Aprenda a calcular o tamanho ideal de uma equipe de vendas e sua cobertura geográfica para maximizar resultados

Por: Rogério Caramante

Sua força de vendas é eficiente? Ela está entregando resultados condizentes com o potencial de mercado? Sim? Não? Essa pergunta pode ter muitas respostas corretas, no entanto, um fator é fundamental para dar tranquilidade ao gestor da área de vendas para que ele possa ao menos fazer o acompanhamento correto e monitorar os resultados de maneira assertiva.

Comumente encontramos casos em que a equipe é muito pequena mediante ao tamanho do mercado de maneira literal, ou seja, ou o território geográfico é muito grande para poucas pernas ou a quantidade de clientes e variações do portfólio é tão extensa que a equipe não consegue visitar, entender e ofertar todas as soluções que são colocadas para vendas nas áreas desejadas pela companhia.

Os territórios da equipe de vendas são por definição grupos de clientes ou distritos geográficos pelos quais respondem os vendedores individuais ou as equipes de vendas. Os territórios podem ser definidos de acordo com a geografia, o potencial de vendas, a história ou uma combinação de fatores.

As empresas se empenham em equilibrar seus territórios porque isso pode reduzir custos e aumentar as vendas, mas muitas vezes a quantidade de vendedores pode não ser a correta e por não entender, ou não conseguir comprovar isso de maneira matemática e transparente, nosso velho preto no branco, a antiga percepção errônea da presidência ou da diretoria que esta sentada no escritório prevalece e a ideia de que se está otimizando recursos pode se transformar em perda inconsciente, porém significativa de Market-Share, Brand-Awareness, Share of Mind, Vendas e claro – receita liquida e LUCRATIVIDADE!

Então, como calcular para saber se sua força de vendas está dimensionada no tamanho correto para ser eficiente e cobrir o mercado potencial?

Neste artigo vamos discutir sobre mais uma métrica importante: A abrangência da equipe de vendas – territórios.

Avaliando – As horas necessárias para atender clientes e prospects e se elas refletem os números de prospects que podem ser datáveis. Além de o tempo gasto tentando converter os prospects podendo variar por território, vendedor e cliente potencial com objetivo de avaliar o número de vendedores exigidos pra atender um território e para garantir cargas de trabalho equilibradas.

Existem diversas maneiras de analisar territórios. O mais comum é que os territórios sejam comparados de acordo com seu tamanho ou potencial. Trata-se de um exercício importante. Se os territórios forem muito diferentes ou não tiverem um equilíbrio, a equipe de vendas poderá receber muito ou pouco trabalho. Isso pode levar a um atendimento insuficiente ou ao excesso de atendimento dos clientes.

Quando a equipe de vendas é pequena, o resultado pode ser o atendimento insuficiente dos clientes. Isso pode custar alguns negócios para a empresa, pois vendedores sobrecarregados acabam por oferecer níveis de atividade abaixo do ideal em diversas áreas. Eles procuram poucos clientes importantes, identificam poucos potenciais e passam pouco tempo com clientes existentes. Esses clientes, por sua vez, fazem negócios com outras empresas – quase sempre seus concorrentes.

O excesso de atendimento, por outro lado, pode elevar custos e preços e, portanto, indiretamente reduzir as vendas. O atendimento em excesso em alguns territórios também pode levar ao atendimento insuficiente em outros.

O desiquilíbrio entre territórios também pode gerar o problema de distribuição injusta de potencial de vendas entre os membros da equipe. Isso pode resultar em remuneração distorcida e fazer com que vendedores talentosos deixem a empresa, procurando melhor equilíbrio e remuneração.

Alcançar o equilíbrio adequando entre territórios é importante para a manutenção da satisfação entre os clientes, os vendedores e a empresa como um todo.

Então como construir essa métrica?

Antes de planejar novos territórios, um gerente de vendas deve avaliar as cargas de trabalho de todos os membros da equipe. A carga de trabalho para um território pode ser calculada da seguinte maneira:

Carga de trabalho (nº) = (Contas atuais (nº) x Tempo médio para atender uma conta ativa(nº)) + (clientes potenciais (nº) x tempo gasto tentando converter um cliente potencial numa conta ativa)

Já o potencial de vendas num território pode ser determinado da seguinte maneira:

Potencial de vendas ($)** = Número de contas possíveis (nº) x Poder Aquisitivo ($)***.

Exemplo Prático: Entre as vendas potenciais num de seus territórios, um fabricante de copiadoras identificou seis empresas pequenas, oito empresas médias e duas empresas grandes. As empresas historicamente tem feito compras anuais de copiadoras na média de 500, 700, e 1.000 dólares respectivamente. O potencial de vendas para o território é então:

Potencial de Vendas = (6x$500) + (8x$700) + (2x$1.000) = $ 10.600

Além da carga de trabalho e do potencial de vendas, uma terceira métrica importante é necessária para comparar territórios. Trata-se do tamanho ou, mais especificamente, do tempo de deslocamento. Numa cidade como São Paulo, Rio de Janeiro ou Belo Horizonte, onde o transito é caótico e desordenado os vendedores perdem muito tempo para sair de um cliente e chegar até o próximo. Neste contexto, o tempo de deslocamento é mais útil do que o tamanho porque representa com mais precisão o fator que a distância implica – ou seja, a quantidade de tempo necessária para chegar aos clientes e aos clientes potenciais.

Como a meta de um gerente é equilibrar a carga de trabalho e o potencial entre os vendedores, pode ser benéfico calcular métricas combinadas – tais como potencial de vendas ou tempo de deslocamento – para fazer comparações entre territórios.

Seja como for essa é uma métrica que irá ajudar a equilibrar a carga de trabalho da força de vendas e mais que isso, ajudar a tangibilizar para a diretoria em um possível “business case” que é hora de redefinir a quantidade de vendedores e quem sabe ampliar gente em uma área ou subtrair de outra e ainda contratar mais pernas para chegar a lugares antes impensados, mas com um potencial de lucratividade interessante para o negócio!

Faça as contas! Sucesso e Boa$ Venda$.

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