Saber organizar e gerenciar seus ativos de TI é algo indispensável para empresas que desejam se consolidar no mercado. Mas, para que a integração dos recursos tecnológicos à cultura da empresa seja bem-sucedida é preciso que o gestor de TI procure adotar as melhores práticas. E fazer um inventário de TI sem dúvida é uma delas.

Elaborar um inventário vai permitir ao gestor ter um conhecimento mais detalhado sobre todos os ativos tecnológicos de sua empresa. Dessa forma, ele será capaz de prever e solucionar problemas que venham a interferir no seu fluxo de trabalho. Ou até mesmo em sua receita.

Mas e você, sabe o que é um inventário de TI? Por que fazer um inventário desse tipo é importante? Ou quais passos deve seguir para elaborar um documento desse tipo para sua empresa?

Para esclarecer estas e outras dúvidas, preparamos esse artigo com tudo o que precisa saber sobre o assunto. Portanto, continue sua leitura e veja agora o que é um inventário de TI, qual sua importância para as empresas. Veja também como fazer um inventário desse tipo e muito mais. Confira!

O que é o inventário de TI?

O inventario de TI consiste em um documento que contém a descrição de todos os ativos de TI da empresa. Além disso, no inventário também consta informações desses ativos, como dados técnicos e data da compra e manutenção entre outras.

E entende-se por ativos de TI como todos os recursos tecnológicos que envolvam softwares, hardware e até mesmo usuários.

Por que fazer um inventário de TI para sua empresa?

Existem vários motivos para sua empresa fazer este documento. E tê-lo em mãos ajudará a potencializar sua gestão nos seguintes pontos:

Prever problemas nos recursos de TI;

Não perder os prazos da garantia dos equipamentos;

Aumentar a vida útil de equipamentos e recursos;

Controlar a política de uso dentro da empresa;

Detectar softwares maliciosos ou não desejáveis;

Identificar ativos ineficazes ou obsoletos;

Tomar decisões mais estratégicas em relação aos ativos;

Facilitar o gerenciamento de prazos de manutenções;

Aumentar a segurança dos dados corporativos;

Monitorar as necessidades da gestão de TI.

Quando fazer um inventário de TI?

Se a sua empresa ainda não possui um inventario de TI, então a hora certa para fazer um inventario de ativos de TI é agora!

Isso porque, independente do porte da sua empresa, quantidade e qualidade de ativos, o inventario de ativos de TI é um grande e o melhor aliado da gestão de TI. Portanto, não construir esse documento significa ficar atras dos seus concorrentes.

Como fazer um inventário de TI na prática?

Muitas empresas deixam de fazer um inventario de TI por achar que se trata de um processo complexo e demorado.

Contudo, pensar dessa forma é um erro. Elaborar esse documento não é complicado como parece. Além disso, atualmente existem softwares para inventário de TI que automatizam todo o processo.

Veja a seguir o passo a passo que elaboramos para ensinar você a como fazer um documento desse tipo para sua empresa.

1.      Separe os ativos de TI em categorias

Apesar de existir diferentes tipos de inventário, na prática eles seguem os mesmos passos. E o primeiro delas consiste na separação dos ativos em categorias.

Além de categorias básicas, como hardware e software, é preciso criar outras mais especificas como a de usuários. E para uma organização maior, pode-se criar subgrupos ou subcategorias.

Um bom exemplo é na categoria hardware que pode ter uma subcategoria para “recursos de rede”. Com isso, o nível organizacional do inventario aumenta e ele se torna mais eficiente.

2.      Faça um esquema de nomeação

Seja qual for o porte da sua empresa, o fato é que sempre haverá dispositivos repetidos. E mesmo que sejam parecidos, a nível de controle, é preciso seguir uma linha diferente.

Por isso, fazer a nomeação individualizada destes recursos é necessário. Para isso, cada equipamento deve receber uma etiqueta.

Nesta etiqueta, deve constar a nomenclatura única daquele aparelho. Já essa nomenclatura, desde que tenha uma lógica, pode ser tanto com letras, números ou códigos.

3.      Liste os ativos de TI

O terceiro passo consiste na listagem de cada ativo com os seus respectivos dados. Nesta etapa, é indispensável constar para cada ativo todos os seus dados “pessoais”, como licença, número de série, atualizações e data de manutenção. Já em relação a forma de listagem, o ideal e mais prático é que seja feita por meio de um software para inventário de ti.

No entanto, para empresas menores uma planilha inventário de TI pode ser suficiente. No entanto, as planilhas preenchidas manualmente estão mais suscetíveis a erros.

4.      Faça auditorias

Quando se fala em TI, as auditorias são procedimentos internos fundamentais, pois elas auxiliam no mapeamento dos recursos tecnológicos utilizados na empresa. Dessa forma, com o inventario pronto, elas devem ser realizadas para identificar vulnerabilidades, como a indisponibilidade de serviços ou regularizações necessárias. Além disso, é possível identificar oportunidades para a empresa.

Nesse sentido, pode-se descartar aquele equipamento que não possui mais valor para a empresa ou que esteja obsoleto, diminuindo assim custos de manutenção com o mesmo.

5.      Crie um domínio de rede

Se você deseja investir mais alto no controle de inventario de TI, criar um domino de rede controlada por servidores é uma boa opção. Além de conferir maior segurança aos arquivos, o domínio de rede auxilia na análise dos equipamentos conectados a estacoes de rede privada. Com isso, independentemente da distância, o controle sobre os ativos é algo totalmente possível.

E isto pode ser feito por meio da função Active Directory (AD) do SO. No entanto, para utilizar tal tecnologia é necessário adquirir servidores centrais, exigindo assim um alto investimento.

6.      Crie o termo de responsabilidade

Atrelado a política de uso dos smartphones corporativos, é necessário também criar um termo de responsabilidade para o melhor controle de inventario de TI.

Com o termo de responsabilidade, ficará mais fácil identificar o colaborador que esteja vinculado a um ativo específico. Com isso, excessos, falhas ou dúvidas podem ser resolvidas mais rapidamente.

Além disso, as condições de uso, negligência ou extravio podem ser notadas mais facilmente. No entanto, a depreciação natural ados aparelhos não devem ser considerada pela empresa.

7.      Automatize a gestão de TI

O melhor caminho para um inventario organizado, atualizado e eficiente é a automatização da gestão de TI, ou seja, o investimento em tecnologia. Além das planilhas inventario de TI, existem formas mais modernas da gestão de TI trabalhar como o uso de software para inventário de TI grátis ou então pago.

No entanto, alguns ativos como câmera, projetor e televisão não conseguem ser inventariados automaticamente, por isso é importante a inclusão manual de dados.

8.      Nomeie alguém para o cargo

Embora simples, os inventários exigem muita atenção. Por isso, uma boa pratica é nomear um ou mais colaborador para serem responsáveis por essa missão. Além de averiguar as ações automáticas, esse colaborador pode realizar as inclusões necessárias manuais.

Além disso, o mesmo pode ficar responsável pela atualização frequente do inventario.

Aplicando os 8 passos acima, sem dúvida você terá condições de elaborar um inventário de TI bem-sucedido para sua empresa. E, dessa forma, poderá ter um controle maior de seus ativos para uma gestão muito mais eficiente.

Erros que deve evitar no seu inventário de TI

Apesar de simples, existem alguns erros comuns que podem acabar com o seu inventario de TI.  O primeiro deles, é o uso de planilha de inventario de ti, que podem acumular muitos erros por ser feitas manualmente. Além disso, você também deve evitar os seguintes erros:

Não destrinchar os dados da forma correta;

Esquecer de nomear um responsável pelo inventário;

Não investir em novas tecnologias;

Deixar de investir na capacitação dos colaboradores;

Não ver os ativos como parte crucial do negócio;

Pensar somente em investir na gestão de de softwares ao invés dos ativos de TI como um todo;

Não investir na segurança da informação na sua empresa.

Como manter seu inventario de TI atualizado

Após criar o inventario de TI para sua empresa, você precisa mantê-lo sempre atualizado. Isso porque de nada adianta ter os dados devidamente organizados, se eles já não representam mais a realidade dos ativos. Portanto, além de evitar os erros acima, adote as dicas abaixo!

Cobre do colaborador responsável a atualização do inventário;

Salve o inventario de TI na nuvem, assim como também em um drive externo;

Rastreie os ativos ao longo do seu ciclo de vida;

Faça treinamentos para o uso correto de planilha de inventario de TI;

Crie uma rotina de atualizações com o colaborador responsável;

Faça um documento que ensine os passos das atualizações;

Experimente software para inventário de ti grátis voltados para atualizações.

Agora você já sabe o que é e como fazer o inventario de TI! Não se esqueça que você pode tanto fazer um inventario de TI grátis quanto investir em um software especializado!

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