Neste artigo analisaremos os aspectos importantes a serem levados em conta, para uma excelente negociação com operadoras de telefonia.

É sabido que uma empresa deve ficar atenta a todos os aspectos relacionados aos seus processos e ferramentas de telecom, levando em conta desde a otimização da infraestrutura até o controle e gestão de contratos e recursos. Porém, com o dinamismo atual do mercado e das novas tecnologias, tudo muda rapidamente: dos serviços, equipamentos e tecnologias utilizados aos preços praticados.

Nesse contexto, um item que requer muita atenção do gestor de telecom é a renegociação dos contratos firmados com as operadoras de telefonia e o respectivo acompanhamento referente ao cumprimento das entregas e serviços. Através de uma análise detalhada dos contratos existentes, é possível identificar quais podem ser renegociados e possuem oportunidades de otimização e redução de tarifas.

Contudo, a identificação detalhada das necessidades da empresa e a respectiva construção do correto escopo de contratação, são os primeiros passos no sentido de garantir a economia e o uso dos melhores serviços e tecnologias disponíveis. Além disso, ter conhecimento sobre as operadoras, os serviços ofertados e as tarifas cobradas faz a diferença em uma renegociação.

Veja os principais pontos que devem ser levados em conta quando for renegociar contratos de telefonia fixa, móvel e dados.

Financeiro: A economia começa aqui

Quando falamos sobre o aspecto financeiro da negociação de contratos, o objetivo é bastante claro: redução dos custos de telecom. Seguramente, dentro das ações de gestão e redução existentes em um ciclo de TEM (Telecom Expenses Management),  a negociação dos contratos com as operadoras de telefonia é a que, normalmente, gera resultados de redução mais rápidos e expressivos. Em média a redução ficará entre 5% e 20%, mas existem casos da ordem de até 40% ou 50% a menos que o valor inicial.

O primeiro ponto a ser considerado é a realização de um edital (ou RFP), na qual todas as operadoras devem ser chamadas. Isto é muito importante, pois somente uma negociação aberta e transparente com todos os competidores gerará condições de obtenção das melhores tarifas. Uma negociação direta com o fornecedor atual poderá lhe trazer ganhos e será mais rápida e simples, mas provavelmente não o levará às melhores tarifas da sua faixa de gastos.

Benchmark: Saiba até onde a redução pode chegar

E este é o segundo ponto a ser destacado. A segmentação da operadora é baseada na faixa de gastos dos clientes. Desta forma, você deve saber em qual patamar sua empresa está e, o principal, qual é o benchmark de tarifas para este patamar. Sem saber até onde a operadora “pode chegar”, você corre o risco de se satisfazer com um desconto menor do que o que poderia obter.

Por fim, um excelente resultado financeiro na negociação também exige precisão na definição do escopo a ser contratado. Quanto mais preciso você for na definição deste escopo, mais condições você dará à operadora de fornecer as melhores tarifas. Um “escopo aproximado” levará à um “preço aproximado”. Desta forma, tenha muita atenção com a identificação e elaboração do escopo. Conheça em detalhes as necessidades da empresa, de cada área, os problemas existentes, as tecnologias disponíveis e o que de fato é utilizado e necessário. Um escopo bem feito é uma das chaves de uma boa negociação.

E atenção, negocie todas as tarifas e serviços. Um erro comum é focar apenas nas principais e deixar itens importantes de lado. E não esqueça das condições comerciais, prazos de vencimento e clausulas de cancelamento. Todos estes itens fazem muita diferença no resultado final.

Tecnológico: O caminho para a produtividade

A negociação de contratos de telecom não se resumem à redução de tarifas. Aliás, este é um erro bastante comum. As empresas focam muito nos aspectos financeiros e acabam perdendo a preciosa oportunidade de obter expressivas melhorias tecnológicas e operacionais, nos novos contratos.

Em termos de análise técnica de uma renegociação, o responsável deve ter clareza a respeito das tecnologias disponíveis e como elas serão utilizadas dentro da empresa. Não basta saber o que é melhor, mas também e principalmente, qual o benefício que esta tecnologia lhe trará. E neste ponto, voltamos à questão do escopo e entendimento preciso das necessidades de cada área da empresa. Sem entender o problema fica mais difícil de encontrar a solução.

É muito importante que as áreas e gestores sejam ouvidos, que expliquem quais são suas necessidades e dificuldades, o que funciona bem e mal com o fornecedor atual, quais são os projetos futuros e oportunidades de automatização e aumento de produtividade. Após isso, o responsável pela negociação deve elaborar um ranqueamento técnico de cada fornecedor, levando em conta o atendimento dos requisitos solicitados. É neste momento que questões relacionadas à cobertura, sistema operacional, prazos de entrega e outros, serão analisados. Esta pontuação deve ser mesclada com a pontuação financeira, gerando uma pontuação final.

A análise da pontuação técnica e financeira são fundamentais e devem ter um equilíbrio, mesmo podendo ter pesos diferentes. De nada vai adiantar a contratação de um fornecedor com tarifas excelentes que não atende tecnicamente ou um fornecedor com serviços impecáveis e preços acima do mercado. O equilíbrio e a busca do melhor custo-benefício são o caminho.

Operação: O dia a dia faz diferença.

Uma vez analisados preços e tecnologia, devemos também levar em consideração o atendimento e fluxo operacional da operadora. Qual é o índice de reclamações, de cumprimento de prazos, de atendimento e de SLAs utilizados? A consulta a clientes do mesmo porte é uma boa prática a ser adotada.

Um contrato com uma operadora é uma relação recorrente e que exigirá relacionamento constante. Leve isso em conta e procure corrigir problemas existentes, relacionados aos itens citados acima e também a faturamento e cobrança. Muitas vezes não encontramos nas operadoras a qualidade que gostaríamos, mas isso não nos impede de definir um SLA que nos defenda em situações adversas.

Em resumo é isso. As negociações de contratos com operadoras de telefonia são uma grande oportunidade de melhoria e economia, mas devem ser feitas de forma criteriosa e completa para que estes resultados sejam obtidos.

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