O processo de contratação de serviços de uma empresa, especialmente na área de TI, é complexo, em adição à exigência de longos prazos. Sendo assim, um processo estruturado de contratação se faz necessário para atingir os objetivos desejados com as melhores e mais claras condições possíveis. Uma das partes centrais deste processo é a RFP (Request for Proposal).

Em resumo, este artigo vai entrar em detalhes sobre:

O que é uma RFP e qual seu propósito

A RFP de telecomunicações

Benefícios de uma RFP

Como preparar uma RFP à prova de falhas

O que é uma RFP e qual seu propósito

Uma RFP (sigla para Request for Proposal, ou Requisição de Proposta) é um documento criado por uma empresa com o objetivo específico de contratar serviços ou ativos de valor significativo para a organização.

Além disso, uma RFP é necessária em casos onde é necessário comprovar expertise técnica, capacidade de realização por parte do prestador de serviço. Dessa forma, ela atende solicitações de um ativo que não existe e exige uma série de especificações.

Porém, a RFP serve primeiramente para comunicar aos fornecedores que a empresa está procurando por determinado produto e serviço; portanto, é um guia para determinar quais fornecedores se qualificam ou não, e as normas técnicas e financeiras às quais eles devem aderir. Neste sentido, quais são alguns exemplos destas normas?

Aspectos técnicos

Especificações técnicas de um ativo a ser construído;

Determinação de local de execução de serviços;

Definição de equipe mínima exigida para a execução de um serviço;

Lista de serviços a serem executados, com especificações de como devem ser executados e em que prazo;

Determinação de confidencialidade de conhecimento ou informações transferidas durantes execução de serviços;

Apresentação de documentação que comprove expertise ou certificação mínima exigida para entrega do ativo/serviço requisitado na RFP.

Aspectos financeiros

Modelo de apresentação da proposta financeira;

Condições de faturamento desejadas;

Multas previstas por não cumprimento de condições especificadas;

Critérios de avaliação de propostas financeiras.

A RFP de Telecomunicações

Para a área de TI, a RFP de telecomunicações cumpre todos os motivadores necessários: não somente a contratação de serviços de telecom é complexa, mas também possui exigências técnicas específicas e inúmeros detalhes financeiros a serem atendidos.

Obviamente, qualquer serviço relacionado a telecomunicações qualifica-se para ser contratado desta forma. Sendo assim, dois em particular são mais comuns às organizações:

Contratação de Consultoria de Telecomunicações

Já falamos em outros artigos sobre a importância da contratação de um parceiro especializado em telecomunicações para apoiar sua gestão. Neste sentido, uma RFP se faz necessária porque sua empresa precisa garantir que o parceiro escolhido traga a combinação certa de experiência em projetos de telecomunicações, tenha a tecnologia necessária para automatizar a gestão e que tenha a equipe especializada para fazer análises e indicar melhorias em processos.

A RFP para procura de uma consultoria de telecom pode envolver a exigência de referências de clientes anteriores, telas de sistema para mostrar capacidade tecnológica, assim como a descrição de relatórios e rotinas gerenciais.

Contratação de operadoras de telecom

O processo de contratação de operadoras, anteriormente descrito por nós em outros artigos, exige uma RFP para sua perfeita execução. Sendo assim, a harmonização entre exigências técnicas e financeiras inclui diversos tópicos, que se beneficiam da organização em um documento do tipo.

Tecnicamente, uma RFP deve descrever exigências como quantidade e especificação de dispositivos, disponibilidade de serviços, prazos de entrega, velocidades/minutos contratados, regras de tarifação e outros. Em resumo, estes itens podem ser definidos como os SLAs (níveis de serviço) do contrato.

Financeiramente, uma RFP deve pedir das operadoras participantes detalhes sobre tarifas para cada tipo de serviço, cobrança por uso adicional, e quaisquer custos associados a estes serviços.

Por conta dos longos compromissos deste tipo de contrato (quanto mais longo, maiores as vantagens), uma RFP bem desenhada é fundamental para evitar uma substituição custosa e desgastante operacionalmente.

Benefícios de uma RFP

Alcance

Uma RFP é altamente eficiente no sentido de gestão do tempo: ao invés de convidar empresas para uma reunião, apresentar as necessidades e marcar outra oportunidade para apresentação de proposta, ter um documento padronizado permite alcançar diversos fornecedores de uma única vez. Sendo assim, mesmo com as horas investidas em preparar a RFP, ainda há uma economia de tempo para a organização.

Padronização

O documento de RFP garante que todos os participantes recebam a mesma informação, o que sozinho já é importante. Do mesmo modo, há uma padronização nas respostas enviadas à empresa, permitindo que todos que estejam investidos em avaliar as propostas tenham o mesmo parâmetro de comparação e o mesmo conjunto de informações necessárias.

Referência de contratos e execução

Em um processo mais informal, muitas vezes o que é acordado se perde no caminho para o contato referente ao bem/serviço adquirido. Dessa forma, uma RFP vira o guia para o contrato, incluindo todas as informações financeiras e de nível de serviço que devem constar na formalização.

Do mesmo modo, a RFP e a resposta do fornecedor vencedor servem como parâmetro das entregas e condições acordadas, servindo como um guia para o departamento para monitorar seu cumprimento.

Otimização financeira

A RFP pode ser utilizada para definir de forma direta quem será o fornecedor. Porém, por ser um processo ágil e preciso, ela pode ser usada para criar um shortlist de fornecedores qualificados.

Sendo assim, a empresa pode criar uma segunda rodada, onde as escolhidas vão competir pelo contrato por meio de bids, visando o melhor valor possível. Como já se sabe que os candidatos são qualificados, qualquer redução no valor da proposta é ganho certo para a empresa.

Passos para preparar uma RFP à prova de falhas

Definição de papéis

Uma RFP exige levantamento de informações corporativas, listagem de exigências técnicas e financeiras, redação do documento e avaliação de propostas.

Sendo assim, iniciar o processo definindo quais pessoas da equipe são responsáveis por cada uma destas parte garante um processo sem retrabalhos ou com falta de informações.

Interação com outros departamentos

A contratação de serviços de telecom, por exemplo, afeta diversas áreas da empresa e está ligado ao planejamento estratégico corporativo. Nesse sentido, não se recomenda montar uma lista de demandas para uma RFP sem entender as necessidades de todas as áreas afetadas pelo contrato.

Garanta que todas as partes estejam envolvidas no processo, para evitar desgastes na execução dos serviços ou entrega dos produtos contratados. Mantenha as lideranças da empresa próximas para apoiar na avaliação de propostas também.

Estruturação da RFP

Aqui, todas as boas práticas de redação se aplicam. Portanto, clareza na linguagem, organização de tópicos, estrutura lógica, índice, sumário executivo e composição ajudam os fornecedores em potencial a responder a RFP da forma que você planejou, sem gerar ambiguidades ou dúvidas.

A linguagem técnica é aceitável, visto que estamos falando a mesma língua, mas expressões usadas somente dentro da sua empresa podem gerar confusão. Fique atento ao uso de expressões entendidas por todos, e leia a RFP se colocando no lugar de alguém que não está dentro de sua empresa: se for necessário explicar uma particularidade de telecomunicações em seu negócio, explique.

Abra canais – e regras – para dúvidas

Os candidatos a fornecedor vão responder a RFP em etapas, e cada um responderá no seu tempo, dentro do prazo especificado. Como não ficar soterrado com perguntas diárias sobre a RFP, e como evitar responder a mesma pergunta várias vezes para candidatos diferentes?

Primeiro, defina um responsável por organizar e responder as perguntas. Este colaborador fornecerá respostas se as tiver ou buscá-las se não as tiver, mas é ele quem recebe e soluciona as dúvidas.

Em seguida, defina um prazo em que perguntas serão recebidas. Pode ser uma semana depois da realização da RFP, pode ser 2 ou 3 dias. O importante é dar tempo para os candidatos lerem o documento e formalizarem suas dúvidas.

Por fim, reúna todas as perguntas em um único documento com as respostas e encaminhe a todos os participantes. desta maneira, todos terão a mesma informação, mantendo o padrão da RFP.

Scorecard e avaliação de propostas

Defina o comitê responsável pela seleção das propostas. Este pode envolver somente o seu departamento ou representantes de diversas áreas afetadas pelo novo contrato.

Com isto, crie um padrão de pontuação de cada proposta. Cada item da RFP pode ter um peso diferente para a empresa: às vezes, o fornecedor pode não cumprir com o dispositivo móvel prioritário, mas ele entrega a segunda opção e tem uma disponibilidade de serviço melhor. Dependendo da sua preferência e necessidade, ele é altamente qualificado nessa situação ou não.

Atribuindo pesos, o comitê deve atribuir notas para cada concorrente em cada quesito, alimentando o scorecard de proposta (peso x nota), transformando avaliações subjetivas em informação objetiva.

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