Ser um gerente de projetos significa estar mergulhado em detalhes o tempo todo. Há documentos de escopo minuciosamente explicados, cronogramas repletos de tarefas específicas e, como se não bastasse, é preciso envolver a equipe, fazer a alocação de recursos com tanta precisão como se estivéssemos programando recursos numa base horária.

Ao mesmo tempo, o GP deve ter a capacidade de se afastar do detalhe e ter uma visão macro do que está acontecendo. É complicado alternar entre a visualização detalhada e o panorama geral. Mas é aí que os painéis oferecem uma grande ajuda.

Um painel, ou dashboard, é a forma gráfica de apresentar informações sobre o projeto. É normalmente composto por um número de gráficos que mostram diferentes aspectos do projeto, de forma resumida. Os painéis são um grande trunfo para o gerente de projeto, e aqui estão algumas das razões:

Dashboards dão uma visão geral

Sabemos que é complicado alternar entre a supervisão global do projeto e o acompanhamento da equipe nos detalhes. Um painel do projeto oferece uma forma visual que ajuda a dar esse “salto mental”. Facilita acompanhar o progresso do projeto num nível mais amplo. Em muitos casos, essa visão é tudo o que o patrocinador do projeto ou outras partes interessadas sêniores (os stakeholders) querem saber. Assim, você pode usar o painel de controle como uma ferramenta de comunicação com a sua equipe, com os gerentes e os executivos do projeto. Na escolha de um software, opte por um que permita imprimir ou exportar as informações do painel em uma série de formatos para que todos possam ver o estado geral do projeto, mesmo que não tenham acesso total ao seu software.

Dashboards são atualizados automaticamente

Os painéis fazem parte do seu software on-line de gestão de projetos. Quando membros de sua equipe atualizam o status, preenchendo informações em seus timesheets ou fornecendo detalhes sobre as tarefas, o painel atualiza automaticamente. Assim, você fica tranquilo porque está olhando para algo que é verídico. Se algo parecer que não está condizente com a realidade, você pode procurar o membro da equipe responsável por essa tarefa e lhe perguntar o porquê!

Dashboards permitem detalhar

Um bom software de dashboards permite aprofundar até os mínimos detalhes. Por exemplo, digamos que você tenha notado que um determinado grupo de tarefas está em atraso. O painel vai lhe dar essa informação, mas não será capaz de dizer o porquê. Clique no gráfico que contém essa informação e detalhe o próximo nível de dados mais abaixo. Você sempre vai precisar definir todos os dados em seu contexto, o que significa falar com o membro da equipe do projeto em questão. Gráficos raramente vão contar toda a história, mas se for detalhado num nível mais baixo, pode lhe dar muito mais informações. Isso evita a necessidade de ir até o membro da equipe e pedir uma explicação do motivo pelo qual a sua parte do projeto está atrasada. Em vez de perder tempo investigando, você aproveita para trabalhar em conjunto com o colega numa solução para o atraso.

Dashboards são customizáveis

Vários softwares de gerenciamento de projetos têm painéis padrão que são fáceis de usar inicialmente. Depois de um tempo, é provável que você queira informações sob medida exibidas no painel de instrumentos – em particular, os gráficos e dados que significam algo para você e seu projeto. Talvez o patrocinador do projeto peça um olhar mais atento sobre um tipo de despesa. Você pode configurar um gráfico só para isso. Você também pode arrastar e soltar normalmente gráficos ao redor da tela até criar um que funcione melhor. Coloque os gráficos que você mais usa no topo, e esconda qualquer um que você não use para que o painel de instrumentos seja personalizado.

Dashboards trabalham entre projetos

Se você estiver gerenciando vários projetos ao mesmo tempo (e muitos gerentes de projetos se encontram nessa situação), use um painel para ter a visão geral de todos os seus projetos. Isso pode ser particularmente útil se os mesmos recursos estiverem alocados em projetos diferentes. Você poderá ver a quantidade de trabalho que eles têm a qualquer momento, não apenas em um projeto, mas de forma holística.

Se você não quer agrupar todos os seus projetos, pode configurar diferentes dashboards para um grupo de projetos. Digamos, por exemplo, que você esteja trabalhando em dois projetos de marketing e dois projetos de TI. É possível construir um dashboard para lhe mostrar todos os detalhes de nível superior para os seus projetos de implantação de um Serviço específico no Call Center combinados e outra para os projetos de TI.

Dashboards têm boa aparência

A última razão pela qual dashboards são tão úteis em projetos é que eles têm boa aparência. Isso pode parecer um pouco desnecessário. Afinal, se eles dão todos os dados de que você precisa, o que importa como eles se parecem? Mas os patrocinadores do projeto gostam de ver coisas apresentadas de forma clara e concisa, e é aí que belos painéis podem ajudar.

Como os dados são estruturados, o painel os exibe com precisão e de forma gráfica, o que torna a comunicação do status do projeto um pouco mais fácil. Tudo o que facilita passar a sua mensagem deve ser usado, sejam gráficos e cores em 2D ou 3D. Eles têm que ser bons. E a grande vantagem dos dashboards é que, normalmente, tudo é criado quando você começar a usá-los. Você pode ter que ajustar o layout e escolher o formato a ser usado para exibir os dados, mas geralmente você não terá que construir os gráficos e tabelas a partir do zero. Tudo que você tem a fazer é imprimir ou enviar por e-mail os dados corretos para o seu patrocinador do projeto. Ou mostrar a eles na tela.

Quando começar a montar relatórios do projeto, os painéis não são o tipo de coisa que os gerentes de projeto imediatamente pensam em usar. No entanto, se o seu software de gerenciamento de projetos inclui uma funcionalidade de dashboards, por que não usá-lo? Ela vai lhe poupar tempo e esforço com a sua análise de dados e eles podem ser uma grande ferramenta para a comunicação.

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