer o anúncio, mas cada tipo de campanha vai exigir um pouco de criatividade para que você consiga medir seus resultados. Isso é aplicação de práticas de marketing que as maiores empresas utilizam.

Dados sobre vendas muitas vezes ficam presos apenas nos sistemas de gestão ou faturamento, ou apenas nas notas fiscais emitidas, quando poderiam ser usados para gerar mais oportunidades. Por exemplo, se você tem uma mecânica ou loja de auto-peças, você pode entrar em contato com alguém que comprou um escapamento há dois anos atrás, se souber que esse tipo de peça precisa ser trocada a cada dois anos (atenção: eu não faço ideia de quando um escapamento precisa ser trocado, este é um blog para pequenas empresas, não um blog de mecânica de automóveis).

Com os dados registrados de vendas, você pode começar a tentar entender melhor seus clientes, tentar enxergar padrões. Pode descobrir por exemplo que muitos clientes que compram um produto X costumam comprar outro produto Y junto, e oferecer esse outro produto Y para todo cliente que comprar o produto X. Esse nível de entendimento de seus dados pode ser alcançado com variado nível de sofisticação, dependendo de quanto tempo e recurso você estiver disposto a investir. Desde você mesmo olhando para os dados começar a notar esses padrões até softwares de mineração de dados que utilizam estatística e computação para encontrar esses insights.

Todos os dados que você mantém sobre seus clientes também podem ajudá-lo a prestar um melhor atendimento, e um cliente bem atendido sempre pode fechar mais negócios ou até indicar sua empresa para novos clientes.

Ao coletar dados de clientes é preciso tomar cuidado com o equilíbrio entre conseguir dados úteis o suficiente e não transformar cada interação com o cliente em um interrogatório. Para não desperdiçar esforços coletando dados demais, o melhor é se planejar, pensar com antecedência o que você pretende fazer com esses dados, que tipo de informação seria útil aprender sobre seus clientes. E você sempre tem a opção de mudar de ideia e se adaptar conforme vai aprendendo mais sobre eles, deixar de coletar dados que não vai mais usar e começar a perguntar sobre outras coisas.

Pela natureza dinâmica desses dados, não é muito interessante utilizar papel para registrar esse tipo de informação. A flexibilidade de incluir os campos que você julgue necessários e a facilidade de procurar e filtrar por essas informações são duas características importantes para que você tenha respostas rápidas utilizando os dados de seus clientes, gastando mais tempo em suas ideias de como gerar mais receita do que manipulando um monte de dados. Isso é possível utilizando tanto planilhas eletrônicas, bancos de dados simples ou sistemas de CRM, como o Arivo CRM.

Cultivar os dados de seus clientes é um investimento de médio a longo prazo. O mais difícil de aplicar isso a sua empresa é criar a mentalidade de que esse trabalho que você está fazendo agora pode dar frutos no futuro.

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