Há alguns anos, o e-mail se tornou um dos principais meios de comunicação entre os clientes e as empresas. Mesmo com o surgimento de outros canais, como chat online e redes sociais, o e-mail continua tendo uma representatividade importante no atendimento ao consumidor.

Por isso, as empresas precisam estar atentas para aplicar certas melhorias neste serviço, pois um bom gerenciamento de e-mail é crucial para que a experiência do consumidor com a marca seja positiva. A implantação de um bom sistema para call center é uma das formas de melhorar a interação com o consumidor via e-mail.

A seguir, listamos outras 3 dicas que ajudarão a melhorar o atendimento ao cliente da sua empresa, garantindo um gerenciamento de e-mail de excelência. Não perca!

1. Utilize uma plataforma para gerenciamento de e-mails

Bom, a primeira dica para melhorar o atendimento via e-mail da sua empresa tem a ver com a adoção de um bom sistema para call center. As melhores plataformas do mercado oferecem soluções especiais para o gerenciamento de e-mail. Por meio desses recursos, é possível controlar as demandas, permitindo o gerenciamento de diversas caixas em uma mesma plataforma, sejam elas Google, Microsoft ou próprio provedor.

Além disso, há a possibilidade de distribuir ordenadamente e controladamente cada demanda entre os operadores da companhia, deixando o atendimento ao cliente muito mais organizado e assertivo. E para facilitar ainda mais o trabalho de gerenciamento de e-mail, todas as mensagens recebem automaticamente um número de registro de protocolo.

2. Aumente a produtividade da sua central

Durante o dia, as centrais recebem centenas de demandas por e-mail, pois o canal é tido pelos clientes com um dos mais discretos e seguros. Por isso, para melhorar o serviço prestado pela sua empresa, é fundamental aumentar a produtividade do time.

Com um bom sistema para call center com módulo para gerenciamento de e-mail, os gestores poderão identificar o desempenho e a produtividade da operação, bem como o tempo de resposta ao cliente e as atividades vinculadas para resolução de cada assunto.

Além disso, se preferir, o gestor pode acompanhar as mensagens trocadas entre cada agente e seus clientes, verificando de perto a produtividade dos operadores, ação importante para aplicar melhorias e impulsionar pontos que estão dando certo na central.

3. Invista na integração das informações

Outra dica importante para melhorar o atendimento via e-mail da sua companhia é a integração dos dados dos clientes, estratégia que facilita o trabalho dos operadores. Os melhores sistemas para call center oferecem o recurso de histórico facilitado, que permite controlar todas as interações com os contatos e gerenciar o fluxo de trabalho do time.

A integração das atividades também é um ponto importante disponibilizado por um bom sistema para call center, pois possibilita a geração de tickets e atividades a partir de um e-mail.

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