Todos os projetos de uma empresa são definidos pela política que ela adota para lidar com os riscos. E por mais ampla que seja, a estratégia de mercado como um todo também sofre a influência dessas pequenas decisões. Um plano de mitigação de riscos é uma etapa essencial de qualquer projeto e, se for bem-feito, vai levantar dados confiáveis, permitir uma análise correta desses dados e te indicar o caminho mais racional.

A palavra “mitigar” significa atenuar, enfraquecer ou diminuir. Basicamente, o assunto deste texto é como diminuir o impacto e probabilidade dos riscos em um projeto que esteja sob a sua responsabilidade.

Você provavelmente se perguntou em que circunstância vai querer apenas reduzir um risco se a sua real intenção deveria ser cortar o mal pela raiz e não correr risco algum. Eis aí a questão central de um plano de mitigação: ele se destina, principalmente, a reduzir os efeitos das ameaças que não são possíveis reduzir a zero.

Vamos entender melhor as estratégias para lidar com os riscos de um projeto, como e em que ponto um plano de mitigação se insere na gestão desses riscos. Acompanhe:

Entenda como estruturar as estratégias

Alguns dados de pesquisas recentes mostram que tipo de perigos preocupam executivos de grandes empresas. Falar em “risco” imediatamente os leva a pensar em ataques cibernéticos, atrasos, perdas financeiras e de ativos, questões competitivas e, em casos extremos, manchas na reputação.

Mas há também riscos positivos e benéficos. A palavra “risco” pressupões qualquer evento a que você se exponha e que pode afetar o funcionamento do seu projeto para o bem ou para o mal. Em ambos os casos, você deve estar preparado para ele, de modo que tome decisões antecipadas.

Para dar início a uma boa estratégia de gestão de riscos, a primeira coisa a se fazer é um levantamento de todas as ameaças possíveis. Para que nada escape, faça um brainstorming com toda a equipe, peça opiniões e pesquise. O importante é que nenhum ponto, por menor e mais absurdo que pareça, passe despercebido.

Depois disso, separe aqueles que lhe parecerem mais prováveis e escolha a melhor forma de lidar com cada um. Veja as possibilidades para fazer isso:

Deixe os riscos que é melhor aceitar

Aceitar um risco é assumir que ele existe e tocar o projeto adiante. Esse tipo de postura costuma ser adotada quando o gestor de projetos avalia que, caso o risco se confirme, seus efeitos não serão significativos se comparados ao benefício que o projeto trará.

Além disso, pode ser que haja muitos perigos e, pelo bem de otimizar suas ações, você decide não agir sobre os riscos baixos e se concentrar nos médios e altos.

Evite os riscos que puder

Essa é o oposto da anterior. Ao evitar um risco, você muda um ponto na estratégia para que a possibilidade de esse risco se confirmar chegue a zero.

Se pensarmos bem, é uma medida extrema e, até certo ponto, conservadora, já que todo projeto corre algum risco — e, sem corrê-los é impossível colocar boas ideias em prática e implantar soluções inovadoras.

No entanto, é interessante deixar esse tipo de opção para último caso, quando você avaliar que o impacto do risco é absolutamente negativo ou que o benefício do sucesso do projeto é muito pouco. Eles podem ser evitados, também, adiando ou adiantando certas etapas dos projetos, nos casos em que mudanças nos prazos te deixem menos suscetível.

Um bom exemplo é quando você evita realizar uma contagem de estoque num período em que as vendas crescem, para não sobrecarregar seus vendedores e prejudicar o atendimento.

Transfira riscos, quando for possível

Como o nome indica, o que se faz aqui é repassar as responsabilidades pelo risco. Não importa se você simplesmente designa um setor para cuidar disso ou se terceiriza uma empresa.

Se optar por um serviço de terceirização, vale a pena se resguardar ao máximo e incluir cláusulas no contrato que repassam também os prejuízos financeiros relativos àquele risco para a empresa que você for contratar. As manchas na reputação que um erro pode causar, no entanto, vão incidir sobre ambos.

Mitigue os riscos que vale a pena correr

Eis aqui o nosso foco. Mais adiante vamos te dar estratégias para diminuir a probabilidade e o impacto dos riscos sobre um projeto. Isso vai ser feito numericamente, o que vai te ajudar a comprovar seus resultados para a equipe, investidores, gestores e clientes.

Explore os riscos benéficos

Suponha que você tenha constatado que, em um determinado período, as vendas da empresa podem aumentar tanto que simplesmente não haja funcionários suficientes no setor para acompanhar essa demanda. Além de ser um risco benéfico, é possível que você conclua que não vale a pena contratar funcionários antecipadamente, pois isso significa novos custos e esse risco pode não se confirmar.

Em um caso como esse, o ideal é explorar o risco, isto é, tocar o projeto ao encontro dele e colher as vantagens, caso se confirme.

Que tipo de resultado pode ser previsto?

Agora falando especificamente de um plano de mitigação de riscos: como mitigar é diminuir a probabilidade — chance real, em números, de um risco se concretizar — e o impacto — o resultado ruim possível caso o risco se confirme —, é preciso ser objetivo e medir os resultados de forma precisa.

Resultados qualitativos

Podemos classificar os riscos em categorias para escolher melhor como mitigá-los. Por exemplo, você pode atribuir valores como BAIXO, MÉDIO ou ALTO para cada risco e começar a trabalhar para reduzir os mais altos, depois voltar sua atenção para os médios e baixos, nessa ordem.

Esse tipo de divisão ajuda muito se o tempo for curto, já que te permite focar em ações para mitigar os riscos certos. Se faltar tempo no final, você vai ser obrigado a aceitar os riscos menores, o que não deixa de ser uma boa estratégia.

Resultados quantitativos

Mas é possível tocar todo esse processo de modo bem mais eficiente do que isso, principalmente se a sua equipe é experiente ou você tem um tempo maior.

Para gerar resultados quantitativos, o que você deve fazer é atribuir valores de 1 a 10 para a PROBABILIDADE de cada um dos riscos que você detectou. Já que a ideia aqui é ser perfeccionista e minucioso, você pode criar uma tabela e organizar seus riscos de maneira decrescente, deixando os mais ameaçadores no início.

Se a sua lista for muito extensa, atribua também casas decimais (classificando-os entre 1.0 a 10.0, por exemplo). Para projetos curtos e com muitos riscos envolvidos, alguns décimos definem qual risco vai ser mitigado e qual vai ser aceito.

Faça o mesmo com o IMPACTO dos riscos, de modo que a sua tabela apresente esses dados em duas colunas, lado a lado.

Resultados e planejamento de respostas

Pronto. Agora é possível fazer um cálculo que considere numericamente a probabilidade de um evento acontecer e o impacto desse evento caso ele aconteça. Isso te permite começar a planejar respostas para aqueles eventos que são ao mesmo tempo muito prováveis e têm grande impacto, em seguida planejar como responder aos que são apenas muito prováveis, depois os que têm apenas um grande impacto e assim por diante.

Você pode também atribuir um número único para cada risco, por meio da fórmula RISCO = PROBABILIDADE x IMPACTO. Depois de todas essas etapas, você terá uma ordem precisa dos possíveis eventos na sua tabela. Ou seja, já está pronto para começar a planejar as respostas para eles.

Repare que essa abordagem numérica torna todos os procedimentos incrivelmente racionais, mas, ao mesmo tempo, deixa tudo mais complexo e demorado também. Daqui a pouco vamos te dar uma boa opção para conseguir dados muito mais rápido e de forma bem mais confiável.

Monitoramento de resultados

Os riscos que incidem sobre um projeto não são imutáveis. Se você fez todos esses cálculos no início do ano e, dois ou três meses mais tarde as condições econômicas do país ou da sua empresa mudam para melhor ou pior, alguns riscos vão se tornar mais e outros menos prováveis. Além disso, qualquer mudança afeta também a previsão do impacto de cada um.

Por esse motivo é que é altamente recomendável que você monitore os resultados que encontrou ao longo de todo o projeto. Só assim vai ter certeza de que um lance do acaso não tenha mudado alguns detalhes muito significativos da sua planilha.

Análise de dados e comportamentos

Há algumas outras análises importantes a se fazer desses dados que você levantou. Por exemplo, ao somar todos os valores dos riscos dos projetos e dividi-los pelo número de riscos você obtém o RISCO GERAL DO PROJETO, que é um dado importantíssimo para avaliar se ele continua valendo a pena ao longo do tempo.

Além disso, a partir do momento em que você aplica o seu plano de mitigação — toma medidas para diminuir a probabilidade de cada ameaça e também para reduzir o impacto de cada uma delas, caso aconteçam — os números isolados de cada risco diminuem e, associado a eles, o risco geral do seu projeto também.

Pronto, você chegou numa maneira altamente técnica, mensurável e comprovável de medir os riscos do seu projeto. Se conseguir colocar seu plano de mitigação em prática dessa forma, seus sócios, colaboradores e superiores vão entender muito bem do que você está falando e se convencerem com seus argumentos.

O uso de softwares para levantamento de dados do plano de mitigação

É bem possível que algumas perguntas tenham passado pela sua cabeça até aqui. Primeiro, como medir tanta coisa de forma tão dinâmica — já que vários fatores alteram a configuração dos riscos ao longo do projeto — e não se perder com tantos dados?

E como evitar erros na coleta, armazenamento, interpretação e cálculo desses dados?

Não há como negar que o uso de softwares específicos para essas tarefas vão ajudar muito a lidar com esses dados de forma mais segura, sem erros e, o que é melhor, sem precisar gastar o tempo que você gastaria armazenando-os manualmente. Além de todas essas vantagens, um software também gera muita economia de dinheiro e reduz drasticamente a possibilidade de erro.

Dependendo do tamanho da sua empresa e da complexidade do serviço que ela oferece, pode ser necessário contratar ou realocar vários funcionários para se responsabilizarem por um plano de mitigação bem-feito.

Se estiver ao seu alcance reunir recursos para investir em um software que faça toda essa medição e disponibilize resultados precisos de forma imediata para você, pode ter certeza de que vale o investimento.

Como o uso da Data Science contribui para as empresas

Como acabamos de dizer, volumes enormes de dados que poderiam sobrecarregar uma equipe inteira — e deixar gestores perdidos no processo de tomada de decisão — podem ser processados em alguns segundos por um software simples de operar.

Talvez você já conheça esse conceito: é o Big Data, que é cada vez mais utilizado por empresas de grande porte. Para que se tenha uma ideia, a expectativa é que, no ano, o número de empresas que vão investir mais de 50 milhões de dólares nesse conceito cresça de 6 para 26%.

No entanto, armazenar e organizar toda essa enormidade de dados pode ser um bom começo, mas vai ser necessário algo mais.

Primeiro porque não são todos os números que importam para e um projeto e, ainda, porque o ponto crítico de um plano de mitigação é a forma como esses números vão ser interpretados e utilizados nas decisões. Aqui entra outro conceito muito importante para a análise de dados das empresas, o Data Science.

Ele é que vai permitir os “insights”, como os cientistas de dados chamam as decisões e ideias inovadoras baseadas na interpretação certa dos dados certos. Vamos entender melhor o funcionamento do Data Science e como ele ajuda na execução de um plano de mitigação e em diversas outras áreas de uma empresa:

Obtendo informações

Com o procedimento do Big Data, um volume inimaginável de dados é localizado e armazenado em alguns segundos. Podem ser números dos seus concorrentes, indicadores econômicos, planilhas de custos com inúmeras variáveis e outras opções muito mais complexas.

Fazendo as perguntas certas

O Data Science aplica inteligência artificial de última geração na análise desses dados. Um software inteligente é capaz de aprender a cada análise e o seu refinamento aumenta a cada vez que desempenha essa tarefa. Fazendo as perguntas certas, ele separa o joio do trigo e forma um quadro apenas com as informações relevantes para as suas decisões.

Sistematizando os dados

No caso do nosso plano de mitigação, ele vai afastar os riscos irrelevantes e também aqueles que devem ser aceitos, evitados, transferidos ou explorados e te entregar uma análise profunda de tudo que deve ser mitigado. E isso inclui um ordenamento por impacto e probabilidade do risco.

Verificando a qualidade dos dados sistematizados

A inteligência artificial faz o monitoramento dos riscos para você. Rever seus dados com uma frequência muito maior do que qualquer equipe pode fazer é algo muito simples para um software que usa tecnologia Data Science. Ele aprende a partir das características que você fornecer — no nosso caso, probabilidade e impacto — e ainda faz projeções de risco para o futuro.

Utilizando os resultados

Depois de respondidas as perguntas certas de que falamos, os dados relevantes são dispostos em colunas para serem apresentados para seus colaboradores, gestores, clientes ou investidores. E, claro, ficam disponíveis para você tomar as decisões.

Na prática, como reduzir os riscos definitivamente?

Transformar os resultados qualitativos e quantitativos de um plano de mitigação em uma redução real de riscos vai depender diretamente da sua capacidade de selecionar os dados mais relevantes, prever seu comportamento e antecipar uma solução para um problema que ainda não aconteceu.

Mas, acima de tudo, o sucesso dessa estratégia depende de que você seja rápido em cada uma das etapas. Portanto, se não for contar com os softwares e tecnologia de que falamos, é bom ter uma linha de ação bem enxuta e dinâmica.

Não se prenda excessivamente a detalhes

Por exemplo: não cometa o erro de tentar ser analítico ou detalhista demais se o seu tempo não permitir. É claro que quanto menor o tempo que você tem para organizar cada etapa do plano, mais exposto aos riscos você está. Mas querer examinar cada mínima questão de perto pode inviabilizar o seu plano como um todo, fazendo com que ele não saia do papel no prazo estipulado.

Faça planos para o caso de mais de uma coisa dar errado ao mesmo tempo

Há uma possibilidade que deve ser considerada, já que ela é uma das maiores responsáveis por problemas que fogem ao controle: sempre conte que duas ou mais coisas podem dar errado ao mesmo tempo. Esse é um cenário improvável, mas que assusta gestores de projeto e que não deve ser relegado a segundo plano nunca.

Planeje uma resposta de emergência para casos como esse. Frequentemente, eles exigem decisões rápidas e até mesmo radicais: abandonar etapas de um projeto (ou, na pior das hipóteses, o projeto todo), realocar funcionários e cortar gastos. Resumidamente, vai ser necessária uma postura do tipo “vão-se os anéis, ficam-se os dedos”.

O alcance de metas e objetivos desejados

Um plano de mitigação está sempre inserido num objetivo maior que é o sucesso de um projeto. Parece uma informação óbvia, mas não é impossível que uma coisa entre em conflito com a outra.

O plano de mitigação é uma etapa de um plano de gerenciamento de riscos e este, por sua vez, também é apenas uma etapa que tem como função reunir dados que gerem confiança numa decisão que uma empresa deve tomar.

Colocar o ego de gestores ou a vaidade de colaboradores à frente dos interesses maiores da empresa pode fazer com que cada um esqueça que as metas e objetivos do seu setor só existem para facilitar metas e objetivos mais amplos. Se o trabalho em equipe for o foco a cada momento, não apenas toda a estrutura de um projeto fica mais fácil, mas também os riscos que vêm de desajustes internos diminuem.

Portanto, lembre-se: um gestor e um colaborador de um plano de gerenciamento de riscos não devem se tornar eles próprios um risco para a execução do seu projeto.

Tornando sua empresa mais competitiva no mercado

Uma empresa que possui projetos sólidos de gerenciamento de riscos e que executa de forma disciplinada seus planos de mitigação adquire vantagens competitivas enormes.

A forma mais óbvia de perceber isso é olhar para quanto dinheiro, ativos, bens e reputações podem ser poupados quando o número de imprevistos diminui.

Além do mais, uma empresa que conhece a fundo a relação entre os riscos e benefícios de cada um dos seus projetos, sabe quando aceitá-los, evitá-los, transferi-los, mitigá-los ou criar planos de contingência está um passo à frente da concorrência. Pense em quantas oportunidades seus concorrentes desperdiçam pensando apenas nos riscos, sem enxergar benefícios dez ou vinte vezes maiores!

Com uma análise bem-feita e um plano de mitigação eficiente, é possível aproveitar ao máximo essas oportunidades e se destacar como uma empresa visionária e arrojada.

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