Para manter a conformidade com as leis, as empresas vêm buscando implementar programas de compliance cada vez mais efetivos, visando garantir o cumprimento das normas. Além de garantir a saúde e o bom funcionamento dos negócios, um número crescente de as instituições enxerga o valor agregado advindo desses procedimentos.

Para que o programa de compliance seja implementado de maneira efetiva e tenha êxito, deve-se levar em consideração alguns pilares que asseguram a integridade das organizações. Além disso, eles guiam os profissionais e gestores nessa jornada.

Para saber quais são esses 8 pilares e sua importância para a estruturação do seu programa de compliance, continue a leitura.

1. Compromisso da empresa com o programa

O primeiro pilar trata-se do comprometimento de toda a organização e seus funcionários, principalmente do alto escalão da empresa — para que o programa de compliance seja efetivo e confiável, é fundamental que os diretores e líderes colaborarem para sua implementação e para a criação de uma cultura de compliance que alcance todas as equipes.

2. Mapeamento de riscos

Conhecer os potenciais riscos que uma organização pode enfrentar é uma das principais chaves para um bom programa de compliance. Mapeá-los e ter conhecimento das possíveis ameaças é uma etapa essencial, pois assim a instituição será capaz de minimizar e até mesmo conter os efeitos dos riscos.

3. Código de conduta e políticas

Como mencionado no primeiro pilar, o comprometimento da empresa com o programa é fundamental. Uma das maneiras de garantir isso é a criação de um código de conduta e políticas de compliance, que deve ser seguido por todos os funcionários da organização — e também pelos parceiros e fornecedores.

4. Controles internos

Uma das maneiras de minimizar os riscos é a realização de controles internos, por meio da qual é possível mapear todos os processos, procedimentos e fluxos de todas as áreas da empresa. Com isso, é possível identificar oportunidades de melhoria e corrigir quaisquer falhas existentes.

5. Comunicação e treinamentos

Inserir um novo programa é algo que pode mudar os processos realizados pelos funcionários e que, portanto, exige uma boa comunicação e a realização de treinamento para suas capacitações.

Comunique a sua equipe sobre a implementação do programa de compliance e conscientize-os sobre a importância dessas medidas, abrindo espaço para as dúvidas recorrentes e possíveis necessidades de treinamentos.

6. Canais de denúncia

É de extrema importância que a instituição tenha um canal de denúncia, preferencialmente com a opção de denúncia anônima, para que os funcionários possam reportar falhas de condutas que rompam o código de ética e conformidade da organização.

Diante de uma denúncia, é dever da empresa iniciar um processo de investigação para verificar sua veracidade e tomar as devidas providências.

7. Due diligence

Para complementar o programa de compliance, a realização do due diligence é essencial. O primeiro é voltado para os aspectos internos da organização, enquanto o segundo concentra-se nas partes terceiras que mantêm relações com a instituição: fornecedores, parceiros, distribuidores, representantes, entre outros.

8. Auditorias e monitoramento

Para verificar se todos os procedimentos estão sendo seguidos corretamente, é necessário seu constante monitoramento, ou seja, verificar se todos os colaboradores estão obedecendo as normas. Uma das maneiras de ter esse check é a realização de auditorias contínuas.

Esses são os 8 principais pilares para a implementação de um programa de compliance; se forem seguidos de maneira correta, serão a base para o bom planejamento e auxílio dos profissionais para a execução dos procedimentos.

Além de um programa de compliance bem estruturado, as empresas devem investir também em ferramentas que possibilitem a adequação de suas operações às regulamentações vigentes, prevenindo infrações que possam trazer danos financeiros e à reputação da marca.

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