Por: Letícia Arcoverde

É difícil achar um profissional hoje que não reclame que recebe e-mails demais ou perde muito tempo do dia em reuniões pouco necessárias. Ao mesmo tempo em que a falta de tempo é uma reclamação constante, proliferam dicas, técnicas ou textos sobre como é possível contornar essa máxima do mundo dos negócios atual e ser mais produtivo. Tentar resolver o problema de forma individual, no entanto, é fútil, na opinião de Michael Mankins, sócio da consultoria Bain & Company nos EUA. Os principais fatores que consomem o tempo e a energia dos funcionários são culpa da empresa, e precisam ser resolvidos por ela – uma estratégia que diversas companhias já adotam e que as torna mais produtivas.

Mankins é coautor, junto com Eric Garton, do livro “Time, Talent, Energy: Overcome Organizational Drag and Unleash your Team’s Productive Power”. Recém-lançado nos EUA pela Harvard Business Review Press, o livro será publicado no Brasil em julho pela Editora Novo Século.

“Pessoas talentosas vão trabalhar todos os dias e a organização se coloca em seu caminho e os impede de realmente produzir tanto quanto eles poderiam”, diz Mankins. “O problema é que, como indivíduo, você não tem muita escolha. Você não pode deixar de participar de uma reunião se o seu chefe o convidou”, diz. O livro tem como base uma pesquisa realizada com a Economist Intelligence Unit em mais de 300 empresas com faturamento acima de US$ 1 bilhão, parte delas na América do Sul.

O objetivo foi medir o impacto do que os autores chamam de “entraves organizacionais” e identificar como as empresas mais produtivas usam seu tempo, talentos e energia, três elementos que considerados os recursos mais escassos dos negócios hoje em dia. “A vantagem competitiva nos próximos 20 ou 30 anos não será o rigor com que as empresas usam o capital financeiro, que hoje é abundante e relativamente barato, mas como elas administram o capital humano”, diz.

Os grandes vilões responsáveis por aumentar esses entraves são as reuniões e a comunicação – como e-mails ou mensagens instantâneas – desnecessárias, dois pontos facilitados por avanços tecnológicos. “A tecnologia diminuiu o custo de interagir, por isso você deve deixar claro quais interações realmente precisam ocorrer”, diz. Das 40 horas de trabalho semanal de um gerente, em média 21 horas são gastas em reuniões, 8 são dedicadas a e-mails, e 11 sobram para o trabalho individual. A pesquisa dos autores aponta que 16 horas desse total são gastas em atividades que poderiam ser evitadas, como reuniões que não precisavam existir ou onde sua presença não era necessária, ou a leitura e redação de e-mails que não precisavam da sua atenção.

“O excesso de reuniões e e-mails é reflexo da forma como a empresa se organiza, do fato de ela ter mais pessoas envolvidas na tomada de decisão e na execução do que o necessário. A única maneira de evitar isso é simplificando a organização”, diz. Mankins chama esse problema de “colaboração não-saudável”, ou o desejo de incluir mais pessoas em processos sem antes avaliar se elas poderão contribuir ou se fazer parte deles realmente vai tornar seu trabalho mais fácil.

Por outro lado, gestores acham mais fácil convidar mais pessoas para reuniões do que comunicar aos subordinados o que foi tratado nelas. “As empresas confundem colaboração com inclusão. Em muitas, participar de reuniões se tornou um símbolo de status”, diz.

O livro traz algumas sugestões para diminuir esse mal, como desenvolver protocolos para comunicações on-line (questionando se é preciso copiar tantas pessoas em um e-mail, ou apertar o botão de “responder para todos”) e criar um “orçamento de tempo” que não pode crescer e pode ser reduzido de um ano para o outro (assim uma nova reunião deve substituir outra, e não ocupar mais tempo dos participantes). Mais importante, diz Mankins, é que a empresa ofereça dados aos gestores sobre o tempo que seus pedidos tomam dos outros, para que eles possam se policiar. Ferramentas como o Microsoft Outlook já oferecem esse tipo de informação.

De acordo com a pesquisa, a maior parte das companhias perde 24% do seu poder produtivo para questões relacionadas aos entraves organizacionais. Aquelas com as melhores práticas nesse sentido, no entanto, perdem apenas 13%. Essa perda, que é inevitável – Mankins diz que nunca viu uma companhia sem perda alguma nesse ponto, mas cita a AB InBev como uma das que mais se aproximaram disso – pode ser compensada com os outros dois elementos da pesquisa, o talento e a energia.

A maioria das empresas adicionam 4% no índice de poder produtivo com a gestão de talentos, e 22% com energia, que representa os níveis de satisfação, engajamento e inspiração entre os funcionários. As melhores adicionam 29% com talentos e 28% com energia. No total, as empresas de maior destaque geram 40% mais poder produtivo do que as outras. “Em uma semana, as melhores já terão produzido o mesmo que as outras na quinta-feira de manhã. Mas elas continuam trabalhando, inovando, atendendo clientes e gerando novas ideias”, exemplifica.

Como a pesquisa mostra, o que mais traz vantagem produtiva é o “talento” da companhia, mas Mankins destaca que isso não é consequência apenas de ter os profissionais mais qualificados. “O que realmente faz diferença é a forma como eles são usados”, diz. A maioria das empresas espalha seus melhores talentos em todas as funções, mas as companhias com maior poder produtivo concentram suas “estrelas” em papéis estratégicos. “Coloque os funcionários capazes de fazer a diferença em posições onde eles podem fazer isso”, explica. Elas também são nove vezes mais propensas a criar equipes formadas apenas por esses trabalhadores em iniciativas consideradas essenciais para a companhia.

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