Diversas organizações possuem funcionários que executam suas atividades externamente. E as empresas que possuem um modelo de vendas externas são um excelente exemplo! No entanto, muitos profissionais de vendas utilizam seus próprios veículos para se locomover até as reuniões com clientes e prospects. Por isso, a fim de manter controle sobre essas despesas, a área financeira precisa saber como fazer o cálculo do reembolso do combustível.

Pensando nisso, neste artigo vamos abordar um cálculo essencial para não errar no momento de ressarcir as despesas de transporte. Confira!

Como calcular combustível por quilometragem?

Fazer o cálculo do combustível que é utilizado durante a execução de atividades externas dos vendedores é essencial para ter o controle sobre as despesas da organização. Todos os custos devem estar bem explicados para que a empresa veja quais são os reais gastos na hora de fazer uma venda externa ou uma reunião com cliente.

Dê instruções aos funcionários para que sempre anotem a quantidade de litros de combustível e também a quilometragem do veículo quando o abastecimento aconteceu. Este procedimento deve ser feito todas as vezes em que o veículo for abastecido. Dessa forma, o reembolso correto será realizado sem problemas.

Depois de coletar todos os dados, utilize a seguinte fórmula:

Valor do litro de combustível / quilômetros rodados = valor do reembolso por quilômetro.

Por exemplo:

R$ 5,50 / 20 Km = R$ 0,27 por quilômetro rodado

Como calcular o reembolso por quilometragem? Passo a passo!

No entanto, além de calcular o reembolso do combustível, é preciso levar outros aspectos em consideração, como seguro, taxas, pedágios, etc. Confira a seguir!

Para fazer um cálculo por quilometragem que de fato seja justo, é preciso ter uma visão ampla de todos os custos. Considere:

1. Defina as despesas reembolsáveis

Antes de tudo, é preciso estabelecer quais as despesas que serão reembolsadas. Por isso, a organização e o colaborador devem entrar em consenso sobre o que é reembolsável e o que não é. As despesas reembolsáveis mais comuns são:

combustível;

seguro;

taxas do DETRAN (licenciamento e DPVAT);

limpeza;

manutenção;

depreciação do veículo.

Além disso, na política de reembolsos é preciso estar claro qual será o percentual da empresa sobre estes custos – se ela irá cobrir todos eles ou somente uma parte.

Quando estes pontos são definidos, o gestor financeiro consegue ter um controle bem melhor sobre os custos de quilometragem e estabelecer uma média de valores para o time todo.

2. Anote os valores para o cálculo por quilometragem

Veja o exemplo:

Veículo 1.0 com consumo de 10 Km/Litro;

24 mil Km rodados no ano;

Seguro no valor: R$ 1.500,00;

Taxas do DETRAN: R$ 900,00;

Valor da gasolina de R$ 3,50 o litro;

24 limpezas por R$ 1.200,00 (duas lavagens por mês a R$ 50,00 cada).

Esses valores são apenas fictícios. Depois de listar todos os custos basta criar o relatório de despesas.

3. Faça os cálculos

Combustível

Considerando o exemplo, basta calcular:

R$ 3,50 / 10 Km = R$ 0,35 por quilômetro rodado

Seguro do veículo

Também tomando como base o exemplo, o cálculo é o seguinte:

R$ 1.500,00 / 24.000 KM = R$ 0,063

Taxas do automóvel

Considerando as taxas do veículo, basta calcular:

R$ 900,00 / 24.000 KM = R$ 0,038

Limpeza

Ainda seguindo o exemplo, basta fazer o cálculo:

R$ 1.200,00 / 24.000 KM = R$ 0,05

Soma total

Listando todos os cálculos e a porcentagem de reembolso (fictícia) de cada um, basta somar:

Combustível: R$ 0,35 X 100% = R$ 0,35;

Seguro: R$ 0,063 X 50% = R$ 0,032;

Taxas: R$ 0,038 X 50% = R$ 0,019;

Limpeza: R$ 0,05 X 50% = R$ 0,025;

Valor total do quilômetro rodado = R$0,43.

Portanto, R$ 0,43 X 24.000 KM = R$ 10.320,00

A fórmula é a seguinte:

Valor total do Km rodado X Quilômetros rodados no ano = Reembolso anual.

Portanto, a organização do exemplo deve reembolsar ao colaborador o valor de R$10.320,00 no ano, que pode ser dividido por mês.

Pontos importante sobre o cálculo por quilometragem

Em nosso exemplo não foram considerados os custos com manutenção e depreciação do automóvel. Eles irão depender da quilometragem final do veículo para as revisões e a desvalorização do modelo na tabela FIPE.

Além disso, a depreciação será calculada apenas por organizações que demandam que o colaborador substitua o seu veículo em determinado período. Sobre as revisões, é preciso que haja um consenso entre o colaborador e a corporação, que devem alinhar essas questões em conjunto.

Utilize a tecnologia a seu favor!

Por meio da tecnologia, é possível automatizar o processo de cálculo por quilometragem. Além disso, é possível manter o controle de gastos do automóvel e realizar gestão de reembolsos completa, controlando comprovantes, gerenciando pagamentos e confirmando despesas.

Para fazer isso com maior confiabilidade de dados, pode contar com a ajuda de um sistema de reembolso! Com esse aplicativo, você pode escanear notas fiscais e acompanhar os pagamentos em tempo real. Muito mais organização e otimização de tempo para sua equipe.

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