Como fazer uma reunião eficaz

Você com certeza já participou de muitas reuniões improdutivas. Mas isso não é um privilégio de sua empresa.

Os americanos fazem cerca de 11 milhões de reuniões todos os dias e os encontros ineficazes custam para as empresas algo como 37 bilhões de dólares por ano, segundo o site de negócios Business Insider.

O que será que alguns dos executivos mais eficazes da história dos negócios fizeram ou fazem para que as reuniões tragam bons resultados?

Conheça os truques usados pelo czar da GM Alfred Sloan e pelo príncipe da Apple Steve Jobs para comandar as reuniões que tomavam suas agendas. E ainda as dicas de Sheryl Sandberg (Facebook), Marissa Mayer (Yahoo!), Jeff Bezos (Amazon), Larry Page (Google) e Elon Musk (Tesla).

Jeff Bezos, CEO da Amazon, gosta de uma discussão

Para trabalhar na Amazon é preciso sentir-se confortável com o conflito. Jeff Bezos é famoso por odiar quando as pessoas chegam a um consenso só para se sentirem confortáveis e evitarem confronto.

Um dos princípios de liderança da Amazon diz que os líderes são obrigados a respeitosamente tomar decisões desafiadoras quando discordam, mesmo quando isso é desconfortável ou cansativo.

Os líderes devem ter convicção, mas uma vez que uma decisão é determinada em reunião, todos se comprometem totalmente a segui-la.

Marissa Mayer, CEO do Yahoo!, ideias nem sempre passam

Marissa Mayer, CEO do Yahoo!, discute a fundo toda proposta encaminhada por gerentes de produto ou designers. Quando senta para analisar uma estratégia, o faz cuidadosamente por meio de uma série de questões como:

Como isso foi pesquisado?

Qual foi a metodologia de pesquisa usada?

Como isso vai funcionar?

As perguntas precisam ser respondidas em detalhes e as ideias mal formuladas são vetadas de imediato.

Larry Page, CEO do Google, não espera reuniões para decidir

O CEO do Google, Larry Page, enviou um e-mail para toda a empresa. O assunto: como executar reuniões de forma eficaz.

Uma das dicas de Page é designar um tomador de decisão para cada reunião. Mas, ainda mais importante, ele diz que a empresa não precisa de uma reunião para tudo.

“Nenhuma decisão deve necessariamente esperar por uma reunião”, escreveu Page no e-mail.

“Mas se uma reunião for imprescindível antes de uma decisão, ela deve ser agendada imediatamente.”Elon Musk, CEO da Tesla, exige pessoas preparadas

O CEO da Tesla, Elon Musk, tem padrões incrivelmente altos. Ele tem uma reputação de demitir pessoas se elas perdem um prazo, por exemplo. Então, para trabalhar na Tesla ou na SpaceX, o profissional precisa estar pronto.

Um empregado anônimo de Musk disse no site Quora:

“Quando nos encontramos com Elon, estávamos bem preparados. Se ele faz uma pergunta de follow-up e você não sabe a resposta, bem, muito boa sorte.”

O que mais você poderia esperar do CEO celebridade mais reconhecido atualmente nos Estados Unidos ?

Sheryl Sandberg, do Facebook, usa um caderno com espiral

A COO do Facebook, Sheryl Sandberg, leva um caderno de espiral com ela para todas as reuniões.

Nesse caderno está uma lista de pontos para discussão e itens de ação.

“Ela marca um a um os pontos, e quando todos os itens em uma página são resolvidos, ela rasga a página e passa para a próxima”, relata uma reportagem da Fortune.

“Se todos os itens foram checados aos 10 minutos de uma reunião de uma hora, a reunião acabou.”

Mark Parker, CEO da Nike, desenha nas reuniões

Mark Parker não apenas gerencia um império de 24 bilhões de dólares por ano, ele faz seus próprios desenhos. O CEO da Nike participa de reuniões com um caderno Moleskine debaixo do braço cheio de esboços de novos produtos.

Em 2009, o ciclista Lance Armstrong estava em uma reunião de negócios com Parker, que passou todo o tempo rabiscando em seu caderno. No final da reunião, Armstrong pediu para ver o que ele desenhou.

“Ele me mostra um tênis perfeito”, Armstrong lembra.

Os rascunhos ajudam a esclarecer o processo de brainstorming, Parker diz. “Mas é preciso ter um equilíbrio constante entre o que o projeto quer e o que o negócio precisa”, afirma.

Phil Libin, CEO da Evernote, leva funcionário com potencial para reuniões

Em uma reunião do Evernote, sempre haverá alguém que não pertence a ela.

A startup que armazena documentos na nuvem tem um programa interno chamado “officer training”, em que funcionários são designados para reuniões que não estão em sua área de especialidade para explorar outras partes da empresa.

“Eles estão lá para absorver o que estamos falando”, diz Phil Libin, o fundador e CEO da Evernote. “Mas eles não são apenas espectadores, podem fazer perguntas; eles falam.”

Libin teve essa ideia ao conversar com um amigo que serviu em um submarino nuclear. Para ser um oficial do submarino, todos tinham que saber como fazer o trabalho de cada um.

Para Ben Horowitz, chefes devem ouvir mais que falar

Quando era CEO, Ben Horowitz vendeu sua empresa, a Opsware, para a HP por 1,6 bilhão de dólares.

Dois anos depois, tornou-se co-fundador do Andreessen Horowitz, provavelmente o mais procurado fundo de capital de risco dos EUA.

Horowitz, que passa boa parte de seu tempo dando tutoria para jovens líderes, diz que o importante para um líder é ser o arquiteto da forma como as pessoas se comunicam na empresa.

O encontro um a um é essencial para esse processo, ele diz, porque é a melhor forma para ideias e críticas fluírem dos funcionários para a gestão.

Aqui está a sua opinião sobre como executar uma boa reunião:

Se você gosta de agendas estruturadas, uma boa prática é pedir a agenda com antecedência.

Isso vai lhe dar uma chance de cancelar a reunião, se nada for premente. É importante também deixar claro que a reunião deve tomar exatamente o tempo estipulado.

Durante a reunião, o CEO ou o gerente devem falar em 10% do tempo e ouvir nos outros 90%. Note-se que isso é o oposto do que acontece com a maioria dos chefes.

Alfred Sloan, lendário CEO da GM, anotava tudo

Alfred Sloan comandou a GM dos anos 1920 aos anos 1950. Durante esse tempo, a GM tornou-se a maior empresa do mundo. Sloan também ficou conhecido por criar a estrutura empresarial moderna.

De acordo com o guru de liderança Peter Drucker, o “memorando de acompanhamento” era uma marca registrada de Sloan.

Depois de uma reunião formal, em que ele ouvia o que as pessoas tinham a dizer, Sloan mandava um “memorando de acompanhamento” com um plano de ação.

Nessa nota, ele resumia o debate, suas conclusões e especificava as tarefas decididas na reunião (incluindo a decisão de realizar outra reunião sobre o assunto, quando necessário).

Ele especificava o prazo e os responsáveis por cada atribuição. Enviava uma cópia do texto a todos os participantes da reunião. Esses memorandos o tornaram um “executivo excepcionalmente eficaz”, na avaliação de Drucker.

Steve Jobs era duro nas reuniões

Steve Jobs tornou a Apple uma das empresas mais valiosas do mundo, com produtos de design elegante.

Ele fazia reuniões com um minimalismo similar. Jobs odiava encontros longos.

Conta-se que ele estava em uma reunião semanal com a agência de publicidade da Apple quando viu uma moça que não frequentava regularmente aquele encontro. Ele perguntou quem era, ouviu a resposta e, educadamente, pediu que saísse. “Eu não acho que precisamos de você nesse encontro”, disse Jobs. “Obrigado.”

Steve Jobs apresentou o mesmo padrão quando o presidente dos Estados Unidos, Barack Obama, pediu-lhe para participar de uma reunião de queridinhos da tecnologia. Ele recusou. A lista de convidados era muito longa, disse.

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