A comunicação é fundamental em qualquer empresa. É preciso estabelecer formas concretas e objetivas para que as informações sejam passadas com clareza entre os colaboradores e setores de uma organização. O bom e velho telefone ainda é uma das ferramentas mais úteis para realizar a comunicação empresarial. Porém, é sabido há muito tempo que os custos com as operações telefônicas é um dos grandes vilões do orçamento das empresas. Logo, é necessário reduzir os gastos com telefonia.

Apesar de serem indispensáveis, os serviços de telefonia podem ter seus valores reduzidos através da utilização de outras ferramentas e com a implantação de uma cultura digital de comunicação. Confira agora 5 dicas para reduzir gastos com telefonia em sua empresa!

Mapeie as necessidades de sua empresa

É fundamental que o gestor saiba para qual finalidade o telefone é utilizado. Somente através do autoconhecimento é que a empresa conseguirá encontrar planos de telefonia que atendam suas demandas sem extrapolar o orçamento. Se sua empresa depende muito do telefone para fechar negócios e entrar em contato com clientes ela terá uma necessidade, já se a empresa realiza muitas discagens internacionais ela terá outra.

Empresas que fornecem serviços telefônicos possuem diferentes tipos de pacotes voltados para ligações para celular, locais ou DDI. Analise bem as necessidades de telefone antes de fechar um plano empresarial de telefonia.

Incentive a comunicação digital

A cultura digital já faz parte do cotidiano de diversas empresas. Muitos setores se comunicam via e-mail ou direct message (como se fosse um chat interno, muitas vezes anexado aos serviços de intranet). Diante dessas novas alternativas, é interessante que o gestor estimule esse tipo de comunicação, que é mais barata e tão eficaz quanto.

De fato, uma ligação muitas vezes é fundamental para explicar tarefas complexas ou para diminuir alguns ruídos, mas isso não significa que o telefone precise ser utilizado para todas as comunicações. Estimular a comunicação digital é uma maneira de conciliar a redução de custos telefônicos com a modernização cada vez mais necessária.

Implante o sistema VoIP na sua empresa

O sistema VOIP (Voice over Internet Protocol) é um grande aliado na economia com telefonia. Seu grande trunfo é transformar chamadas de voz em dados, possibilitando que ligações internas e externas, locais, interurbanas ou internacionais, e até mesmo para celulares, sejam feitas utilizando o Internet Protocal (IP). Ou seja, a ligação ocorre normalmente, mas ao invés de ser por uma linha telefônica, o VOIP a faz pela internet, que é consideravelmente menos custosa. Existem diversos sistemas de comunicação via VOIP, mas é preciso sempre prezar pela qualidade no momento de fechar negócio.

Utilize o PABX para reduzir custo com telefonia

O PABX é a famosa central telefônica que concentra as linhas e ramais de uma empresa. As trocas de telefonemas entre números da mesma central não estão sob comando das operadoras, o que faz com que as tarifas estabelecidas pelas companhias telefônicas não se apliquem a essas ligações. O PABX já é um velho conhecido das empresas, mas está se modernizando e se adaptando para integrar outras funções fundamentais, sendo 100% on-line.

Contrate um sistema de gestão de telefonia

Poder ter uma visão geral, bem como acesso a informações mais minuciosas, lhe permitem entender em que a sua empresa está gastando demais com telefonia. Sistemas de gestão modernos trabalham com dados em tempo real, além de fornecerem relatórios completos, sendo possível analisar produtividade e custos. Fornecendo diversos tipos de gráfico, o sistema ajuda a fazer um controle constante e detalhado de quanto e como o dinheiro da sua empresa está sendo gasto com telefonia, facilitando a identificação de novas soluções.

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